CÁCH ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ NHÂN SỰ

Các chức năng cốt lõi của quản lý nhân sự (HR) là trọng tâm của mọi doanh nghiệp, vì vậy điều quan trọng là bộ phận này phải hoạt động tối ưu. Tuy nhiên, câu hỏi làm thế nào để đo lường hiệu quả nhân sự không phải lúc nào cũng đơn giản.

Có rất nhiều số liệu có thể được xem xét, tùy thuộc vào cách xác định “hiệu quả nhân sự” trong mỗi tổ chức.

Để hiểu rõ hơn về nhiệm vụ này, trong bài viết này, chúng tôi sẽ xác định trách nhiệm của bộ phận nhân sự và tầm quan trọng của việc đánh giá hiệu quả của nó. Sau đó, chúng ta sẽ thảo luận về một số số liệu được sử dụng phổ biến nhất để đánh giá hiệu quả nhân sự và đưa ra đề xuất về cách đo lường thành công hiệu quả đó tại tổ chức của bạn.

Chức năng của nhân sự 
Một trong những nhiệm vụ chính của HR là xác định và thu hút nhân tài mới cho doanh nghiệp. Ví dụ: điều này liên quan đến quảng cáo, tuyển dụng, giới thiệu và đào tạo.

Ngoài ra, HR cần đảm bảo giữ chân nhân viên hiện có và không bị mất đi các đối thủ trong ngành. Điều này có thể đạt được bằng cách cải thiện sự hài lòng, sự gắn kết và hạnh phúc của nhân viên, cũng như cung cấp cho người lao động các gói phúc lợi và lương thưởng cạnh tranh.

Vì nhân sự chịu trách nhiệm về nhiều chức năng khác nhau nên khó có thể đo lường được hiệu quả của nó. Tuy nhiên, đó là một nhiệm vụ cần thiết phải thực hiện.

Tại sao việc đo lường hiệu quả nhân sự lại quan trọng?
Về bản chất, hiệu quả nhân sự tương ứng với tác động của hoạt động của bộ phận đó đối với công ty. Hơn nữa, vai trò quan trọng của các chức năng nhân sự trong một tổ chức có nghĩa là tính hiệu quả của đội ngũ nhân sự là điều cần thiết cho sự thành công của hoạt động kinh doanh rộng lớn hơn.

Ví dụ, một bộ phận nhân sự có thành tích tuyển dụng kém (ví dụ: không thu hút được ứng viên hàng đầu), theo thời gian, sẽ khiến công ty chịu áp lực gia tăng khi các nhân viên hiện tại nghỉ hưu hoặc từ chức, liên tục khiến tổ chức có ít công nhân lành nghề hơn cần đạt được thành tích mục tiêu kinh doanh và đáp ứng nhu cầu năng suất.

Bất kỳ đội ngũ nhân sự nào trì trệ mà không phát triển và cải thiện các dịch vụ của mình cuối cùng sẽ trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. Giống như mọi bộ phận khác, nhân sự cần liên tục phấn đấu để đạt được hiệu quả cao hơn và kết quả tốt hơn.

Như vậy, việc đo lường hiệu quả của bộ phận nhân sự giúp đánh giá xem liệu tiến trình này có đạt được hay không dễ dàng hơn nhiều.

Việc lựa chọn số liệu phụ thuộc vào mục tiêu nhân sự 
Bộ phận nhân sự thường phấn đấu để đạt được các mục tiêu khác nhau . Ví dụ, tại một tổ chức, mục tiêu của bộ phận nhân sự có thể là thu hút và giữ chân nhân viên—có thể trước sự tăng trưởng và mở rộng theo kế hoạch.

Ngược lại, ở một công ty khác, đội ngũ nhân sự có thể được giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ của mình hiệu quả hơn — có lẽ là một phần của các biện pháp cắt giảm chi phí rộng rãi hơn.
Trong hai trường hợp riêng biệt này, các số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu quả nhân sự sẽ khác nhau đáng kể. Do đó, bất cứ khi nào các mục tiêu được đặt ra, điều thông thường - và thực sự thích hợp hơn - là xác định các số liệu phù hợp nhất trong giai đoạn đó . Nói cách khác, việc đặt mục tiêu chỉ để phát hiện ra vài tháng sau đó là không có thước đo phù hợp để đánh giá liệu mục tiêu có đạt được hay không.

Việc chọn số liệu phù hợp để phù hợp với mục tiêu có nghĩa là có thể đo lường được hiệu quả, tác động và hiệu quả của đội ngũ nhân sự. Khi làm như vậy, nó sẽ giúp bộ phận nhân sự xác định các lĩnh vực cần phát triển và do đó, tổ chức cũng có thể tiến bộ và thăng tiến.
Với suy nghĩ này, các số liệu và phương pháp đo lường hiệu quả nhân sự được thảo luận dưới đây phải được xem xét đồng thời với việc tạo ra chiến lược và mục tiêu nhân sự của bạn.

