LẬP KẾ HOẠCH NĂNG LỰC & LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC

1. Sự khác biệt giữa hoạch định năng lực và hoạch định nguồn lực là gì?
Trong quản lý dự án, nguồn lực là bất cứ thứ gì cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một dự án. Nó có thể đề cập đến vật liệu, tiền bạc, thời gian, công cụ và con người.
Lập kế hoạch nguồn lực và lập kế hoạch năng lực là cách doanh nghiệp tận dụng các nguồn lực của mình để đảm bảo đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

2. Lập kế hoạch năng lực là gì?
Là quá trình dự đoán các yêu cầu kinh doanh trong tương lai của một tổ chức hoặc khách hàng. Lập kế hoạch năng lực cũng nhằm mục đích đảm bảo có sẵn các nguồn lực với bộ kỹ năng cần thiết để giải quyết các nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và doanh nghiệp. Đó là việc chuẩn bị và sẵn sàng cho bất kỳ nhiệm vụ hoặc dự án nào có thể xảy đến với bạn.
3. Quy hoạch tài nguyên là gì?
Lập kế hoạch nguồn lực có mối quan hệ họ hàng gần gũi với việc lập kế hoạch năng lực. Nó liên quan đến việc quản lý hiệu quả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án, cho dù đó là các nhân viên chuyên môn, số giờ được phân bổ hay hỗ trợ bên ngoài. Người quản lý tài nguyên có thể phân bổ lại nhiệm vụ, thay đổi thời hạn và thực hiện các biện pháp khác để đảm bảo đạt được mục tiêu của dự án và người lao động không bị sử dụng quá mức, sử dụng quá mức hoặc bị kiệt sức. Các nhà quản lý tài nguyên cũng cần đảm bảo xung đột không phát sinh trong suốt vòng đời dự án. Nói tóm lại, họ cần duy trì hành động cân bằng cẩn thận để tận dụng tốt nhất các nguồn lực quý giá nhất của tổ chức: công cụ, thời gian và con người.

4. Cách tính toán quy hoạch công suất
Vì vậy, bây giờ bạn đã hiểu giá trị của nó, có lẽ bạn đang tự hỏi làm thế nào để tính toán quy hoạch công suất. Tin tốt là có một công thức cho điều đó và nó có thể được chia thành ba phần đơn giản:

Trước tiên, bạn cần có thước đo về tỷ lệ sử dụng của công ty bạn . Đây là số giờ bạn mong đợi nhân viên thực sự thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ: hầu hết nhân viên ở Hoa Kỳ được lên kế hoạch làm việc 40 giờ một tuần, nhưng ít nhất 5 giờ trong số đó sẽ được sử dụng cho việc quản lý, giao tiếp hoặc thậm chí là tương tác xã hội. Nếu điều đó có vẻ giống nơi làm việc của bạn thì tỷ lệ sử dụng sẽ là 87,5% (35 trên 40 giờ).
Tiếp theo là các yêu cầu dự án của bạn. Ví dụ: nếu bạn có 10 dự án, mỗi dự án yêu cầu 50 giờ mỗi tuần, thì tổng số giờ cần thiết là 500 giờ mỗi tuần.
Bước cuối cùng là tìm ra nguồn lực sẵn có của bạn. Nếu bạn có 10 nhân viên làm việc 40 giờ một tuần với tỷ lệ sử dụng là 87,5% thì sẽ có 350 giờ khả dụng mỗi tuần.

Trong trường hợp này, các dự án yêu cầu 500 giờ mỗi tuần, nhưng chỉ có đủ nhân viên để đóng góp 350 giờ. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt 150 giờ mỗi tuần. Người quản lý dự án thường tìm cách khắc phục vấn đề này bằng cách phân bổ nguồn lực bổ sung, dời thời hạn về phía trước hoặc tái cân bằng khối lượng công việc giữa các phòng ban.
4.1. Ví dụ về hoạch định năng lực
Bạn vẫn không chắc chắn về cách thực hiện phép tính? Chúng tôi có một ví dụ đơn giản về lập kế hoạch năng lực để giúp bạn trên con đường của mình. Trong trường hợp này, chúng tôi đưa ra số liệu dựa trên tình huống giả định ở trên để bạn có thể thấy chính xác nó sẽ hoạt động như thế nào trong đời thực.

