CHIẾN LƯỢC LẮNG NGHE NHÂN VIÊN ĐỂ TẠO SỰ GẮN BÓ, AN TOÀN VÀ TIN TƯỞNG

Trong bối cảnh công việc thay đổi nhanh chóng như hiện nay, mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động đang có sự chuyển đổi đáng kể.

Với việc sa thải ngày càng tăng, các cách tiếp cận theo định hướng mạng lưới hơn đối với việc quản lý công ty và những phát triển công nghệ mới, chẳng hạn như tác động không chắc chắn của AI đối với công việc của chúng ta, lòng tin đã trở nên quan trọng trong việc thúc đẩy nơi làm việc hiệu quả, hợp tác và gắn kết.

Các phương pháp lắng nghe truyền thống, thường dựa vào các cuộc khảo sát thụ động, tập trung vào cá nhân và theo thời điểm theo sơ đồ tổ chức, không còn đủ nữa.

Để liên tục xây dựng lòng tin và tạo ra các tổ chức phát triển, cần có một cách tiếp cận mới để lắng nghe nhân viên - cách tiếp cận đề cao tính minh bạch, an toàn và đối thoại liên tục ở cốt lõi của vấn đề: cùng nhau hoàn thành công việc có mục đích.

Trong bài viết này, chúng ta khám phá tầm quan trọng của tiếng nói của nhân viên, vai trò của lãnh đạo trong việc thúc đẩy lòng tin và tiềm năng của các tổ chức thúc đẩy đối thoại để thúc đẩy giá trị kinh doanh. Hơn nữa, chúng ta sẽ thấy một mô hình cho các hoạt động lắng nghe lấy con người làm trung tâm mà các tổ chức có thể áp dụng.

Sự đổ vỡ của lòng tin 
Mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động đã thay đổi nhiều và có sự dịch chuyển  sự thay đổi “quyền lực” sang người lao động, vì các tổ chức phải thích nghi với một thế giới đảm bảo an toàn và sức khỏe cho nhân viên bằng mọi giá. 

Ngày nay, mối quan hệ này lại thay đổi mạnh mẽ thêm. Trong bối cảnh thị trường khó khăn và nhu cầu thay đổi liên tục, các tổ chức đang đòi hỏi nhiều hơn từ nhân viên và nhiều tổ chức phải đánh giá lại khả năng tồn tại của lực lượng lao động của mình. 

Trong thời gian chúng ta đã chứng kiến ​​nhiều vụ sa thải trong khi mức lạm phát tăng cao và chi phí sinh hoạt tiếp tục gây lo lắng cho nhân viên. Một số tổ chức đã cố gắng tăng lương và điều chỉnh lương, đồng thời cung cấp trợ cấp sinh hoạt phí hoặc tiền thưởng một lần. Yêu cầu này thậm chí còn gây thêm áp lực lên ngân sách vốn đã eo hẹp của hầu hết các tổ chức.

Khi cuộc tranh luận xoay quanh công việc từ xa, tính linh hoạt và AI chi phối các cuộc trò chuyện, điều quan trọng là phải nhận ra rằng cuộc thảo luận này không chỉ xoay quanh mô hình làm việc hay công nghệ.

Cuộc trò chuyện xoay quanh chủ đề về sự gắn kết, an toàn và tin tưởng.

Xây dựng sự gắn kết, an toàn và tin tưởng
Cảm giác được thuộc về tạo ra một môi trường nơi nhân viên có thể chân thực nói lên suy nghĩ và ý kiến ​​của mình. Sự an toàn là điều cần thiết để nhân viên cảm thấy an toàn khi lên tiếng, biết rằng sẽ không có hậu quả tiêu cực. Cuối cùng, lòng tin là nền tảng cho phép mối quan hệ liên tục giữa nhân viên và tổ chức, cho phép lắng nghe và đối thoại liên tục.

Nhân viên cần cảm thấy được lắng nghe và coi trọng như con người trong khi đồng thời được trao quyền để tác động đến định hướng và đóng góp có ý nghĩa cho tổ chức của họ. Nghiên cứu cho thấy những cuộc tranh luận này đôi khi ít liên quan đến kết quả mà liên quan nhiều hơn đến “quy trình công bằng cho phép tiếng nói của mọi người” được tuân theo để đạt được kết quả đó. Các ví dụ gần đây xác nhận rằng các tổ chức có sự tham gia của nhân viên trong việc tìm kiếm giải pháp cho thực tế mới này đang thích nghi tốt hơn.