Đo lường hiệu quả nhân sự 
Do các chức năng và mục tiêu trên phạm vi rộng của đội ngũ nhân sự, thật không may là không có một chiến lược chung nào phù hợp cho tất cả để đo lường hiệu quả của họ. Tuy nhiên, các số liệu được mô tả ở đây thường được sử dụng và danh mục sau đây sẽ được xem dưới dạng 'danh sách chọn' để từ đó chọn ra những số liệu phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Để bắt đầu, hiệu quả nhân sự có thể được phân thành ba loại chính:

• Kết quả nhân sự
• Cung cấp dịch vụ nhân sự
• Hiệu quả nhân sự

Do đó, bản kiểm kê dưới đây mô tả các trách nhiệm nhân sự có thể được đánh giá theo từng danh mục và các thước đo phù hợp để đo lường mức độ thành công của đội ngũ nhân sự trong việc hoàn thành chúng.

1. Kết quả nhân sự
Danh mục này liên quan đến các kết quả chính mà nhóm nhân sự chịu trách nhiệm. Điều này liên quan đến việc đánh giá:

• Sự hài lòng của nhân viên —Nếu chỉ số này cao, điều đó cho thấy người lao động hài lòng với công việc của họ và bộ phận nhân sự đang đáp ứng hiệu quả nhu cầu của nhân viên trong toàn công ty.

• Sự gắn kết của nhân viên —Duy trì sự gắn kết cao của nhân viên có nghĩa là người lao động có nhiều khả năng ở lại tổ chức hơn, chứng tỏ rằng đội ngũ nhân sự đang hỗ trợ sự phát triển bền vững lâu dài của công ty.

• Mức lương bằng nhau —Nếu mức lương bằng nhau và công bằng giữa tất cả nhân viên (ví dụ: giữa giới tính, dân tộc), thì bộ phận nhân sự đã thiết lập thành công một nơi làm việc công bằng. Nếu không, họ nên xem xét cách giải quyết khoảng cách lương giữa các nhóm nhân khẩu học.

• Giữ chân và rời bỏ nhân viên —Mức độ giữ chân cao cho thấy lực lượng lao động hạnh phúc và đội ngũ nhân sự hiệu quả (ví dụ: thông qua việc triển khai các chương trình tuyển dụng thành công).

• Sự vắng mặt của nhân viên —Nếu tỷ lệ vắng mặt cao, điều đó có thể chỉ ra những vấn đề tiềm ẩn mà bộ phận nhân sự phải giải quyết, chẳng hạn như lực lượng lao động không hài lòng và không hài lòng hoặc chăm sóc sức khỏe của nhân viên không đầy đủ.

• Sức mạnh thương hiệu của tổ chức —Hình ảnh doanh nghiệp nổi bật và tích cực có thể là yếu tố quan trọng trong việc thu hút nhân tài mới và cũng chứng tỏ rằng bộ phận nhân sự đã quảng cáo và quảng bá công ty một cách hiệu quả.

• Sẵn sàng thay đổi —Mọi thứ liên tục thay đổi trong kinh doanh và sự chuẩn bị cho tình huống này là một chỉ số tốt về hiệu quả nhân sự.

Các số liệu liên quan để đánh giá kết quả nhân sự bao gồm:

• Điểm quảng cáo ròng của nhân viên (eNPS) —Kỹ thuật này được định nghĩa là “một phương pháp đo lường mức độ sẵn sàng của nhân viên của bạn trong việc giới thiệu nơi làm việc của họ cho gia đình hoặc bạn bè của họ”. Những nhân viên không hài lòng, không hài lòng hoặc không gắn bó với công việc rất khó có thể nói những điều khen ngợi về người chủ của họ.

• Tỷ lệ năng suất của nhân viên — Những nhân viên vui vẻ và gắn bó thường là những người làm việc hiệu quả nhất .

• Số liệu về sức khỏe của nhân viên — Những thước đo này bao gồm các yếu tố như tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ tai nạn và việc sử dụng (hoặc thiếu) các chương trình chăm sóc sức khỏe.

• Chỉ số hài lòng của nhân viên — Tỷ lệ hài lòng của người lao động có thể được lấy từ các cuộc khảo sát, bảng câu hỏi, kênh phản hồi, v.v.

• Số liệu về tỷ lệ giữ chân và rời bỏ nhân viên —Xem xét đánh giá các khía cạnh như tỷ lệ rời bỏ tổng thể, khoảng thời gian làm việc của nhân viên kể từ lần thăng chức gần đây nhất, thời gian làm việc của nhân viên và phản hồi từ các cuộc phỏng vấn thôi việc.

