NHỮNG CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÓM CỦA BẠN

Động lực là một trong nhiều yếu tố góp phần làm bạn hài lòng với nghề nghiệp của mình. Mặc dù việc tự tạo động lực chắc chắn là quan trọng nhưng việc nhận được động lực từ bên ngoài từ những người tại nơi làm việc như cấp trên và đồng nghiệp cũng rất hữu ích.

Với tư cách là người quản lý, hiểu cách động viên nhân viên là một trong những trách nhiệm lớn nhất của bạn vì nó có thể tác động tích cực đến năng suất và giảm tỷ lệ thôi việc.

Làm thế nào để động viên nhân viên

Có một số cách để tạo cho nhân viên của bạn động lực mà họ cần để làm việc tốt nhất và đạt được cả mục tiêu cá nhân và tổ chức. Dưới đây là một số ý tưởng tạo động lực cho nhân viên mà bạn có thể thực hiện tại nơi làm việc để hỗ trợ năng suất và sự hài lòng trong công việc:

Thiết lập một hệ thống khen thưởng.
Hãy biến môi trường làm việc của bạn trở nên thân thiện nhất có thể.
Hãy duy trì đối thoại.
Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp.
Hãy cho nhóm của bạn sự tự do.
Hãy trở thành kiểu người lãnh đạo mà mọi người muốn noi theo.
Hãy hỏi nhân viên của bạn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về từng phương pháp tạo động lực và cách bạn có thể áp dụng từng phương pháp đó cho nhóm của mình.

1. Xây dựng hệ thống khen thưởng

Nếu bạn chưa làm như vậy, việc triển khai hệ thống khen thưởng có thể mang lại động lực để mọi người hướng tới. Mặc dù mọi người có thể tìm thấy động lực nội tại thông qua niềm tin vào giá trị công ty và niềm vui thực sự trong công việc của họ, việc khen thưởng những người có thành tích xuất sắc thể hiện sự đánh giá cao của bạn và nhấn mạnh các tiêu chuẩn để người khác hướng tới. Có một số cách bạn có thể khen thưởng nhân viên vì đã làm việc chăm chỉ:

Phúc lợi cộng thêm / Phụ cấp
Sự công nhận
Sự đánh giá

Tùy thuộc vào vị trí và ngân sách của bạn, bạn có thể sử dụng tất cả hoặc chỉ một vài hệ thống khen thưởng này. Sự công nhận và đánh giá cao là phần thưởng nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất mà bạn có thể áp dụng.

Công nhận chất lượng công việc sẽ giúp các cá nhân có động lực tiếp tục vượt quá mong đợi. Ví dụ: bạn có thể gửi thư cảm ơn hoặc email cá nhân tới nhân viên đã làm việc đặc biệt xuất sắc hoặc đã nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng hoặc đồng nghiệp. Một lời cảm ơn cá nhân sẽ cho nhân viên biết rằng họ đang làm rất tốt và thực thi đạo đức làm việc tốt.

Để có nỗ lực nhóm tuyệt vời, bạn có thể cân nhắc mời cả nhóm đi ăn trưa để ăn mừng và ghi nhận những nỗ lực của họ khi họ đạt được các mục tiêu nhất định hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm.

Nếu bạn cảm thấy điều đó sẽ có lợi cho nhóm của mình, bạn cũng có thể thử triển khai hệ thống điểm thưởng. Một cách để làm điều này là thông qua đánh giá hiệu suất thường xuyên. Bạn có thể thiết lập hệ thống tính điểm dựa trên mức hiệu suất của họ và khen thưởng những người có thành tích xuất sắc nhất sau mỗi vòng đánh giá.

Ví dụ: bạn có thể giải thích rằng từ 1 đến 7 điểm được khen thưởng cho các trách nhiệm chính của từng vai trò cá nhân như sau:

7 – Luôn thực hiện theo tiêu chuẩn 'hình mẫu'.
6 – Hầu như luôn thực hiện theo tiêu chuẩn 'hình mẫu'.
5 – Thực hiện theo tiêu chuẩn 'hình mẫu' khoảng 50% thời gian và ở mức 'đáp ứng mong đợi' khoảng 50% thời gian.
4 – Thực hiện nhất quán ở mức “đáp ứng mong đợi”.
3 – Thực hiện ở mức 'đáp ứng mong đợi' khoảng 50% thời gian và ở mức 'dưới mong đợi' khoảng 50% thời gian.
2 – Hầu như luôn hoạt động ở mức 'dưới mức mong đợi'.
1 – Luôn thực hiện ở mức 'dưới mức mong đợi'.

Kết quả là, họ có thể kiếm được phần thưởng như thêm một ngày nghỉ phép hoặc thứ gì đó hữu hình hơn, chẳng hạn như thẻ quà tặng mà họ lựa chọn. Hãy đảm bảo rằng mọi người có thể đạt được điểm cao nhất bằng cách giải thích rõ ràng những kỳ vọng liên quan đến vai trò của mỗi người. Tổ chức đánh giá hiệu suất nhất quán hàng năm, nửa năm hoặc hàng quý.

