Tìm cách giúp nhân viên giảm căng thẳng tại nơi làm việc là ưu tiên hàng đầu của các chuyên gia về nhân sự và phúc lợi.
Với số liệu thống kê về phúc lợi của nhân viên cho thấy 60% người lao động đang trải qua mức độ căng thẳng từ trung bình đến cao, căng thẳng tại nơi làm việc là một trong những thách thức đáng kể nhất mà các tổ chức lớn phải đối mặt.
Có nhiều nguyên nhân gây ra căng thẳng liên quan đến công việc và chúng có thể khiến nhân viên của bạn quá tải, dẫn đến tình trạng sức khỏe tinh thần và thể chất của họ suy giảm nghiêm trọng.
Đó là lý do tại sao việc làm mọi cách có thể để giải quyết các nguồn gây căng thẳng tại nơi làm việc lại quan trọng đến vậy, đồng thời tìm hiểu cách chúng ta có thể hỗ trợ những người bị ảnh hưởng.
Mặc dù căng thẳng là một phần trong lịch sử tiến hóa và cấu tạo sinh học của con người, chúng ta có thể sử dụng các yếu tố nằm trong tầm kiểm soát của mình, với tư cách là cá nhân và nhà lãnh đạo, để giảm tác động của căng thẳng đối với bản thân và người khác.
1. Căng thẳng tại nơi làm việc là gì?
Căng thẳng liên quan đến công việc là phản ứng thường gặp khi phải chịu áp lực vượt quá khả năng ứng phó của chúng ta.
Một mức độ căng thẳng nhất định trong công việc có thể được một cá nhân coi là chấp nhận được hoặc thậm chí là lành mạnh.
Tuy nhiên, khi áp lực đó trở nên không thể kiểm soát được, nó sẽ trở thành vấn đề có thể gây tổn hại đến sức khỏe cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên (hãy xem hình ảnh bên dưới để biết minh họa trực quan về điều này).
Khi điều này xảy ra, sự hỗ trợ từ người quản lý hoặc đồng nghiệp là rất quan trọng.
2. Tại sao các tổ chức cần giảm căng thẳng tại nơi làm việc?
Việc bảo vệ người sử dụng lao động khỏi căng thẳng liên quan đến công việc có ý nghĩa về mặt đạo đức, pháp lý và tài chính.
Đầu tiên, cần xem xét góc độ đạo đức. Sức khỏe của nhân viên phải là ưu tiên hàng đầu của mọi tổ chức và mọi nhân viên đều phải có cơ hội thành công như nhau, bất kể sức khỏe tinh thần của họ như thế nào.
Các tổ chức cũng có nghĩa vụ pháp lý phải giải quyết các trường hợp căng thẳng liên quan đến công việc, vì căng thẳng được coi là khuyết tật nếu nó ảnh hưởng lâu dài đến các hoạt động hàng ngày của nhân viên.
Trong những trường hợp này, các tổ chức có nghĩa vụ pháp lý phải cung cấp những điều chỉnh hợp lý để hỗ trợ những nhân viên đó.
3. Các cách giúp nhân viên giảm căng thẳng nơi làm việc
a. Học cách nhận biết các triệu chứng của căng thẳng
Để thực sự giúp nhân viên của bạn kiểm soát căng thẳng, bạn cần học cách nhận biết các triệu chứng.
Chúng ta có thể chia các triệu chứng căng thẳng thành bốn lĩnh vực: thể chất, nhận thức, hành vi và cảm xúc.
Các triệu chứng về thể chất có thể bao gồm đau đầu, căng cơ, mệt mỏi, đau ngực và hồi hộp.
Trong khi các triệu chứng về nhận thức bao gồm khả năng tập trung kém, cáu kỉnh, mệt mỏi và suy giảm trí nhớ.
Căng thẳng cũng ảnh hưởng đến trạng thái cảm xúc của chúng ta với các triệu chứng bao gồm bộc phát cảm xúc, tâm trạng chán nản, nhạy cảm với lời chỉ trích, thiếu tự tin, lo lắng và tức giận.
