Mỗi doanh nghiệp đều được xây dựng trên một loạt các quy trình. Các quy trình càng hiệu quả thì càng mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Nếu không có các quy trình được thiết kế tốt và kế hoạch liên tục giám sát và tối ưu hóa chúng, sẽ rất khó đưa doanh nghiệp đến thành công & phát triển bền vững.
Sự thiếu hiệu quả trong quy trình có thể làm chậm đáng kể hoạt động của công ty, tăng lỗi, giảm sự hài lòng của khách hàng, ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên và thậm chí tác động đến doanh thu của công ty.
Các nhà lãnh đạo, quản lý muốn phát triển và mở rộng quy mô doanh nghiệp cần ưu tiên quản lý quy trình kinh doanh hiệu quả để chuyển đổi số liền mạch.
Hãy cùng xem hiệu quả quy trình có nghĩa là gì và làm thế nào để đạt được hiệu quả đó.
Hiệu quả quy trình là gì?
Hiệu quả quy trình là thước đo mức độ trơn tru của một quy trình được thực hiện, tính đến thời gian và nguồn lực đã bỏ ra. Nó có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến lợi nhuận.
=> "Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình hiện có để xác định các điểm khó khăn, điểm kém hiệu quả và các lĩnh vực có thể hưởng lợi từ tự động hóa. Luôn cân nhắc tác động của các quy trình này đối với nhân viên, thời gian cần thiết và các dự án bổ sung mà họ có thể thực hiện." - Razzak Jallow, FloQast
Tại sao phải có quy trình hiệu quả?
Có hiệu quả quy trình cao là có cốt lõi vững chắc cho doanh nghiệp. Sau đây là một số cách bạn có thể trải nghiệm tác động của các quy trình có hiệu quả cao.
1. Tăng năng suất: Nhóm của bạn sẽ về đích nhanh hơn vì mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
2. Giảm thiểu lỗi: Hầu như không có lỗi nào do con người hoặc hệ thống. Ngay cả khi xảy ra lỗi, chúng cũng được khắc phục nhanh chóng mà không gây hỗn loạn.
3. Giảm chi phí hoạt động: Công ty sẽ tiết kiệm được chi phí do giảm thiểu lỗi và thời gian phục hồi nhanh.
4. Tăng tính linh hoạt để thay đổi: Nhân viên hiểu rõ cách thức vận hành các quy trình, giúp các nhóm linh hoạt trước mọi thay đổi trong môi trường kinh doanh.
5 bước để tăng hiệu quả quy trình
Sau đây là kế hoạch hành động từng bước để tăng hiệu quả của mọi quy trình.1. Hiểu quy trình hiện tại
Khi bạn triển khai một quy trình lần đầu tiên, mọi người có thể đã tuân thủ quy trình đó một cách hoàn hảo. Nhưng nếu các bước trong quy trình bị bóp méo, có thể là do lỗi trong hệ thống hoặc những người chịu trách nhiệm. Thu thập dữ liệu về nơi xảy ra những sự khác biệt này và cách quy trình đi chệch khỏi tài liệu.
Sau đây là một số tình huống có thể dẫn đến tình trạng kém hiệu quả:
A. Các quy trình “ẩn”: “Tôi đã làm điều này nhiều lần rồi, không sao nếu không thông báo cho người đó lần này”, “Tôi sẽ làm sau”, “Máy chủ đang ngừng hoạt động nên tôi sẽ ghi chú lại ngay”. Đây là những quy trình ẩn thường gặp có thể dẫn đến lỗi.
B. Nhân viên không có kỹ năng: Nhân viên thiếu kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó một cách thành thạo.
C. Quá tải/thiếu thông tin: Nhân viên liên tục hỏi đi hỏi lại để biết thêm thông tin hoặc yêu cầu cùng một bộ hướng dẫn/dữ liệu mỗi lần.
D. Các bước trùng lặp: Một số bước trong quy trình này tốn thời gian và không mang lại giá trị gì cho nhiệm vụ.
E. Thiếu nhận thức: Nhân viên không nhận thức được phạm vi của quy trình và mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được thông qua quy trình đó.
F. Không có thuật ngữ chung: Việc thiếu thuật ngữ kinh doanh chuẩn cho quy trình này dẫn đến sự nhầm lẫn. Hỏi mọi người và tìm ra lý do khiến họ đi chệch hướng. Ghi lại tất cả dữ liệu và chuyển sang bước tiếp theo.
2. Đặt mục tiêu kinh doanh và KPI
Bạn đang hướng đến mục tiêu nào ngay lúc này? Tăng doanh thu lên 50% vào năm tới? Tăng điểm CSAT (sự hài lòng của khách hàng) lên 90% trong quý tới? Tăng số lượng sản phẩm sản xuất lên 20%? Hãy nêu rõ mục tiêu. Sau khi đã có mục tiêu kinh doanh, hãy đưa ra các KPI đóng vai trò là điểm kiểm tra để đạt được mục tiêu của bạn.
Ví dụ, nếu bạn muốn tăng doanh thu lên 50% trong quý tiếp theo, các KPI của bạn có thể là – số lượng giao dịch đã chốt, doanh thu trung bình trên mỗi lần bán, độ dài trung bình của một chu kỳ bán hàng, v.v. Nếu bạn muốn tăng số lượng giao dịch đã chốt, bạn phải nhanh hơn trong việc tiếp cận và theo dõi. Nếu bạn muốn tăng doanh thu trung bình trên mỗi lần bán, bạn nên theo đuổi những khách hàng tiềm năng hiện có ngân sách lớn hơn.
