CÁCH PHÁT TRIỂN KPI HIỆU QUẢ

Tất nhiên, các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) rất quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, khi gặp khó khăn, KPI chỉ thực sự hữu ích nếu bạn xác định được những KPI phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Trong bài viết này, chúng ta phác thảo 10 bước thiết yếu sẽ giúp bạn làm được điều đó. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo doanh nghiệp của mình không rơi vào tình trạng mắc phải các lỗi KPI phổ biến mà các công ty (cả lớn và nhỏ) mắc phải.

1. Bắt đầu với chiến lược

Bạn nên luôn bắt đầu với chiến lược. Nếu không có nền tảng chắc chắn về những gì doanh nghiệp của bạn đang tìm cách đạt được, bạn sẽ rất dễ dàng kết thúc với một danh sách dài các chỉ số khả thi mà bạn cảm thấy mình có thể hoặc nên đo lường.

Do đó, chiến lược của bạn đóng vai trò là điểm khởi đầu để thiết kế các KPI phù hợp – nhưng chỉ khi nó rõ ràng! Các công ty thường tạo ra một tài liệu chiến lược dài 30–40 trang mà không ai đọc hoặc hiểu. Một cách tuyệt vời để giải quyết vấn đề này là tạo chiến lược một trang đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu của mình và giúp bạn tìm ra những gì bạn cần thực hiện để đạt được chúng.

2. Xác định câu hỏi bạn cần câu trả lời

Việc liên kết KPI với chiến lược của bạn sẽ ngay lập tức giúp bạn tập trung hơn và làm cho các KPI liên quan trở nên rõ ràng hơn. Việc xác định các câu hỏi bạn cần câu trả lời sẽ thu hẹp trọng tâm hơn nữa vì các câu hỏi sẽ cung cấp bối cảnh cho các chỉ số.

Đó là lý do tại sao, cũng như KPI, luôn khuyên nghĩ về KPQ: Các câu hỏi then chốt về hiệu suất . Những điều này sẽ giúp bạn tìm ra dữ liệu nào bạn cần thu thập và do đó, KPI nào bạn sẽ thấy hữu ích nhất. Ví dụ: nếu bạn dự định thực hiện một chiến lược đơn giản để tăng thu nhập bằng cách tập trung vào các lĩnh vực mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể hỏi "Chúng ta kiếm lợi nhuận ở đâu và quy trình nào tốn kém nhất so với lợi nhuận mà chúng ta nhận được?"

Khi bạn đã hiểu rõ những câu hỏi bạn cần trả lời, bạn có thể đảm bảo rằng mọi chỉ báo bạn chọn hoặc thiết kế sau đó không chỉ phù hợp với chiến lược của bạn mà còn cung cấp câu trả lời cho những câu hỏi rất cụ thể sẽ định hướng chiến lược của bạn và cung cấp thông tin cho quyết định của bạn làm.

3. Xác định nhu cầu dữ liệu của bạn

Khi bạn biết mình đang cố gắng trả lời những câu hỏi nào, bạn cần xác định nhu cầu dữ liệu của mình để thiết lập KPI, số liệu hoặc dữ liệu nào bạn cần để trả lời những câu hỏi đó. Trong giai đoạn này, hãy quên đi thực tế một chút và cân nhắc xem bạn muốn có những thông tin và kiến thức nào trong một thế giới lý tưởng. Rốt cuộc, mọi thứ đều có thể đo lường được!

4. Đánh giá tất cả dữ liệu hiện có

Sau khi đã tìm ra dữ liệu lý tưởng ở bước trước, hãy thực hiện phân tích khoảng cách bằng cách so sánh dữ liệu nào bạn muốn có với dữ liệu bạn đã có - bằng cách đó bạn có thể dễ dàng thấy những gì còn thiếu. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn cần thay đổi, điều chỉnh hoặc triển khai những gì để đảm bảo việc thu thập dữ liệu hoàn toàn phù hợp với chiến lược và sẽ trả lời đầy đủ các câu hỏi bạn cần trả lời. Và sau đó đưa ra các chỉ số phù hợp để đạt được những mục tiêu đó.

Hãy nhớ rằng, hầu hết các công ty đều có đầy đủ dữ liệu. Thông thường, KPI đã được thu thập vì đủ loại lý do khác nhau bởi các bộ phận khác nhau và các nhà quản lý khác nhau. Do đó, thật hợp lý khi xác định xem những gì bạn cần đã được thu thập bởi ai đó ở đâu đó trong doanh nghiệp hay có lẽ nó gần như đã được thu thập và một vài điều chỉnh trong quy trình thu thập sẽ mang lại chính xác những gì bạn cần.

5. Tìm dữ liệu hỗ trợ phù hợp

KPI cực kỳ mạnh mẽ khi được sử dụng đúng cách, nhưng chúng ta cần thừa nhận rằng chúng ta cũng có quyền truy cập vào số lượng lớn dữ liệu hỗ trợ sâu sắc và hữu ích như KPI truyền thống. Bằng cách tìm dữ liệu hỗ trợ phù hợp – có thể là thông tin ngành, dữ liệu nhân khẩu học, thống kê xu hướng hoặc bất cứ điều gì – bạn có thể sắp xếp và xác minh những phát hiện của mình.

Dữ liệu hóa của thế giới chúng ta, nơi lượng thông tin khổng lồ được tạo ra và lưu trữ mỗi phút, có nghĩa là có rất nhiều dữ liệu hỗ trợ có khả năng cung cấp thông tin liên quan đến chiến lược của bạn. Bằng cách tìm kiếm dữ liệu hỗ trợ phù hợp, bạn có thể hiểu rõ hơn về thế giới, nhanh hơn nhiều, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn, nhanh hơn.