Các phương pháp nghe truyền thống đang trở nên kém hiệu quả
Thật không may, các phương pháp lắng nghe truyền thống (khảo sát) thường không hiệu quả, thiếu khả năng tham gia vào cuộc đối thoại định tính liên tục, thường bị đối xử nghi ngờ và nhân viên cảm thấy không thoải mái và không được coi trọng khi họ bày tỏ quan điểm của mình trong 'phần bình luận'.

Mặc dù các cuộc khảo sát truyền thống có vai trò trong thực tiễn tổ chức vì những lý do chung, nhưng chiến lược lắng nghe chín chắn không thể hoạt động hiệu quả nếu không có mối quan hệ tin cậy, cảm giác an toàn và cơ hội bày tỏ quan điểm một cách chân thực và học hỏi từ người khác.

Việc lắng nghe liên tục như một phương tiện để cùng nhau đưa công ty tiến lên sẽ tạo ra cảm giác gắn bó, hợp tác và cùng sở hữu thành công của công ty.

Niềm tin là yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ, giải quyết những bất ổn và thúc đẩy hiệu suất của công ty.

Nó bao gồm việc tạo dựng sự tin tưởng rằng các nhà lãnh đạo sẽ hành động theo cách không gây hại cho nhân viên và tạo ra bầu không khí an toàn về mặt tâm lý trong khi cùng định hình các bước tiếp theo của công ty.

Những quyết định công bằng và cởi mở với ý kiến ​​đóng góp của nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tin cậy. 

Lãnh đạo phải tạo dựng lòng tin bằng cách chủ động giúp nhân viên hiểu và giải quyết những điều không chắc chắn, vấn đề, mối đe dọa thị trường, điểm yếu nội bộ, v.v.

Cách tiếp cận này bao gồm việc thừa nhận những điểm yếu và cùng nhau tạo ra các giải pháp.

Bằng cách để nhân viên tham gia vào quá trình phân tích vấn đề, dự đoán xu hướng và thậm chí là quá trình ra quyết định, đồng thời đánh giá cao ý kiến ​​đóng góp của họ, các nhà lãnh đạo thể hiện sự tin tưởng và đảm bảo rằng sự không chắc chắn không chỉ là gánh nặng của họ mà còn là thách thức chung cần giải quyết.

Việc lắng nghe trở thành công cụ chiến lược của ban quản lý thay vì cuộc khảo sát riêng lẻ của HR. Cách tiếp cận toàn diện này xây dựng ý thức sở hữu, trao quyền cho nhân viên và thúc đẩy môi trường hợp tác, nơi mọi người có thể đóng góp và phát triển cho chiến lược của công ty và thiết lập cũng như đạt được mục tiêu hoạt động.

Để giải quyết tình trạng thiếu hụt lòng tin, các tổ chức phải áp dụng các chiến lược lắng nghe đích thực khai thác trí tuệ tập thể trong hàng ngũ của họ hoặc toàn công ty và thậm chí với các nhóm bên ngoài (khách hàng).

Các cách tiếp cận thụ động và biệt lập đối với việc lắng nghe nhân viên thông qua các cuộc khảo sát không còn hiệu quả nữa trừ khi chúng phục vụ cho các mục đích chung chung.

Thay vào đó, các nhà lãnh đạo phải nắm quyền sở hữu quy trình và thúc đẩy một môi trường mà nhân viên cảm thấy an toàn khi chia sẻ quan điểm của mình.

Các nhà lãnh đạo cũng phải cho phép nhân viên đưa ra quyết định đa quan điểm được thúc đẩy bởi sự đa dạng trong suy nghĩ của nhiều người. Bằng cách tạo ra cơ hội cho đối thoại liên tục, các tổ chức có thể mở khóa những hiểu biết có giá trị, nuôi dưỡng cảm giác gắn bó và trao quyền cho nhân viên đóng góp chuyên môn của họ. Tất cả trong một lần.

Các thành phần của một chiến lược lắng nghe hiệu quả
Một chiến lược lắng nghe mạnh mẽ tạo ra một môi trường nơi các cuộc trò chuyện chân thực có thể diễn ra giữa nhân viên và tổ chức, mang lại lợi ích cho tất cả mọi người liên quan.

Mặc dù nhiều tổ chức đã có một số hình thức thực hành lắng nghe, nhưng vẫn còn nhiều việc phải làm. Hầu hết các chiến lược lắng nghe đều dựa trên khảo sát và tập trung vào hành trình của nhân viên thay vì các cuộc đối thoại tập trung vào hiệu suất kinh doanh.

