Chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả công việc (KPI)

KPI là viết tắt của chỉ số hiệu suất chính , một số liệu có thể đo lường và định lượng được sử dụng để theo dõi tiến trình hướng tới một mục tiêu hoặc mục tiêu cụ thể. KPI giúp các tổ chức xác định điểm mạnh và điểm yếu, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất.

KPI cung cấp cho các nhóm các mục tiêu cần hướng tới, các cột mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chuyên sâu để giúp hướng dẫn việc ra quyết định trong toàn tổ chức. Bằng cách giám sát KPI, các tổ chức có thể xác định các điểm mạnh và điểm yếu, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thực hiện các hành động để tối ưu hóa hiệu suất.

Trong doanh nghiệp, các chỉ số hiệu suất chính có thể ở cấp độ cao hoặc đi sâu vào một bộ phận hoặc cá nhân cụ thể. KPI cấp cao thường xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn một cách tổng thể, chẳng hạn như đạt được 1 triệu USD doanh thu định kỳ hàng năm trong năm tài chính này. Khi bạn đi sâu vào các quy trình dành riêng cho phòng ban, nhóm hoặc cá nhân, đó là những KPI cấp thấp.

1. Lợi ích của KPI là gì?

Lợi ích của việc triển khai KPI là rất lớn và được ghi chép đầy đủ. Chúng bao gồm tăng cường sự gắn kết của nhân viên, điều chỉnh nhóm của bạn với sứ mệnh của tổ chức và cải thiện trách nhiệm giải trình.
Ngoài việc theo dõi và kiểm soát hiệu suất, KPI có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn những lợi ích sau.

2. Cải thiện sự gắn kết của nhân viên

Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này nhưng cần lưu ý một lần nữa: KPI đoàn kết các nhân viên để cùng hướng tới một mục tiêu chung. Sự gắn kết của nhân viên, một chủ đề mà nhiều tổ chức đang gặp khó khăn, có thể tác động trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. Nhưng KPI có thể giúp ích. Các chỉ số này, dù là của cá nhân hay tổ chức, đều là một cơ chế hữu ích để đo lường hiệu suất, có mối liên hệ trực tiếp với sự gắn kết của nhân viên.
Trên thực tế, các tổ chức có lực lượng lao động gắn kết sẽ nhận thấy mức độ tương tác với khách hàng cao hơn, năng suất cao hơn và lợi nhuận cao hơn 21%. Mặt khác, những nhân viên thiếu gắn kết cũng nêu ra những vấn đề tương tự: sự giao tiếp kém về chiến lược giữa ban quản lý và những người đóng góp cá nhân. KPI giúp giải quyết vấn đề này.

3. Kết nối mục đích và văn hóa doanh nghiệp

KPI bạn đặt ra phải được kết nối với sứ mệnh của tổ chức bạn. “Kiếm tiền” không phải là một sứ mệnh và cũng không phải là điều mà nhân viên sẽ kết nối ở mức độ sâu hơn. Mục đích của bạn nên khuyến khích nhân viên đến làm việc với cảm giác hứng khởi mới mỗi ngày. Cần có mối liên hệ trực tiếp giữa sứ mệnh và KPI của bạn để nhân viên cảm thấy công việc của họ có mục đích đạt được cả hai.

Loại bỏ mọi sự mơ hồ: đảm bảo KPI của bạn hoạt động hướng tới mục tiêu cuối cùng và nhân viên hiểu rõ cách thức cũng như lý do họ nỗ lực hướng tới mục tiêu đó.

4. Khiến mọi người phải chịu trách nhiệm về hiệu suất

Theo truyền thống, khuôn khổ quản lý hiệu suất cá nhân là đặt ra mục tiêu, đo lường hiệu suất và quản lý các hoạt động liên quan. Vậy tại sao không kết hợp KPI vào quản lý hiệu suất?
KPI hiệu suất sẽ giúp nhân viên đo lường tác động của họ và cách các hoạt động hàng ngày của họ, được cho là nền tảng cho vai trò của họ, đóng góp vào sự thành công của các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. KPI đặt ra cho mọi người một hướng đi giống nhau, khiến mọi người trở thành những người đóng góp vui vẻ cho thành công của bạn.