Bạn cũng có thể nhận thấy những điều sau:
Để có cái nhìn sâu sắc hơn, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách phát hiện các vấn đề sức khỏe tâm thần tại nơi làm việc.
Bây giờ bạn có thể nhận ra các dấu hiệu, đã đến lúc hiểu cách ứng phó.
b. Hiểu cách phản hồi
Trước khi nói về các sáng kiến trên toàn tổ chức nhằm giảm căng thẳng, điều quan trọng là bạn phải biết cách hỗ trợ nhân viên ở cấp độ cá nhân.
Nếu bạn tin rằng một trong những nhân viên của mình đang cảm thấy căng thẳng, điều quan trọng là phải nói chuyện với họ. Tiếp cận họ, đặt câu hỏi mở về cảm xúc của họ và cho họ thấy bạn quan tâm đến họ. Bạn có thể cần phải trực tiếp và quyết đoán để thể hiện mối quan tâm của mình, nhưng điều quan trọng là không nên ép buộc.
Khi một đồng nghiệp mở lòng với bạn, hãy lắng nghe mà không phán xét và tránh đưa ra lời khuyên không mong muốn. Bạn không cần phải có tất cả các câu trả lời, chỉ cần thể hiện rõ rằng bạn quan tâm là một khởi đầu tuyệt vời.
Sau khi lắng nghe, hãy trấn an đồng nghiệp rằng bạn ở đây để giúp đỡ và hỏi xem bạn có thể làm gì khác để hỗ trợ họ không.
Hãy lên lịch các điểm tiếp xúc thường xuyên – có thể là cuộc họp nhóm hoặc cuộc họp riêng, để bạn có thể tiếp tục hỗ trợ họ và cho họ thấy bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ họ trong tương lai.
c. Hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng ứng phó với căng thẳng
Khi chúng ta cảm thấy mình không có đủ nguồn lực để đối phó với những yêu cầu đặt ra, chúng ta bắt đầu cảm thấy căng thẳng.
Nhưng bạn có những lựa chọn nào để hỗ trợ nhân viên của mình?
Rõ ràng là không phải lúc nào cũng có thể chọn phương án số 1 tại nơi làm việc, nhưng bạn có thể hỗ trợ nhân viên của mình xây dựng đủ nguồn lực (kỹ năng ứng phó) để quản lý hiệu quả nhu cầu của họ. Điều này sẽ giúp họ quản lý tốt hơn căng thẳng liên quan đến công việc.
Đây là cơ sở của lý thuyết Nhu cầu-Nguồn lực công việc. Giúp nhân viên của bạn duy trì sự cân bằng giữa nguồn lực và nhu cầu sẽ hỗ trợ họ luôn gắn bó, được thử thách và có động lực bất chấp những yêu cầu của sự nghiệp.
d. Giảm khoảng cách
Một chiến lược khác để giúp nhân viên của bạn quản lý căng thẳng là hướng dẫn họ chọn một khoảng trống – ví dụ, điều gì đó đang khiến họ căng thẳng – mà họ có thể làm gì đó.
“Bất kỳ khoảng cách nào cũng có thể bắt đầu – không cần phải là khoảng cách lớn nhất hay khó chịu nhất; nỗ lực giảm căng thẳng ở khu vực này theo bất kỳ cách nào cũng giúp chúng ta có thể giải quyết phần còn lại tốt hơn.
e. Dẫn đầu bằng tấm gương
Căng thẳng do công việc không chỉ là vấn đề của nhân viên cần giải quyết. Trên thực tế, người quản lý và lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc làm gương về hành vi lành mạnh.
Sự thay đổi phải bắt đầu từ cấp trên và trừ khi bạn làm gương, nhân viên của bạn sẽ không tham gia. Điều này có thể đúng khi nói đến việc giúp nhân viên của bạn quản lý căng thẳng.
Nếu bạn là người lãnh đạo, hãy lên tiếng về việc giảm căng thẳng và giáo dục bản thân cũng như doanh nghiệp nói chung về các triệu chứng và nguyên nhân gây căng thẳng.
