HIỂU VỀ MINH BẠCH TẠI NƠI LÀM VIỆC VÀ BÍ QUYẾT TĂNG CƯỜNG TÍNH MINH BẠCH

Là một con đường hai chiều, tính minh bạch bắt đầu từ bạn. Bạn có muốn lực lượng lao động của mình gắn kết hơn không? Theo các nghiên cứu gần đây, tính minh bạch tại nơi làm việc nên được ưu tiên. Sự gắn kết của nhân viên cao hơn khi các thành viên trong nhóm tin rằng giao tiếp tại nơi làm việc là minh bạch. So với những nhân viên cho rằng công ty của họ không được chấp nhận, những nhân viên đã trải nghiệm tính minh bạch tại nơi làm việc báo cáo mức độ hài lòng trong công việc cao hơn tới sáu lần.

Có lý khi cho rằng tính minh bạch ngăn ngừa tình trạng hao hụt nhân sự vì sự hài lòng trong công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ giữ chân nhân viên. Nhưng tính minh bạch hoạt động như thế nào trong các tổ chức? Và có bất kỳ nhược điểm nào không? Ethan Bernstein , một giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard, cho rằng có. Bernstein đã phát hiện ra những phát hiện bất ngờ trong nghiên cứu về môi trường làm việc cởi mở và minh bạch. Nhân viên đã thực hiện các biện pháp đáng kể để che giấu hành động của mình do quá cởi mở. Để đảm bảo rằng mọi người "nhìn thấy những gì họ mong đợi thấy", trong một trường hợp, nhân viên đã che giấu những cải tiến quy trình cá nhân khỏi đồng nghiệp của họ.

Để biết thêm thông tin về tính cởi mở, minh bạch tại nơi làm việc, hãy tiếp tục đọc. Bạn sẽ khám phá cách cân bằng và xác định mức độ minh bạch phù hợp với tổ chức của mình.

Tính minh bạch tại nơi làm việc bao gồm những gì?
Minh bạch nơi làm việc là cuộc đối thoại trực tiếp giữa cấp lãnh đạo,  quản lý và nhân viên. Lãnh đạo cam kết minh bạch về mục tiêu, doanh thu, thất bại, phản hồi, giám sát và các chỉ số khác, trong khi nhân viên đồng ý cung cấp ý kiến, ý tưởng và thách thức để đổi lấy quyền được đặt câu hỏi.

Ví dụ, một số tổ chức như Buffer cung cấp dữ liệu về tiền lương, doanh thu và tính đa dạng. Mức độ minh bạch đó khá cao. Nhờ việc đưa tính minh bạch vào làm nguyên tắc kinh doanh cốt lõi, Buffer đã giành được sự tôn trọng của cả khách hàng và các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, một doanh nghiệp không phải lúc nào cũng cần phải minh bạch để giành được lòng tin của khách hàng. Việc nói về lỗi, cho phép truy vấn và chỉ cần phác thảo tham vọng tăng trưởng của công ty có thể đi một chặng đường dài.

Minh bạch được mô tả là “một kỹ năng, một thái độ và một quan điểm” của Đại học California ; chúng tôi gọi đó là văn hóa. Minh bạch tại nơi làm việc là một nền văn hóa doanh nghiệp nuôi dưỡng sự tự tin, sáng tạo và hạnh phúc trong công việc. Việc thiếu cởi mở giữa các đồng nghiệp có thể cản trở cảm giác kết nối, tham gia và làm việc nhóm.

Nhu cầu về sự minh bạch trong lãnh đạo
Niềm tin là lý do chính khiến các giám đốc điều hành doanh nghiệp phải tăng cường tính minh bạch. Khi nhân viên không phải đoán lý lẽ của bạn, bạn sẽ thiết lập được lòng tin với tư cách là một nhà lãnh đạo. Niềm tin cũng được thể hiện;

• Khi nhân viên có thể đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng nhưng vẫn trung thực với bạn.

• Khi mọi người có thể đến gặp bạn để trình bày vấn đề mà không sợ bị chỉ trích hay phản ứng.

• Khi các thành viên trong nhóm tin tưởng vào khả năng giữ lời hứa của bạn và họ sẽ được thông báo nếu bạn cần thay đổi hướng đi.

Niềm vui làm việc của nhân viên tăng lên nhờ sự tin tưởng và các thành viên trong nhóm được trao quyền sẽ làm việc tốt hơn. Ngoài ra, nó có thể ngăn chặn tổn thất của công ty. Nhân viên tin tưởng bạn sẽ nêu ra những vấn đề mới với công việc của họ trước khi quá muộn. Vì lý do này, bạn nên đầu tư vào một nền văn hóa làm việc minh bạch.