4.1. Các loại KPI khác nhau
a. KPI bán hàng

KPI bán hàng được sử dụng để theo dõi hiệu suất bán hàng của bạn. Chúng có thể bao gồm các số liệu như doanh thu, chi phí thu hút khách hàng, giá trị mua hàng trung bình, tỷ lệ giữ chân/rời bỏ, v.v.

b. KPI tiếp thị
KPI tiếp thị tập trung nhiều hơn vào việc đánh giá hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị của bạn. Chúng có thể bao gồm các số liệu như khách truy cập trang web, tỷ lệ chuyển đổi, mức độ tương tác trên mạng xã hội, v.v. Thông tin chuyên sâu thu thập được từ KPI tiếp thị thường được kết hợp với thông tin thu thập được từ hoạt động bán hàng.

c. KPI tài chính
KPI tài chính tập trung vào các số liệu tài chính như tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, lợi tức đầu tư (ROI) và dòng tiền. Chúng cung cấp những hiểu biết sâu sắc về tình hình tài chính và sự ổn định của tổ chức của bạn.

d. KPI hoạt động
KPI hoạt động đo lường hiệu quả hoạt động và quy trình hoạt động của bạn. Chúng có thể bao gồm các số liệu liên quan đến sản lượng sản xuất, kiểm soát chất lượng và quản lý hàng tồn kho.

e. KPI khách hàng
KPI lấy khách hàng làm trung tâm tập trung vào việc đo lường sự thành công của bạn trong việc đáp ứng nhu cầu, kỳ vọng và sở thích của khách hàng. Một số ví dụ về chỉ số hiệu suất của khách hàng bao gồm tỷ lệ giữ chân khách hàng, giá trị vòng đời trung bình của khách hàng và chỉ số hài lòng của khách hàng.

5. Điều gì tạo nên một KPI tốt?

Để thúc đẩy những hiểu biết có ý nghĩa và hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, điều quan trọng là phải xác định và xác định KPI phù hợp. Vậy điều gì làm nên một KPI tốt? Dưới đây là một số lời khuyên.

5.1. Phù hợp với doanh nghiệp: KPI phải phù hợp với chiến lược và kết quả kinh doanh tổng thể của bạn. Ví dụ: giả sử doanh nghiệp của bạn có mục tiêu tăng doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) lên 20% vào cuối năm tài chính (KPI cấp cao). Nếu bạn thuộc nhóm bán hàng, KPI của bạn có thể là tăng lượng khách hàng tiềm năng lên 50% vào cuối Quý 3 (KPI cấp thấp). Chỉ số hiệu suất của bạn góp phần vào mục tiêu kinh doanh tổng thể vì khách hàng tiềm năng mới = doanh thu tiềm năng.

5.2. Có thể hành động: KPI phải có thể hành động được. Khi đã đặt KPI, bạn cần phác thảo các bước bạn sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu đó và các số liệu bạn sẽ đo lường trong quá trình thực hiện. KPI có ích gì nếu bạn không có cách nào đạt được nó? Nếu mục tiêu của bạn là tăng lượng khách hàng tiềm năng trong nước, bạn nên có sẵn kế hoạch để thực hiện điều đó—chẳng hạn như chuyển nhiều khách hàng tiềm năng hơn từ giai đoạn MQL sang SQL. Các bước có thể thực hiện được sẽ giúp bạn đạt được thành công trong việc đạt được KPI của mình. Cũng cần lưu ý rằng KPI không nên đặt thêm câu hỏi mà chỉ nên làm điều ngược lại: truyền cảm hứng cho hành động.

5.3. Thực tế: KPI phải thực tế. Lời khuyên tốt là hãy bắt đầu từ việc nhỏ. Các KPI lớn, cao ngất ngưởng—dù chúng có vẻ đẹp trên giấy tờ—nhưng sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn hoặc nhóm của bạn nếu chúng không thực tế ngay từ đầu.