Đây là về việc tác động đến văn hóa của tổ chức bạn và điều đó phải đến từ cấp cao nhất. Vì vậy, ngay cả khi bạn không phải là người lãnh đạo, bạn cần phải đưa họ vào cuộc. Họ dẫn đầu ở đâu, tổ chức sẽ đi theo đó.
f. Hãy minh bạch
Để hỗ trợ nhân viên của bạn, điều quan trọng là bạn phải trung thực và rõ ràng với họ. Điều này có nghĩa là thừa nhận sự không chắc chắn - cho dù đó là do đại dịch hay bất kỳ tình huống khó khăn nào ảnh hưởng đến nhân viên đó.
Điều quan trọng nữa là làm rõ kỳ vọng của bạn. Điều này có thể là bạn mong đợi nhân viên của mình đặt ra ranh giới rõ ràng khi họ làm việc tại nhà, tức là bạn chỉ mong đợi họ làm việc trong giờ làm việc. Một điều đơn giản như thế này có thể giúp nhân viên của bạn tránh được sự không chắc chắn có thể dẫn đến căng thẳng gia tăng.
Cuối cùng, hãy minh bạch khi nói đến mục tiêu của mình – hãy đảm bảo rằng chúng rõ ràng và có thể đạt được. Phương pháp mục tiêu SMART sẽ giúp bạn đảm bảo mức độ minh bạch tốt.
g. Thu hút nhân viên vào quá trình ra quyết định
Căng thẳng có liên quan chặt chẽ đến nhận thức về quyền kiểm soát, vì vậy, trao cho nhân viên quyền quyết định cách tổ chức và thực hiện công việc sẽ mang lại cho họ cảm giác kiểm soát, có thể đóng vai trò như một biện pháp chống lại căng thẳng liên quan đến công việc.
Những cách bạn có thể thực hiện bao gồm:
h. Giúp nhân viên của bạn hòa đồng hơn
Cho dù làm việc tại văn phòng, tại chỗ hay ở nhà, nhân viên của bạn dành nhiều thời gian làm việc cùng nhau. Và họ càng thoải mái với nhau thì họ càng cảm thấy ít căng thẳng hơn.
Khi các đồng nghiệp hiểu rõ nhau hơn, kỳ vọng và rào cản giao tiếp sẽ được phá bỏ, giúp cho việc tương tác trong tương lai trở nên dễ dàng hơn.
Hãy truyền đạt rằng kênh truyền thông nội bộ không chỉ dành cho công việc và khuyến khích đồng nghiệp của bạn tham gia mà không sợ bị gắn mác là lãng phí thời gian. Điều quan trọng là mọi người có thể giao lưu càng nhiều càng tốt, ngay cả khi là trực tuyến.
i. Tạo thời gian yên tĩnh
Cho dù sáng kiến phúc lợi của bạn có thành công đến đâu, căng thẳng cũng không thể tránh khỏi hoàn toàn. Tuy nhiên, bạn có thể giúp giảm bớt tác động của nó bằng cách đảm bảo nhân viên của bạn có một không gian yên tĩnh để họ có thể nghỉ ngơi.
Có thể đơn giản như một phòng họp, văn phòng không sử dụng hoặc thậm chí là một băng ghế ngoài trời. Điều quan trọng là đảm bảo rằng nó tách biệt khỏi công việc hàng ngày, nơi nhân viên của bạn có thể dành ra vài phút trong ngày làm việc và không nghĩ về công việc.
Một chiến lược khác – đặc biệt phù hợp với những người làm việc tại nhà – là cân nhắc việc chặn thời gian trong tuần làm việc.
Điều này có thể có nghĩa là thực hiện “Thứ Hai không họp” hoặc một giờ mỗi ngày không khuyến khích họp hành và khuyến khích nhân viên tập trung vào một nhiệm vụ cá nhân.
Điều này có thể giúp nhân viên tránh bị sa lầy trong các cuộc họp hoặc bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc lớn, có thể làm tăng căng thẳng.
j. Phát triển văn hóa hỗ trợ nơi làm việc
Tạo ra và duy trì một nền văn hóa nơi làm việc mang tính hỗ trợ, nơi các đồng nghiệp có thể cởi mở chia sẻ về những khó khăn của họ khi đối mặt với căng thẳng hoặc các khía cạnh khác của sức khỏe tâm thần, là chìa khóa để giảm căng thẳng trong lực lượng lao động của bạn.