• Đánh giá hiệu suất của nhân viên — Những đánh giá này xác định cả những người làm việc kém hiệu quả và vượt trội, đây là một chỉ báo tốt về thành công trong tuyển dụng.

• So sánh bảng chấm công và lập kế hoạch —So sánh số giờ đã làm việc với số giờ đã lên lịch cho một nhiệm vụ giúp xác định bất kỳ vấn đề nào về thiếu hoặc thừa nhân lực.

2. Cung cấp dịch vụ nhân sự

Danh mục này liên quan đến việc đo lường liệu bộ phận nhân sự có cung cấp các dịch vụ tốt nhất mà họ chịu trách nhiệm hay không. Điều này bao gồm việc đánh giá:

• Các khía cạnh cơ bản của việc cung cấp dịch vụ nhân sự — Đội ngũ nhân sự có cung cấp các dịch vụ hiệu quả không? Có bất kỳ khiếu nại nào về dịch vụ của nó không? Mối quan hệ giữa đội ngũ nhân sự và các nhà quản lý ở các phòng ban khác có tốt không? Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này là “có” thì bộ phận nhân sự đang cung cấp dịch vụ chất lượng.

• Tính sẵn có của đào tạo — Một loạt các chương trình đào tạo chất lượng cao là điều cần thiết cho năng suất, sự hài lòng, khả năng giữ chân của nhân viên, v.v. Do đó, bộ phận nhân sự cung cấp những cơ hội phát triển này sẽ thành công trong việc đáp ứng các yêu cầu dịch vụ này.

• Quy trình giới thiệu — Có sự chậm trễ lâu dài giữa cuộc phỏng vấn của một nhân viên mới và lời mời làm việc hoặc giữa lúc ứng viên chấp nhận lời mời làm việc và bắt đầu làm việc không? Chương trình giới thiệu có hiệu quả không? Những người được tuyển dụng gần đây có biết về các chính sách liên quan của công ty không? Nếu đội ngũ nhân sự trả lời 'không' cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, họ phải đánh giá lại tính hiệu quả của quy trình tuyển dụng của mình.

• Tuân thủ nhân sự — Tuân thủ các quy định và nghĩa vụ hiện hành (ví dụ: luật lao động, bình đẳng và đa dạng) là điều cần thiết để thành công trong kinh doanh, vì vậy các nhà quản lý nhân sự có trách nhiệm cần phải nhận thức và quan tâm đến những vấn đề này. Hãy nhớ rằng việc tuân thủ thường được đánh giá thông qua kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài.

Danh mục này liên quan đến việc đánh giá liệu bộ phận nhân sự có cung cấp dịch vụ của mình hiệu quả nhất có thể hay không. Nó bao gồm việc đánh giá:

• Chi phí nhân viên cho mỗi lần thuê —Chi một số tiền lớn để tuyển dụng một nhân viên có tay nghề thấp gần như chắc chắn là dấu hiệu của sự kém hiệu quả trong bộ phận nhân sự.

• Chi phí và hiệu quả của các chương trình đào tạo —Chi phí đào tạo phải tương xứng với lợi ích mà chúng tạo ra. Nếu chi phí lớn hơn kỹ năng hoặc kiến ​​thức mà nhân viên đạt được (hoặc thiếu) thì bộ phận nhân sự đã tổ chức chương trình đào tạo không hiệu quả.

• Tuyển dụng thành công - nếu đáng ngạc nhiên là có rất ít ứng viên có năng lực cao cho vị trí tuyển dụng được quảng cáo, thì có thể đội ngũ nhân sự đã sử dụng sai các kênh tìm nguồn cung ứng (ví dụ: tạp chí, báo chí, mạng xã hội, bảng thông tin tuyển dụng).

Các số liệu liên quan để đánh giá hiệu quả cung cấp dịch vụ bao gồm:

• Lợi tức đầu tư (ROI) — Một hoạt động chỉ có hiệu quả về mặt kinh tế nếu nó mang lại nhiều giá trị cho tổ chức hơn chi phí cung cấp nó. Ví dụ, lợi ích lâu dài từ việc đào tạo nhân viên phải lớn hơn chi phí tổ chức một khóa đào tạo.

• Số liệu hiệu quả tuyển dụng — Các phép đo này có thể bao gồm các yếu tố như thời gian cần thiết để tuyển dụng nhân viên mới và tỷ lệ thành công/thất bại của quảng cáo được đăng trên các kênh tìm nguồn cung ứng cụ thể.

• Tỷ lệ thành viên nhóm nhân sự trên số nhân viên — Nếu một tổ chức tập trung nhiều vào các chuyên gia nhân sự thì đó có thể là dấu hiệu của sự kém hiệu quả trong bộ phận đó.