CÁCH ĐƯA RA PHẢN HỒI HIỆU QUẢ

Nếu bạn thấy việc đưa ra phản hồi không thoải mái thì bạn không đơn độc: 44% các nhà quản lý đồng ý trong một cuộc khảo sát gần đây rằng việc đưa ra phản hồi tiêu cực là căng thẳng, trong khi 21% thừa nhận hoàn toàn tránh hành động đó.

Bằng cách né tránh việc chia sẻ phản hồi, bạn sẽ bỏ lỡ những cơ hội học tập quan trọng—cho cả bạn và đồng nghiệp của mình. Người ta đã chứng minh rằng nhân viên thích nhận những lời chỉ trích hơn là không có phản hồi nào cả, vì ít nhất khi đó họ biết cách cải thiện.
Để đưa ra phản hồi một cách hiệu quả, bạn cũng cần phải luyện tập. Việc tránh một tình huống có thể gây khó xử bây giờ sẽ chỉ khiến các cuộc trò chuyện trong tương lai trở nên khó khăn hơn, đó là lý do tại sao việc huấn luyện đồng nghiệp vào lúc này lại quan trọng.
Nếu bạn lo lắng hoặc không biết bắt đầu từ đâu thì đây là cách bạn có thể đưa ra phản hồi hiệu quả hơn.

1. Rèn luyện sự đồng cảm

Việc nhận phản hồi có thể cũng khó chịu như việc đưa ra phản hồi. Hãy đặt mình vào vị trí của đồng nghiệp và cố gắng hiểu họ đến từ đâu và họ có thể đang trải qua điều gì.

Thông điệp của bạn sẽ có tiếng vang hơn nếu bạn thể hiện sự đồng cảm, bởi vì nhân viên của bạn sẽ biết những lời phê bình đến từ một nơi tốt. Hãy cho mọi người biết rằng bạn đưa ra phản hồi vì bạn muốn thấy họ thành công. Điều đó sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái và có tư thế tốt hơn để tiếp thu những gì bạn đang nói và biến lời khuyên của bạn thành hành động.

2. Dành thời gian chuẩn bị

Trước khi đưa ra phản hồi, hãy lập chiến lược về những gì bạn thực sự muốn nói và cách bạn muốn nói. Nếu nhân viên của bạn làm việc kém hiệu quả nhưng làm việc chăm chỉ và có ý định đúng đắn, bạn có thể có thái độ ấm áp hơn trong cuộc họp. Nếu trước đây bạn đã cảnh báo đồng nghiệp nhưng họ không phản hồi thì bạn nên thẳng thắn hơn.

Từ đó, hãy luyện tập lời khuyên của bạn và chuẩn bị cho các tình huống khác nhau. Xem xét cách người nhận phản hồi có thể phản ứng và đưa ra phản hồi. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng, bạn càng ít có khả năng vội vã đưa ra phản hồi.

3. Nói cụ thể

Điều quan trọng là phải cụ thể khi đưa ra phản hồi. Trong khóa học trực tuyến Nguyên tắc lãnh đạo, Giáo sư Joshua Margolis và Anthony Mayo của Trường Kinh doanh Harvard đã phác thảo một quy trình về cách bạn có thể đưa ra phản hồi đi đến nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
Khi đưa ra phản hồi cho nhân viên, họ khuyên:

Hãy trực tiếp và nói về vấn đề bạn muốn huấn luyện họ
Xác định một hành vi cụ thể, thay vì nói chung chung
Nêu rõ tác động của hành vi có vấn đề đó và kết nối nó với hậu quả
Chia sẻ thông tin cụ thể về những người bị ảnh hưởng và tác động mà hành động của người nhận không chỉ đối với tổ chức mà còn đối với sự nghiệp của chính họ

Bạn càng rõ ràng và cụ thể thì càng có ít cơ hội để người nhận phản hồi hiểu sai lời khuyên của bạn.

4. Tiết kiệm thời gian tìm hiểu

Cho dù bạn sử dụng nó để bắt đầu hay kết thúc cuộc trò chuyện, bạn phải luôn kết hợp câu hỏi. Khi bắt đầu cuộc trò chuyện, có thể hữu ích nếu hỏi người nhận phản hồi xem mọi việc đang diễn ra như thế nào và quan điểm của họ về tình huống này. Thông qua quá trình đó, họ có thể tự xác định hành vi, điều này giúp bắt đầu cuộc trò chuyện dễ dàng hơn. Nếu không, điều đó có thể có nghĩa là họ có một điểm mù cụ thể hoặc đang phòng thủ về một số khía cạnh nhất định trong hoạt động của mình.

Khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy quay lại câu hỏi. Hỏi xem họ có hiểu phản hồi đó không và họ cảm thấy thế nào. Bạn muốn đảm bảo rằng họ không đọc sai tin nhắn của bạn hoặc chỉ tiếp thu một số phần phản hồi nhất định. Nếu rõ ràng là họ nhận ra vấn đề là gì, bạn có thể bắt đầu nghĩ ra các giải pháp và rời cuộc họp với ý thức giải quyết tốt hơn.

5. Tập trung vào tương lai

Khi phản hồi đã được gửi đi, hãy chuyển trọng tâm của cuộc trò chuyện từ những gì đã xảy ra sang những gì tiếp theo. Thay vì nhắc lại quá khứ, hãy mô tả cách người nhận có thể thay đổi hành vi của họ trong tương lai và cách hai bạn cùng nhau sử dụng trải nghiệm này như một cách khắc phục các vấn đề trong tương lai.

Mặc dù cuộc trò chuyện có thể không thoải mái nhưng bạn không nên cố gắng né tránh nó. Quá trình này không chỉ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn mà còn giúp nhân viên của bạn phát triển trong sự nghiệp của chính họ. Nếu bạn thực sự muốn thấy họ thành công, họ sẽ nhận ra điều đó và biết phản hồi của bạn đến từ đúng nơi.