5.4. Có thể đo lường được: KPI phải có thể đo lường được. Khi bạn đặt KPI, hãy tự hỏi: Bạn đang cố gắng đạt được điều gì? Kết quả cuối cùng mong muốn là gì? Dòng thời gian là gì? Hãy nhớ thêm: Làm cách nào để đo lường KPI của tôi? Thông thường, BI hoặc công cụ phân tích là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến trình so với KPI của bạn. Bằng cách này, bạn có thể xây dựng số liệu (như khách hàng tiềm năng) và xem tiến trình trực quan hóa dữ liệu của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng (và chia sẻ nó với những người khác trong nhóm hoặc trong toàn tổ chức của bạn!

Điều quan trọng cần nhớ là KPI là một hình thức giao tiếp. Khi bạn viết KPI, hãy ghi nhớ các quy tắc giao tiếp cơ bản: hãy chắc chắn rằng nó ngắn gọn, rõ ràng và phù hợp.

6. Cách tốt nhất để đo lường KPI là gì?

Bạn có thể tự hỏi: “Làm cách nào để đo lường KPI của công ty tôi?” Chà, cách tốt nhất để làm như vậy là sử dụng SMART.
SMART đề cập đến năm yêu cầu mà KPI của bạn cần phải tốt. Đó là từ viết tắt của Cụ thể, Đo lường, Có thể đạt được, R phù hợp và Khung thời gian.
Hãy chia nhỏ vấn đề này thành những câu hỏi cụ thể mà bạn cần trả lời:

Mục tiêu của bạn có cụ thể không ? KPI cần có một lĩnh vực trọng tâm rõ ràng và được xác định rõ ràng. Nó phải trực tiếp giải quyết một khía cạnh cụ thể trong hoạt động của bạn, như doanh số bán hàng, sự hài lòng của khách hàng hoặc lưu lượng truy cập trang web.
Bạn có thể đo lường sự tiến bộ hướng tới mục tiêu của mình không? KPI phải được định lượng bằng cách sử dụng dữ liệu khách quan, như tỷ lệ phần trăm.
Mục tiêu có thể đạt được trên thực tế không? KPI phải là một thông số mà bạn biết rằng bạn có thể phấn đấu một cách thực tế trong một khung thời gian nhất định. Đừng bắn vào những con số không thể.
Mục tiêu có liên quan đến tổ chức của bạn như thế nào? KPI phải phù hợp trực tiếp với mục tiêu kinh doanh của bạn và phản ánh một lĩnh vực quan trọng đối với sự thành công của bạn.
Khung thời gian để đạt được mục tiêu này là bao lâu? Là tháng, quý hay năm? Việc đặt khung thời gian cho KPI có thể giúp bạn so sánh giữa các giai đoạn, điều này cho phép bạn theo dõi hiệu suất và sự phát triển của mình.

Nếu muốn mở rộng SMART, bạn có thể làm cho nó THÔNG MINH HƠN bằng cách thêm đánh giá và đánh giá lại vào các bước đo lường của mình. KPI không nên chỉ thực hiện một lần mà hãy liên tục đánh giá chúng để đảm bảo chúng có thể đạt được và đi đúng hướng.
Để phát triển chiến lược viết KPI, hãy bắt đầu với những điều cơ bản: hiểu mục tiêu tổ chức của bạn là gì, bạn dự định đạt được chúng như thế nào và ai có thể hành động dựa trên thông tin đó. Khi lặp lại và phát triển, bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh nào có thể có trên bảng thông tin KPI và bạn nên chia sẻ bảng thông tin đó với ai.
Nếu chúng ta đang nói về các KPI thường được sử dụng thì chúng phải là:

Tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu và/hoặc Tăng trưởng doanh thu hàng năm
Tỷ lệ giữ chân khách hàng/khách hàng
Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng
Chi phí thu hút khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các tổ chức khác nhau có những mục tiêu khác nhau.

Chọn các chỉ số mà bạn cho rằng sẽ theo dõi tốt nhất sự phát triển của công ty bạn. KPI đóng vai trò là số liệu có thể định lượng, phản ánh các lĩnh vực quan trọng trong doanh nghiệp của bạn và cung cấp cái nhìn rõ ràng về tiến trình và thành công của doanh nghiệp.

Bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất, bạn có thể đặt nền tảng cho việc quản lý hiệu quả và thu được những hiểu biết có giá trị về tiến trình hướng tới mục tiêu của tổ chức.