ĐỪNG MANG ĐẾN VẤN ĐỀ, HÃY MANG ĐẾN GIẢI PHÁP’

"Đừng mang đến cho tôi VẤN ĐỀ, hãy mang đến cho tôi GIẢI PHÁP" ngụ ý rằng các thành viên trong nhóm được kỳ vọng sẽ tự giải quyết các vấn đề với các cân nhắc sau:

Thúc đẩy giao tiếp cởi mở: Khuyến khích các thành viên trong nhóm thảo luận cởi mở về bất kỳ vấn đề nào họ có thể đang gặp phải. Điều này tạo ra một không gian an toàn để các thành viên trong nhóm hợp tác và cùng nhau đưa ra giải pháp.

Cung cấp hỗ trợ: Cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn của bạn cho các thành viên trong nhóm khi họ làm việc để giải quyết vấn đề. Điều này không chỉ giúp giảm bớt căng thẳng mà còn khuyến khích sự phát triển và trưởng thành.

Chấp nhận thất bại: Thất bại là một phần tự nhiên của quá trình phát triển. Khuyến khích các thành viên trong nhóm chấp nhận rủi ro và học hỏi từ những sai lầm của họ. Điều này sẽ giúp thúc đẩy văn hóa phát triển và đổi mới trong nhóm của bạn.

Tóm lại, cách tiếp cận "Đừng mang đến cho tôi VẤN ĐỀ, hãy mang đến cho tôi GIẢI PHÁP" là thông điệp của sự ưu tiên giao tiếp cởi mở, hỗ trợ và học hỏi từ thất bại để tạo ra văn hóa phát triển và đổi mới trong nhóm của bạn.
 

Theo giáo sư Adam Grant của Wharton, tư duy chỉ hướng đến giải pháp sẽ tạo ra “một nền văn hóa ủng hộ thay vì văn hóa tìm hiểu”, trong đó mỗi người khi vào tình huống đều bị bó buộc vào cách giải quyết vấn đề của riêng mình và nỗ lực hết mình cho giải pháp cụ thể đó thay vì xem xét nhiều góc nhìn khác nhau.

Như Grant đã lưu ý, “Hầu hết sự sáng tạo và đổi mới đều xuất hiện khi ai đó chỉ ra một vấn đề vẫn chưa được giải quyết”. Vì vậy, khi chúng ta từ chối lắng nghe bất kỳ và tất cả các vấn đề, chúng ta cũng đóng cánh cửa trước những ý tưởng mới  có thể giúp chúng ta đạt đến tầm cao mới.

Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải hiểu rằng việc truyền đạt các vấn đề chính đáng khác với việc “than vãn”.  Việc đầu tiên rất quan trọng đối với thành công lâu dài. Nó không chỉ cho phép giải quyết các vấn đề một cách kịp thời để có thể tránh được các cuộc khủng hoảng toàn diện mà còn thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục. Vấn đề với tư duy chỉ hướng đến giải pháp là những mối quan tâm hợp lệ bị bỏ qua cùng với những lời phàn nàn phù phiếm.  

Vấn đề khi nói với mọi người "Đừng mang đến cho tôi một vấn đề mà không có giải pháp" là khi họ không biết cách đưa ra giải pháp, về cơ bản bạn vừa nói với họ "Đừng mang đến cho tôi một vấn đề".

Ngay cả khi các thành viên trong nhóm của bạn cố gắng hết sức, họ cũng không thể tự mình giải quyết mọi rào cản. Điều này có thể là do thiếu thông tin, nguồn lực, tư duy phản biện, đào tạo hoặc chuyên môn. Thêm vào đó, như Nawaz lưu ý:
 

Không phải mọi vấn đề đều có giải pháp dễ dàng. Giải quyết sự phức tạp của hầu hết các vấn đề kinh doanh quan trọng có thể cần đến một nhóm người tài năng với nhiều quan điểm khác nhau.