Một ví dụ về tính minh bạch tại nơi làm việc là gì?
Tính minh bạch trong công việc có thể có nhiều hình thức khác nhau. Các chủ đề được thảo luận thường xuyên nhất là tiền lương, tuyển dụng, tính đa dạng, sự phát triển nghề nghiệp và thành công của công ty. Sau đây là một minh họa về nó trong thực tế:

Minh bạch trong các sáng kiến ​​đa dạng: Các tổ chức tiết lộ số liệu thống kê về sự đa dạng của họ để nhóm có thể giữ cho ban lãnh đạo có trách nhiệm. Để giúp giải quyết khoảng cách lương theo giới tính, họ cũng công khai tiền lương. Với các đánh giá năng lực và các câu hỏi phỏng vấn chuẩn hóa, một số doanh nghiệp tăng cường tính cởi mở trong quá trình tuyển dụng—điều này giúp loại bỏ định kiến ​​vô thức và mang lại cơ hội bình đẳng cho tất cả các ứng viên.

Lợi ích của sự minh bạch tại nơi làm việc:  

Sự minh bạch làm tăng cam kết và lòng tin: Nhân viên tin tưởng vào quản lý của mình để bảo vệ lợi ích tốt nhất của họ, và các nhà lãnh đạo tin tưởng vào lực lượng lao động của mình để thực hiện. Chỉ khi có loại giao tiếp hai chiều đặc trưng cho một nền văn hóa minh bạch thì điều này mới có thể xảy ra. Nhiều nhân viên cảm thấy được truyền cảm hứng để làm việc vì họ tin rằng họ có thể tin tưởng vào tổ chức của mình. Nhân viên vui vẻ đồng ý hỗ trợ khi họ biết được một số tình huống nhất định. Họ có cảm giác sở hữu đối với các mục tiêu và chiến thuật của nhóm, điều này thúc đẩy họ tham gia nhiều hơn.

 Sự minh bạch giúp tăng cường sự hợp tác và hiệu quả.: Mục tiêu của hầu hết các tổ chức không được khoảng 60% lực lượng lao động của họ biết rõ. Căng thẳng mãn tính là kết quả của sự không thể đoán trước này đối với phi hành đoàn. Điều này ngăn cản việc giải phóng oxytocin và làm suy yếu khả năng tương tác với đồng nghiệp của nhân viên. Làm việc nhóm bị cản trở bởi nó.

Sự minh bạch thu hút nhân tài. Nghiên cứu của Slack cho thấy  87% nhân viên coi trọng tính minh bạch trong một công ty mới. Một nghiên cứu trước đó đã phát hiện ra mối liên hệ giữa sự cởi mở và sự hài lòng của nhân viên.

Sau khi Buffer công khai mức lương, số lượng và chất lượng ứng viên tuyển dụng đã tăng lên. Trong một tháng, Buffer đã nhận được 2.886 đơn đăng ký so với 1.263 đơn đăng ký của tháng trước. Joel Gascoigne, đồng sáng lập, cho biết. “Tỷ lệ những người phù hợp với văn hóa công ty cao hơn nhiều. Trước đây, chúng tôi chưa bao giờ có thể tìm được những ứng viên xuất sắc nhanh như vậy”.

Tính minh bạch hỗ trợ các nỗ lực thúc đẩy sự đa dạng .Vì nó nêu bật sự bất công nên tính minh bạch rất cần thiết cho các sáng kiến ​​về đa dạng, bình đẳng và hòa nhập (DEI) tại nơi làm việc. Tính minh bạch cho phép nhiều cá nhân tham gia hơn, đặc biệt là các thành viên của nhóm ít được đại diện. Những cá nhân đó có nhiều khả năng sẽ thu hút sự chú ý của bạn đến những bất công mà bạn có thể đã bỏ qua.

Những mặt trái tiềm ẩn của tính minh bạch trong công việc

Sau đây là một số tác động tiêu cực tiềm ẩn của tính minh bạch tại nơi làm việc:

Phản ứng của mọi người đối với các bản cập nhật không phải lúc nào cũng có thể dự đoán được
Đã có những trường hợp sự cởi mở bị chỉ trích. Bạn không thể đoán trước được người khác sẽ phản ứng thế nào với những gì bạn cung cấp. Đôi khi bạn có thể nhận được lời khen ngợi vì sự cởi mở; những lần khác, có thể có sự phản ứng dữ dội. Điều này đặc biệt đúng khi chuyển từ giao tiếp ít minh bạch sang giao tiếp trung thực. Mọi người có thể phản đối sự thay đổi vì họ vẫn chưa quen với việc nhận được những bình luận cởi mở và trung thực. Họ có thể nghĩ rằng lời kêu gọi minh bạch của bạn cũng là một "cái bẫy". Vì vậy, nếu lúc đầu bạn thấy mức độ tham gia ít hơn, đừng ngạc nhiên.