=> Theo nguyên tắc chung, các quy trình phải luôn phù hợp với các mục tiêu kinh doanh hiện tại của bạn và được phân chia thành từng bước thông qua KPI.
3. Thiết kế lại quy trình
Bây giờ bạn đã có thông tin chi tiết từ quy trình hiện tại cũng như các mục tiêu và KPI của doanh nghiệp, hãy thu hẹp khoảng cách giữa hai điều này bằng cách thiết kế một quy trình mới giúp tăng hiệu quả quy trình.
Là hành động đầu tiên của bạn trong quá trình thiết kế lại quy trình, hãy xác định bên liên quan cho mỗi KPI. Những người này chịu trách nhiệm theo dõi và tối ưu hóa số liệu đo lường KPI tương ứng của họ.
Sau khi bạn chỉ định các bên liên quan, hãy bắt đầu thiết kế lại quy trình làm việc. Thực hiện các bước hiện có và bắt đầu sửa từng bước một.
Quy trình có bắt đầu với đúng người không? Người tiếp theo cần thông tin gì từ người đầu tiên để thực hiện hành động cần thiết? Liệt kê chúng ra và bao gồm chúng.
Một cách thực hành tuyệt vời là chỉ hiển thị dữ liệu có liên quan đến một người cụ thể. Nếu một phần dữ liệu không cần thiết để người đó đánh giá và thực hiện hành động, tốt nhất là hãy ẩn nó đi. Bạn tránh được rất nhiều nhầm lẫn bằng cách chỉ cho mọi người thấy những gì họ cần xem.
Sau khi bạn thiết kế quy trình làm việc, hãy xem xét các tình huống khi các bước trong quy trình của bạn cần phá vỡ quy trình làm việc đã thiết kế. Bạn có rất nhiều trường hợp như vậy trong quy trình cũ của mình.
Tại sao điều đó lại xảy ra? Có cần thêm thông tin từ bước trước không? Người đó có quên không? Có tình huống bất ngờ nào phát sinh cần một giải pháp duy nhất không? Ghi lại tất cả các trường hợp ngoại lệ này trong quá trình thiết kế lại quy trình của bạn và quyết định điều gì sẽ xảy ra trong những tình huống đó.
4. Triển khai quy trình cải tiến
Bây giờ bạn đã có một quy trình vững chắc trong tay, đã đến lúc đưa nó vào hoạt động. Nhưng không đơn giản như việc phát tài liệu quy trình mới cho mọi người. Nếu bạn chỉ làm vậy, quy trình mới của bạn sẽ lại thất bại.
Để triển khai quy trình thành công, giai đoạn đầu tiên là phải có được sự đồng thuận từ tất cả các bên liên quan của quy trình. Bạn phải cho họ thấy lý do tại sao bạn thiết kế lại quy trình ngay từ đầu và quy trình mới sẽ giúp mọi người đạt được mục tiêu nhanh hơn như thế nào.
Giai đoạn thứ hai là triển khai quy trình theo nhiều giai đoạn. Mọi người cần thời gian để hiểu, điều chỉnh và áp dụng. Nếu họ cần có các kỹ năng mới, hãy đảm bảo bạn giúp họ học. Đến cuối giai đoạn triển khai cuối cùng, quy trình mới của bạn sẽ hoạt động hết công suất.
5. Theo dõi, đo lường và tối ưu hóa quy trình mới
Công việc của bạn không dừng lại ở việc triển khai. Các quy trình hiệu quả đòi hỏi phải liên tục theo dõi và tối ưu hóa để quan sát sự gia tăng. Như cố vấn quản lý nổi tiếng Peter Drucker đã nói, "Nếu bạn không thể đo lường được, bạn không thể quản lý được". Bất kỳ quy trình nào bạn có đều phải có thể đo lường được để hành động và cải thiện hiệu quả quy trình.
Theo dõi tất cả các KPI của bạn trong suốt thời gian của một quy trình trực tiếp. Điều đó không có nghĩa là bạn phải chạy theo mọi nhiệm vụ mọi lúc. Bạn có thể tạo báo cáo theo các khoảng thời gian liên tục để phân tích chúng thành các phần nhỏ. Thu thập phản hồi từ các bên liên quan và xem họ gặp khó khăn ở đâu. Làm rõ chúng.
Sau khi hoàn thành một khối lượng công việc kha khá, hãy phân tích các báo cáo và xem có thể cải thiện ở đâu.
Mũi nhọn cho hiệu quả quy trình
Theo một nghiên cứu, hơn 38% nhân viên cho biết công ty của họ vẫn dựa vào các quy trình quản lý thủ công và 48% tin rằng họ có thể làm việc hiệu quả hơn nếu được tiếp cận với công nghệ và công cụ tốt hơn. Tự động hóa quy trình là một phương pháp tuyệt vời để tăng hiệu quả quy trình. Bạn hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm lỗi, cấu trúc luồng dữ liệu và do đó tăng hiệu quả quy trình.
Bắt đầu với giải pháp thiết lập quy trình hiệu quả tại www.BCC.com.vn và chứng kiến hiệu quả quy trình của bạn tăng vọt.
Ý kiến bạn đọc