Tỷ lệ sử dụng: 35 giờ nhiệm vụ / 40 giờ dự kiến x 100 = 87,5%
Yêu cầu dự án: 10 dự án x 50 giờ mỗi dự án = 500 giờ mỗi tuần
Tài nguyên có sẵn: 10 nhân viên x 40 giờ theo lịch mỗi tuần x tỷ lệ sử dụng 87,5/100 = 350 giờ làm việc có sẵn mỗi tuần
Tính toán công suất: 500 giờ cần thiết mỗi tuần - 350 giờ làm việc cần thiết mỗi tuần = thiếu 150 giờ mỗi tuần

5. Tính toán nguồn lực cho dự án
Chúng tôi hiểu rằng việc tính toán nguồn lực cho các dự án có thể gặp nhiều thách thức, đặc biệt khi hoàn cảnh thay đổi. Dưới đây là ba cách bạn có thể tính toán nguồn lực bạn cần cho các dự án sắp tới.
5.1. Phân tích các dự án trước đây
Mặc dù hầu hết các dự án đều là duy nhất nhưng nhiều dự án sẽ có những thông số tương tự nhau về yêu cầu hoặc kỳ vọng. Bằng cách kiểm tra hồ sơ trong quá khứ, người quản lý dự án có thể biết những nguồn lực nào được yêu cầu để hoàn thành dự án và sử dụng nguồn lực này làm chuẩn mực cho công việc trong tương lai.
5.2. Tạo lịch tài nguyên
Lịch có thể là người bạn tốt nhất của người quản lý dự án, đặc biệt khi chúng được kết nối với danh sách nhiệm vụ. Lịch lập kế hoạch nguồn lực có thể giúp bạn theo dõi thời hạn, điều chỉnh phân bổ nguồn lực nếu cần và đảm bảo mọi người đều làm việc trên cùng một trang. Tích hợp lịch của bạn với các nhà cung cấp phần mềm khác, bao gồm MS Teams và G Suite, để bạn có thể dễ dàng lên lịch các cuộc họp và dự án giữa các phòng ban và các bên liên quan.
5.3. Sử dụng các mẫu đã được thử nghiệm
Nếu bạn đang cố gắng tính toán tài nguyên nhanh chóng, hãy sử dụng các mẫu như lộ trình sản phẩm, kế hoạch truyền thông, biểu mẫu tiếp nhận có thể tùy chỉnh cũng như danh sách kiểm tra các kết quả và mục tiêu chính.
6. Các loại chiến lược hoạch định năng lực
Có một số chiến lược hoạch định năng lực khác nhau, tất cả đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Các chiến lược khác nhau sẽ phù hợp với các tình huống hoặc tổ chức nhất định — người quản lý dự án sẽ biết rõ nhất đâu là lựa chọn phù hợp cho họ.