Nó có thể khiến quá trình ra quyết định bị chậm trễ: Chúng ta có thể dự đoán rằng nhiều cá nhân hơn sẽ tham gia vào việc ra quyết định bằng cách trao đổi thông tin và khái niệm. Nhưng chúng ta thường bỏ qua tác động của thời gian. Độ dài của quá trình ra quyết định tăng lên theo số lượng các bên tham gia. Tổng giám đốc điều hành Red Hat Jim Whitehurst phát biểu: “Có quá nhiều cá nhân tham gia nên chúng tôi mất nhiều thời gian hơn để đưa ra lựa chọn”.

Nó có thể dẫn đến sự phẫn nộ từ nhân viên: Nghiên cứu của Giáo sư Ethan Bernstein cho thấy sự cởi mở quá mức gây hại cho các công ty. Nhân viên có thể cảm thấy dễ bị tổn thương và bị phơi bày như thể họ liên tục bị theo dõi. Khi điều đó xảy ra, các cá nhân có thể bắt đầu che giấu suy nghĩ và hành động của mình.

Mẹo để tăng cường tính minh bạch trong công việc
Vậy, có sự cân bằng hợp lý giữa quá nhiều và quá ít sự minh bạch không? Không dễ để xác định và khác nhau giữa các công ty. Hãy làm cho nơi làm việc của bạn minh bạch hơn bằng cách sử dụng các gợi ý sau:

a. Khi có tin tức, hãy thông báo cho nhóm của bạn về bất kỳ thay đổi hoặc thay đổi tiềm ẩn nào: Bằng cách là người đầu tiên thông báo cho họ, bạn sẽ tăng thêm sự tin tưởng của họ vào bạn.

b. Đưa ra lời chỉ trích thẳng thắn và hữu ích: Bạn sẽ mất lòng tin của mọi người nếu họ phát hiện ra bạn đã nói dối họ. Sẽ chẳng có gì khác biệt nếu bạn làm vậy để nâng cao lòng tự trọng của họ.

c. Hãy nêu rõ kỳ vọng và thực hiện đúng thời hạn: Điều này giúp giảm khả năng gây sốc cho nhân viên bằng đánh giá hiệu suất kém. Ngoài ra, nó giúp mọi người tập trung vào nhiệm vụ của mình tại nơi làm việc

d. Ghi lại các quy trình và đào tạo: Mọi người sẽ cảm thấy an toàn hơn khi làm việc nếu họ biết phải làm gì, làm như thế nào và nhờ ai hỗ trợ. Điều đó góp phần nâng cao hiệu quả. 

e. Hãy cân nhắc cập nhật cho nhân viên về hiệu suất của công ty bạn: Mô tả doanh thu của bạn và so sánh với mục tiêu của bạn nếu doanh nghiệp của bạn có đủ khả năng chi trả. Nhân viên có thể cảm thấy an toàn khi biết rằng họ sẽ không bị sa thải đột ngột theo cách này. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp phải tình trạng suy thoái, bầu không khí minh bạch này sẽ khuyến khích nhân viên phát triển những ý tưởng mới lạ.

f. Giải thích lựa chọn của bạn và mời các câu hỏi và phản hồi từ lực lượng lao động: Điều này thúc đẩy sự hợp tác và hạnh phúc của người lao động. Mọi người có cảm giác thuộc về một điều gì đó lớn lao hơn chính họ.

g. Minh bạch hóa mức lương:  Thông báo cho mọi người về mức lương của bạn và lý do đằng sau mức lương đó, nếu bạn có thể. Các tổ chức như Buffer sử dụng thuật toán lương theo chức danh công việc, trình độ kỹ năng và chi phí sinh hoạt. Sử dụng công thức đó hoặc tự tạo công thức gốc theo ý bạn. Mức lương cũng nên được đưa vào trang web tuyển dụng của bạn. Nếu bạn không muốn tiết lộ các con số cụ thể, bạn có thể đưa ra các mức lương.

Phần kết luận
Minh bạch có một số lợi thế. Tăng cường cam kết, lòng tin và thu hút những khách hàng tiềm năng đặc biệt là một số trong số đó. Tuy nhiên, những điều này không tự phát triển. Là người lãnh đạo, bạn phải là người khởi xướng sự minh bạch. Thu hút họ vào cuộc trò chuyện, chú ý đến cảm xúc của họ, thể hiện sự đồng cảm với họ và dễ bị tổn thương. Khi bạn có thông tin mới về thành tích hoặc vấn đề, hãy cập nhật chúng. Bằng cách này, bạn tránh phản bội lòng tin của họ nếu họ phát hiện ra thông qua các phương tiện khác.