Đôi khi, các tổ chức bị cuốn vào các phân tích, công cụ và nền tảng, những thứ thực sự quan trọng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhớ mục đích cơ bản của việc lắng nghe và chỉ trích lý do tại sao các chiến lược lắng nghe dựa trên khảo sát không mang lại kết quả như mong đợi, làm giảm sự tương tác, duy trì và lòng tin.

Việc lắng nghe nhân viên liên tục, có chiến lược không chỉ là về số liệu và tiết lộ các chủ đề mà họ thường đề cập. Thay vào đó, đó là về việc tận dụng trí tuệ của tổ chức, cùng nhau cải thiện mọi thứ và đưa ra những hiểu biết quan trọng hoặc thậm chí là mới để phát triển mạnh mẽ.
 

Để thực hiện một chiến lược lắng nghe hiệu quả, cần có sáu thành phần chính sau:

1. Mục tiêu và trọng tâm rõ ràng: Xác định rõ lý do tại sao bạn muốn lắng nghe và thu hút nhân viên vào cuộc trò chuyện, đảm bảo tính minh bạch về mục tiêu và ý định của chiến lược lắng nghe.

2. Phương pháp tiếp cận đa kênh: Chấp nhận tính bao hàm bằng cách nhận ra rằng nhân viên có nhu cầu và sở thích đa dạng khi lên tiếng. Khám phá nhiều kênh và phương pháp khác nhau để tiếp cận họ một cách chân thực.

3. Đối thoại hai chiều liên tục: Yêu cầu phản hồi định tính và lắng nghe tích cực và thụ động. Nuôi dưỡng môi trường đối thoại cởi mở, tập thể và minh bạch tạo điều kiện cho sự hợp tác và xác nhận phản hồi và thúc đẩy quá trình ra quyết định để thúc đẩy tổ chức tiến lên.

4. Khoảnh khắc giá trị: Xác định các chủ đề và trải nghiệm quan trọng đối với tổ chức và nhân viên. Tham gia vào các cuộc trò chuyện có ý nghĩa về những khoảnh khắc này để có được hiểu biết sâu sắc và hiểu được tác động của chúng.

5. Phương pháp dữ liệu hỗn hợp: Cân bằng phản hồi định lượng và định tính bằng cả hai phương pháp phân tích dữ liệu. Những phát hiện có thể khái quát hóa là quan trọng, nhưng việc đi sâu hơn vào các chủ đề cụ thể để khám phá ý nghĩa cơ bản của chúng nhằm thúc đẩy các kết quả cụ thể cũng quan trọng không kém.

6. Hành động và phản hồi: Đảm bảo chiến lược lắng nghe của bạn nhấn mạnh vào hành động và phản hồi. Tránh bẫy lắng nghe thụ động tiếp theo là giao tiếp chậm trễ. Thay vào đó, hãy ưu tiên lắng nghe liên tục, giảm thời gian hành động đối với những hiểu biết sâu sắc và chuyển kết quả hữu hình trở lại tổ chức.

Tuy nhiên, những thành phần này chỉ có thể phát triển mạnh nếu được xây dựng trên ba trụ cột cơ bản mà chúng ta đã thảo luận trước đó trong bài viết này: sự gắn bó, an toàn và tin tưởng. Khi làm việc tập thể, chiến lược lắng nghe góp phần đạt được các kết quả kinh doanh, chẳng hạn như hiệu suất, năng suất hoặc sự gắn kết, để kể đến một vài kết quả. 

Tóm lại
Trước những thay đổi về điều kiện làm việc và sự thiếu hụt lòng tin, các tổ chức phải nhận ra sức mạnh của tiếng nói của nhân viên trong việc xây dựng nơi làm việc mạnh mẽ, gắn kết để cùng nhau tiến lên.

Lắng nghe chân thành, đối thoại liên tục và ra quyết định chung là điều cần thiết để tạo ra một môi trường nơi lòng tin phát triển mạnh mẽ.

Các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy sự hợp tác, truyền cảm hứng cam kết và thúc đẩy giá trị kinh doanh bằng cách tích hợp tiếng nói của nhân viên vào quy trình làm việc hàng ngày và các quy trình ra quyết định chiến lược.

Niềm tin, sự an toàn và sự gắn bó là nền tảng cho thành công trong kỷ nguyên mới của các tổ chức thúc đẩy đối thoại.