6. Xác định phương pháp và tần suất đo phù hợp

Biết những gì bạn cần là một chuyện, tìm ra cách truy cập và đo lường thông tin đó lại là một chuyện khác. Việc tìm ra phương pháp đo lường phù hợp là rất quan trọng. Do đó, một khi bạn biết mình cần thu thập thông tin gì, bạn cần tìm ra phương pháp đo lường phù hợp để có được thông tin đó. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn phải phát triển các KPI mới hoặc điều chỉnh các KPI hiện có.

Luôn luôn ưu tiên điều chỉnh tần suất đo lường phù hợp với cách thức và thời điểm dữ liệu được sử dụng trong tổ chức vì tất cả dữ liệu đều có “thời hạn sử dụng”. Điều này có nghĩa là tần suất đo phải phù hợp với tần suất báo cáo. Nếu không, dữ liệu có thể mất tác động và/hoặc mức độ liên quan. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu về sự hài lòng của khách hàng thông qua khảo sát vào mùa hè và báo cáo kết quả vào mùa đông, thì kết quả đó đã lỗi thời tận 6 tháng.

7. Chỉ định quyền sở hữu KPI của bạn

KPI hiệu quả yêu cầu hai loại quyền sở hữu. Đầu tiên là quyền sở hữu KPI về mặt ý nghĩa và cách giải thích của nó. Ai đó cần chịu trách nhiệm xem xét KPI, giải thích ý nghĩa của nó, theo dõi cách nó thay đổi và quyết định điều đó có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp.

Quyền sở hữu khác đề cập đến việc thu thập dữ liệu. Đôi khi bạn có thể tự động hóa quy trình nhưng thường thì việc thu thập dữ liệu sẽ yêu cầu sự tương tác của con người. Có lẽ một số nhân viên nhất định có liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu khác hoặc họ phải thu thập dữ liệu theo cách thủ công. Một lần nữa, quyền sở hữu này cần phải được xác định rõ ràng và tuân theo.

8. Đảm bảo KPI được mọi người trong tổ chức của bạn hiểu rõ

Điều quan trọng là mọi người trong doanh nghiệp của bạn đều biết bạn đang cố gắng đạt được điều gì và cách bạn đo lường tiến độ đạt được những thành tựu đó. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người chịu trách nhiệm sở hữu KPI nhưng cũng quan trọng đối với mọi người trong toàn doanh nghiệp, ở mọi cấp độ. KPI phải là một phần trong quá trình ra quyết định của mọi nhân viên và mọi người phải có khả năng trả lời câu hỏi “Những việc tôi đang làm hôm nay sẽ ảnh hưởng đến KPI của chúng ta như thế nào?”

Do đó, bạn cần đảm bảo mọi người hiểu các số liệu bạn đang thu thập được liên kết như thế nào với các ưu tiên chiến lược của bạn. Điều này sẽ làm tăng mức độ “đồng ý” – nhân viên của bạn cảm thấy nhiệt tình và tham gia như thế nào về các ưu tiên của bạn – và đảm bảo rằng việc xem xét và cải tiến liên tục là trọng tâm của mọi việc mà nhân viên của bạn làm. Nếu bạn chỉ nói với mọi người rằng từ bây giờ họ phải thu thập cả đống dữ liệu bổ sung mà không giải thích lý do, bạn có thể sẽ có một lực lượng lao động rất hoài nghi và thiếu gắn kết!

9. Tìm cách tốt nhất để truyền đạt KPI

Sẽ luôn là điều khôn ngoan khi nghĩ về cách tốt nhất để truyền đạt KPI của bạn để những hiểu biết sâu sắc của chúng trở nên rõ ràng, hấp dẫn và rõ ràng đối với tất cả mọi người. Rất nhiều KPI được báo cáo trong các báo cáo dài với đầy đủ các con số hoặc bảng biểu, có thể kèm theo hình ảnh đèn giao thông để biểu thị mức độ khẩn cấp. Điều này là không đủ tốt. Hoàn toàn không có ích gì khi che giấu những hiểu biết quan trọng trong những báo cáo quá dài mà không ai đọc.

Hình ảnh trực quan thực sự hiệu quả minh họa rõ ràng các xu hướng và biến thể trong dữ liệu, đồng thời thu hút người đọc. Cố gắng tìm ra bức tranh phù hợp cho KPI của bạn và tạo ra lời giải thích về những hiểu biết sâu sắc để những kiến thức sâu sắc được trích xuất từ dữ liệu trở nên rõ ràng, rõ ràng, dễ tiếp cận và quan trọng nhất là có thể hành động được.

10. Xem lại KPI của bạn để đảm bảo chúng giúp cải thiện hiệu suất

Nếu KPI không hữu ích trong việc giúp bạn hoặc những người khác trong doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định tốt hơn, từ đó sẽ cải thiện hiệu suất kinh doanh của bạn, thì đó chỉ là tiếng ồn. Do đó, bạn cần phải liên tục xem xét các số liệu bạn đang đo lường để đảm bảo chúng thực sự hữu ích và bạn không mất hàng giờ (hoặc yêu cầu nhân viên của mình dành hàng giờ) để đo lường dữ liệu chỉ để đánh dấu vào các ô.

Khi được sử dụng đúng cách, KPI cung cấp một công cụ quan trọng để cải thiện hiệu suất, đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh. Tôi hy vọng 10 bước này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI và cung cấp một khuôn khổ đơn giản để áp dụng KPI trong doanh nghiệp của bạn