Với tư cách là nhà lãnh đạo, nhiệm vụ của chúng ta là hợp tác với các nhóm của mình để tạo điều kiện cho các giải pháp phù hợp. Trong  cuốn Business @ the Speed ​​of Thought , Bill Gates đã viết rằng một trong những chức năng quan trọng nhất của ông với tư cách là CEO là lắng nghe tin xấu để ông có thể hành động. Nếu không làm như vậy, cuối cùng mọi người sẽ ngừng mang đến cho bạn tin xấu – “sự khởi đầu của hồi kết” theo lời Gates.

Sau đây là bốn cách bạn có thể khuyến khích nhóm của mình nêu ra và giải quyết vấn đề theo hướng xây dựng hơn:

1. Chào đón mối quan tâm, đặt câu hỏi
Để bắt đầu, hãy tạo ra một môi trường mà các vấn đề thực sự có thể được nêu ra và thảo luận một cách tự do – có thể là trong bối cảnh chính thức như đánh giá hoặc trong cuộc trò chuyện thân mật khi uống cà phê. Đừng phản ứng hoặc đưa ra giải pháp của riêng bạn ngay lập tức. Thay vào đó, hãy dừng lại và lắng nghe vấn đề một cách đầy đủ, sau đó tiếp tục đặt câu hỏi để tạo ra những ý tưởng mới và các giải pháp khả thi. Dye gợi ý danh sách sau đây làm điểm khởi đầu

• Mục tiêu của bạn là gì?

• Bạn đã thử gì?

• Chuyện gì đã xảy ra thế?

• Bạn có cần một kỹ năng hoặc công cụ cụ thể nào đó để có thể giải quyết vấn đề này không?

• Lần tới bạn sẽ làm gì?

• Bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra khi bạn thử làm như vậy?

• Bạn sẽ làm gì?

Nếu thành viên trong nhóm của bạn đã có kỹ năng và kiến ​​thức để xử lý vấn đề, ngay cả một cuộc thảo luận nhanh cũng có thể giúp họ nhìn nhận vấn đề rõ ràng hơn và chuyển sang chế độ giải quyết vấn đề. Nếu người đó trả lời "Tôi không biết", họ có thể không chắc chắn hoặc không muốn cam kết. Trong tình huống như vậy, hãy tiếp tục đối thoại và hướng dẫn họ trong quá trình suy nghĩ bằng các câu hỏi tiếp theo như:

• Bạn đã từng gặp phải vấn đề tương tự trong quá khứ chưa? Bạn đã giải quyết như thế nào?

• Có vẻ như còn thiếu một số thông tin – bạn có thể tìm thấy chúng ở đâu?

• Có đồng nghiệp nào có thể là nguồn thông tin hữu ích không?

• Bạn có thể thực hiện những bước tiếp theo nào?

2. Yêu cầu nêu vấn đề thay vì khiếu nại
Hãy trao đổi với nhóm của bạn về cách tốt nhất để nêu lên mối quan ngại, phân biệt giữa khiếu nại và tuyên bố vấn đề. Khiếu nại thường đưa ra những khái quát chung chung, thường sử dụng các từ “luôn luôn” và “không bao giờ”. Họ có xu hướng đổ lỗi cho một bên, sử dụng kịch bản “kẻ xấu đấu với nạn nhân”.

Ngược lại, các tuyên bố vấn đề là khách quan và cụ thể. Điều này bao gồm việc thừa nhận vai trò của mọi người trong vấn đề, để có thể đưa ra giải pháp thực sự. Trong tuyên bố này, người nói chịu trách nhiệm về hành động của chính mình và thể hiện sự sẵn sàng đưa ra giải pháp thực sự.

Một tuyên bố vấn đề rõ ràng cũng giúp dễ dàng xác định vấn đề chính:? Sẽ dễ dàng hơn để cùng nhau tìm ra giải pháp khi bạn phát hiện ra mô hình của vấn đề.