Tuy nhiên, việc phát triển loại văn hóa này có thể rất khó khăn, đặc biệt là trong các tổ chức chưa từng chú trọng vào các sáng kiến về phúc lợi trước đây.
Hành động đầu tiên của bạn chỉ đơn giản là bắt đầu cuộc trò chuyện và phá bỏ định kiến vẫn còn tồn tại xung quanh căng thẳng và sức khỏe tinh thần.
Nhiều nhân viên sẽ cảnh giác khi thảo luận về vấn đề sức khỏe tâm thần của mình và những người khác có thể lo lắng về tác động của việc cởi mở này đối với sự nghiệp của họ.
Hãy thử bắt đầu bằng một việc đơn giản như thường xuyên hỏi thăm đồng nghiệp của bạn – thể hiện rõ rằng bạn quan tâm đến họ là bước đầu tiên tuyệt vời để xây dựng văn hóa hỗ trợ tại nơi làm việc.
k. Cung cấp cơ hội đào tạo và phát triển
Sự an toàn công việc và mối quan tâm xung quanh sự phát triển có thể là một yếu tố gây căng thẳng đáng kể cho nhân viên. Bạn có thể giảm bớt điều này bằng cách cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển.
Hãy hỏi mọi người xem họ muốn phát triển kỹ năng nào và định hướng nghề nghiệp nào, sau đó cùng nhau làm việc để đưa ra chương trình đào tạo có lợi nhất cho họ.
Ngoài việc giải quyết mối lo ngại về an ninh việc làm, việc cung cấp khóa đào tạo này cũng sẽ giúp họ nâng cao khả năng thực hiện tốt vai trò của mình.
l. Giảm bớt lo lắng trong thời kỳ thay đổi
Sự thay đổi là điều rất bình thường tại nơi làm việc, đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch COVID-19.
Tuy nhiên, bạn không bao giờ nên đánh giá thấp tác động của những thay đổi này đối với sức khỏe của bạn và nhân viên. Ngay cả những thay đổi có vẻ nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến tinh thần và mức độ căng thẳng liên quan đến công việc.
Trong thời kỳ thay đổi, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên của mình cảm thấy được thông tin đầy đủ, tin tưởng và có động lực.
Hãy hoàn toàn minh bạch với nhân viên của bạn về bất kỳ thay đổi nào đang diễn ra. Giải thích cho họ lý do đằng sau những thay đổi này và khuyến khích họ yêu cầu làm rõ thêm nếu cần.
m. Quản lý khối lượng công việc
Theo CIPD, khối lượng công việc là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra căng thẳng liên quan đến công việc. Nếu khối lượng công việc hoặc thời hạn vượt quá khả năng của nhân viên, thì đó có khả năng trở thành nguồn áp lực lớn.
Bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách:
Nếu bạn có ngân sách, bạn cũng nên hỗ trợ nhân viên của mình bằng cách đầu tư vào bàn làm việc đứng, ghế văn phòng chất lượng và thiết bị mới.
Làm thế nào để người sử dụng lao động có thể giảm bớt căng thẳng tại nơi làm việc – Nhìn về phía trước
Căng thẳng liên quan đến công việc không phải là vấn đề có thể tự giải quyết và không nên coi đó là một yêu cầu của cuộc sống làm việc.
Nhân viên của bạn sẽ nhớ cách bạn, với tư cách là người sử dụng lao động, đối xử với họ trong những thời điểm khó khăn. Nếu một nhân viên đang gặp căng thẳng liên quan đến công việc, hãy nắm bắt cơ hội để vượt qua thử thách và thể hiện cam kết của bạn đối với hạnh phúc của họ.
Bằng cách đó, bạn có thể thúc đẩy văn hóa phát triển và hiệu suất cao trong toàn tổ chức, nơi nhân viên có thể làm việc tốt nhất, đồng thời phát triển cả trong và ngoài nơi làm việc.