6.1. Chiến lược “tụt hậu”
Nếu bạn nghiêng về một cách tiếp cận thận trọng hơn, chiến lược “tụt hậu” có thể là lựa chọn tốt nhất. Phương pháp này chỉ liên quan đến việc tăng công suất để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Ưu điểm của việc này là các công ty có thể duy trì mô hình tinh gọn hơn bằng cách tránh chi phí tài nguyên cao hơn nếu có thể. Nhược điểm là họ có thể bị thiếu hụt và không thể thực hiện được yêu cầu khẩn cấp.
6.2. Chiến lược dẫn đầu
Đây là cách tiếp cận ngược lại, trong đó các tổ chức đầu tư vào việc duy trì năng lực nguồn lực ở mức cao để dự đoán các yêu cầu trong tương lai. Điều này có thể giúp bảo vệ họ khỏi tình trạng thiếu hụt hoặc thời gian ngừng hoạt động. Nó cũng có thể đảm bảo rằng họ có thể đáp ứng được những nhu cầu cấp bách, tránh nguy cơ mất hoạt động kinh doanh vào tay đối thủ cạnh tranh được chuẩn bị tốt hơn.
6.3. Chiến lược trận đấu
Đối với những công ty thích cách tiếp cận giữa đường, chiến lược phù hợp là một lựa chọn tốt. Thay vì tăng công suất tài nguyên để dự đoán hoặc để đáp ứng nhu cầu, chiến lược phù hợp bao gồm những thay đổi nhỏ hơn, gia tăng hơn để phù hợp với những thay đổi về nhu cầu thị trường.
6.4. Điều chỉnh
Chiến lược này tương tự ở chỗ nó liên quan đến việc tăng hoặc giảm công suất phù hợp với nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm những biến động trên thị trường, tuyến cung ứng hoặc nhu cầu của người tiêu dùng. Những điều chỉnh có thể nhỏ hoặc lớn, tùy thuộc vào yếu tố nào gây ra phản ứng.
7. Các bước chính của quá trình hoạch định năng lực
Việc thiết lập một quy trình lập kế hoạch năng lực mạnh mẽ, đáng tin cậy sẽ giúp tổ chức hoạt động tốt. Nếu không có nó, nguồn lực sẽ bị căng thẳng, thời hạn sẽ bị trì hoãn và cuối cùng, các dự án sẽ không được chuyển giao. Có 05 bước chính liên quan đến việc lập kế hoạch năng lực hiệu quả.
7.1. Có được bức tranh toàn cảnh về năng lực hiện tại
Bước này nhằm đảm bảo bạn hiểu rõ về nguồn lực hiện có của mình, cho dù điều này liên quan đến con người, thời gian hay sản phẩm. Nếu bạn đang tính ra số giờ làm việc sẵn có, đừng quên việc sử dụng công ty: ý tưởng rằng nhân viên chỉ hoàn thành nhiệm vụ trong một phần trăm thời gian họ làm việc. Sử dụng con số này (80% là ví dụ phổ biến) sẽ đảm bảo bạn có được bức tranh chính xác hơn về năng lực hiện tại của mình.
7.2. Dự báo nhu cầu dự kiến của bạn
Tiếp theo trong danh sách là vạch ra nhu cầu trong tương lai của tổ chức bạn. Điều này có thể liên quan đến việc đưa ra dự đoán, suy đoán hoặc giả định về kết quả có thể xảy ra của một dự án hoặc một loạt dự án. Có sẵn một số kỹ thuật dự báo khác nhau , nhưng hầu hết đều được thực hiện thông qua phân tích dữ liệu lịch sử cũng như kết quả dự đoán trong tương lai. Dự báo được phát triển đầy đủ sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro do thiếu sự chuẩn bị hoặc thiếu nguồn lực.
7.3. Đánh giá các yếu tố rủi ro
Phải nói rằng, cho dù bạn dự đoán tương lai cẩn thận đến đâu thì tình huống vẫn thay đổi, thị trường thay đổi và yêu cầu cũng thay đổi. Duyệt qua các nhiệm vụ đã hoàn thành tương tự sẽ giúp xác định các rào cản hoặc sự chậm trễ phổ biến đã ảnh hưởng đến vòng đời dự án và có thể tránh được trong các dự án tiếp theo. Đảm bảo khả năng hiển thị đầy đủ của dự án và giám sát việc sử dụng tài nguyên của dự án sẽ giúp đảm bảo giảm thiểu rủi ro nếu có thể.
7.4. Xây dựng kế hoạch dự phòng
Những vấn đề không lường trước được luôn xảy ra trong thế giới quản lý dự án. Người quản lý dự án được chuẩn bị tốt sẽ tìm cách đảm bảo nguồn lực bổ sung tiềm năng nếu cần thiết. Điều này có thể có nghĩa là kiểm tra xem khối lượng công việc có thể được chia sẻ với các bộ phận khác hay không hoặc liệu có thể tuyển thêm nhân viên làm việc tự do khi cần thiết hay không. Bằng cách chuẩn bị trước kế hoạch dự phòng, bạn có thể giảm nguy cơ ngừng hoạt động hoặc thời hạn bị trì hoãn nếu điều bất ngờ xảy ra.
7.5. Thực hiện và giám sát
Khi bạn đã tính toán được các nguồn lực hiện tại và các yêu cầu ước tính cũng như các rủi ro và giải pháp của mình, đã đến lúc tổng hợp tất cả thông tin lại với nhau để tạo thành một kế hoạch năng lực. Điều này sau đó có thể được chia thành một dự án, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ.
8. Những lời khuyên hàng đầu về lập kế hoạch nguồn lực và năng lực
Như bạn có thể thấy, có nhiều cách khác nhau để bảo vệ và thực hiện các mục tiêu của tổ chức bằng cách lập kế hoạch nguồn lực và năng lực nguồn lực hiệu quả.
Cho dù bạn chọn áp dụng những phương pháp này như thế nào thì vẫn có sẵn một số phương pháp hay nhất về lập kế hoạch nguồn lực và năng lực. Bao gồm các:

Đừng 'đánh giá' nguồn lực của bạn. Sử dụng phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ để có được cái nhìn toàn diện 360° về hoạt động của bạn, từ thời gian được theo dõi đến vượt ngân sách, bao gồm mọi hồ sơ lịch sử có sẵn.
Hiểu biết thực tế về những rủi ro đối với kế hoạch năng lực nguồn lực của bạn.

Biến việc lập kế hoạch nguồn lực và năng lực tài nguyên trở thành một phần của hoạt động hàng ngày của bạn. Ngay cả những kế hoạch được chuẩn bị tốt nhất cũng có thể gặp trục trặc trong quá trình thực hiện, vì vậy điều quan trọng là phải theo dõi diễn biến của dự án. Vì nhiều người trong chúng ta hiện đang làm việc tại chỗ, từ xa hoặc kết hợp cả hai, điều quan trọng hơn bao giờ hết là chúng ta có thể truy cập thông tin trong thời gian thực để đảm bảo rằng mọi vấn đề tiềm ẩn đều được phát hiện nhanh chóng.