3. Tìm đúng người và nguồn lực
Khi một thành viên trong nhóm đến gặp bạn với một vấn đề, hãy cân nhắc xem họ có đủ kỹ năng để tự giải quyết vấn đề đó không. Nếu có, họ có thể chỉ cần sự chấp thuận của bạn hoặc một số trợ giúp để suy nghĩ về giải pháp. Nếu không, thì bạn cần tìm ra cách tốt nhất để hỗ trợ họ - có thể là dưới hình thức tài nguyên, đào tạo hoặc con người. Trong bài viết được đề cập ở trên, Nawaz giải thích rằng điều quan trọng là phải giao vấn đề cho đúng người:

Nếu quy mô của vấn đề vượt quá khả năng giải quyết của họ, người khác có thể phù hợp hơn với thách thức đó hoặc mọi người trong các phòng ban có thể cần phải hợp tác. Trong một số trường hợp, vấn đề có thể quá quan trọng hoặc dễ thấy đến mức bạn cần phải tham gia. Dựa trên tình huống, bạn có thể hướng dẫn cá nhân đó phát huy khả năng của họ và giải quyết thách thức; cảm ơn họ đã nêu vấn đề và giao cho những người phù hợp để giải quyết; hoặc tập hợp nhiều nhóm lại để giải quyết vấn đề.

4. Phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề
Dành thời gian thảo luận về giải quyết vấn đề như một nhóm: động não các kỹ thuật, trao đổi mẹo và đưa ra cách hỗ trợ lẫn nhau. Bạn cũng có thể đào tạo các thành viên trong nhóm của mình sử dụng một mô hình giải quyết vấn đề mạnh mẽ, để họ có thể giải quyết vấn đề một cách độc lập nhất có thể. Trong bài viết của Forbes, Don't Bring Problems To Your Manager — Bring Solutions, Lisa Quast mô tả mô hình ra quyết định hợp lý - một cách tiếp cận từng bước tuyệt vời:

• Xác định vấn đề. Đào sâu hơn vào vấn đề bằng cách hỏi "tại sao?" cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Điều này sẽ cho phép bạn xác định vấn đề thực sự.

• Xác định tiêu chí giải pháp. Giải pháp của bạn cần phù hợp với những thông số nào – khung thời gian, ngân sách, nguồn lực, v.v.?

• Tạo ra các giải pháp tiềm năng. Liệt kê tất cả các giải pháp khả thi; không có ý tưởng nào tệ hoặc không thực tế ở giai đoạn này. Bạn có thể muốn đưa chuyên gia bên ngoài vào, có thể là một thành viên khác trong nhóm hoặc đồng nghiệp từ phòng ban khác.

• Phân tích và lựa chọn. Đánh giá từng giải pháp theo các tiêu chí bạn đã xác định. Giải pháp nào khả thi, với các ràng buộc? Chọn giải pháp có ý nghĩa nhất.

• Lên kế hoạch. Bây giờ bạn đã có “cái gì”, hãy nghĩ về “ai, ở đâu, khi nào và như thế nào”. Lên kế hoạch thực hiện và theo dõi sự thành công của giải pháp của bạn.

• Ghi lại, từ A đến Z. Đưa tất cả thông tin có liên quan, từ định nghĩa vấn đề đến triển khai, vào một tài liệu một trang. Như Quast giải thích, điều này loại bỏ những thông tin không liên quan và suy nghĩ sai lầm: Giữ cho tài liệu của bạn ngắn gọn sẽ buộc bạn phải suy nghĩ cẩn thận về tình huống và đi thẳng vào vấn đề.

Đến cuối quá trình này, người giải quyết vấn đề đã sẵn sàng trình bày giải pháp của họ. Hãy nhớ rằng, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không thể giải quyết được mọi rào cản bằng kỹ thuật này. Tuy nhiên, việc tăng cường khả năng giải quyết vấn đề của họ sẽ đảm bảo rằng họ chỉ đến với bạn với những vấn đề phức tạp nhất hoặc không thể giải quyết được.