2. Tạo môi trường làm việc thân thiện nhất có thể

Tạo ra một môi trường cởi mở, khuyến khích và chào đón sẽ mang lại không gian cho các cá nhân cống hiến hết mình cho công việc của mình. Chú ý và duy trì không gian làm việc và văn hóa nhóm tích cực là điều quan trọng đối với động lực của nhân viên. Dưới đây là một số mẹo để làm cho nơi làm việc của bạn cảm thấy được chào đón và khuyến khích:

a/ Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Hãy để càng nhiều ánh sáng tự nhiên vào văn phòng của bạn càng tốt. Sử dụng rèm nhẹ hơn để loại bỏ ánh sáng chói nhưng vẫn cho ánh sáng lọt vào.

b/ Thêm cây: Thêm cây xanh vào văn phòng của bạn có thể làm cho nó trở nên thẩm mỹ hơn. Thực vật cũng được chứng minh là có tác dụng giảm căng thẳng và tăng năng suất.

c/ Làm cho nó thoải mái: Nếu nhân viên của bạn dành phần lớn thời gian ở bàn làm việc, hãy đầu tư vào những chiếc ghế thoải mái, có hỗ trợ. Bạn cũng có thể đầu tư vào các vật dụng tiện dụng như chuột ở vị trí trung lập và bàn đứng. Hãy chắc chắn rằng văn phòng của bạn được thông gió tốt và được sưởi ấm và làm mát đúng cách.

d/ Mở không gian lên: Mở rộng không gian văn phòng của bạn nhất có thể sẽ thúc đẩy một môi trường hợp tác có thể thúc đẩy nhân viên của bạn làm việc với nhau nhiều hơn. Để làm được điều này, hãy cân nhắc việc loại bỏ các rào cản vật lý. Thay thế tủ bằng bàn làm việc có thể có lợi nếu ngân sách của bạn có thể.

3. Giữ giao tiếp cởi mở

Giao tiếp là một thành phần quan trọng trong việc tạo động lực cho nhân viên. Duy trì giao tiếp nhất quán cho phép các cá nhân biết chính xác họ đang hoạt động như thế nào so với mong đợi. Nó cũng xóa bỏ sự mơ hồ về mục tiêu, mức độ ưu tiên, cách hoàn thành nhiệm vụ và cách làm việc cùng nhau.

Tạo và duy trì một đường dây giao tiếp cởi mở với nhóm của bạn. Hãy hỏi họ xem có điều gì đang cản trở họ đạt được mức năng suất bình thường hay không. Hãy nói rõ rằng họ có quyền tự do bày tỏ bất kỳ mối quan ngại nào liên quan đến nơi làm việc.

Hãy xem xét áp dụng các kỹ thuật sau để cải thiện khả năng giao tiếp:

a/ Lên lịch cuộc họp

Hãy cân nhắc việc lên lịch họp nhóm thường xuyên hoặc gặp riêng với nhân viên tùy theo nhu cầu của họ. Cuộc họp nhóm hàng ngày hoặc hàng tuần là cách tuyệt vời để nhận thông tin cập nhật về các dự án và lắng nghe mọi mối quan ngại mà nhóm của bạn có thể có. Điểm tiếp xúc trực tiếp với nhân viên sẽ cho phép họ nói chuyện thoải mái với bạn về nhu cầu của họ.

b/ Dành thời gian hành chính cho nhân viên của bạn

Hãy dành một khoảng thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần một lần để nhân viên có thể đến gặp bạn khi có thắc mắc, ý tưởng hoặc khiếu nại. Giờ làm việc là cách để nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi nói chuyện riêng với bạn một cách thường xuyên mà không cần phải sắp xếp thêm thời gian với bạn.

c/ Yêu cầu phản hồi

Yêu cầu phản hồi về vai trò của bạn với tư cách là người giám sát, cách nhóm hoạt động và cách nhóm làm việc với các nhóm khác. Bạn có thể cân nhắc việc xây dựng điều này thành các đánh giá hiệu suất hàng quý hoặc nửa năm. Nếu nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi nói cho bạn biết bạn đang làm như thế nào với tư cách là người quản lý, họ sẽ dễ tiếp thu những phản hồi mà bạn cung cấp cho họ hơn .Việc liên lạc thường xuyên với nhân viên của bạn sẽ khiến họ cảm thấy như được hỗ trợ và ý kiến đóng góp của họ được đánh giá cao.

4. Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp

Có lộ trình rõ ràng để thăng tiến ở vị trí của bạn bằng cách cải thiện các kỹ năng mềm và cứng quan trọng , cần thiết để có động lực nghề nghiệp lâu dài.

Nếu bạn muốn giúp nhân viên của mình luôn có động lực, điều quan trọng là phải tạo cho họ cơ hội phát triển trong công ty. Bạn có thể cung cấp các cơ hội thăng tiến nghề nghiệp liên tục theo nhiều cách. Dưới đây là một vài ví dụ:

Các buổi đào tạo trực tuyến hoặc trực tiếp
Hội thảo chuyên nghiệp nội bộ hoặc bên thứ ba
Tham gia các hội thảo liên quan
Trợ cấp phát triển cho sách hoặc sách nói
Danh sách podcast, video và các tài nguyên hữu ích khác
Chương trình cố vấn
Các chương trình theo dõi nghề nghiệp
Đánh giá hiệu suất thường xuyên

Nếu bạn nhận thấy rằng một trong những nhân viên của bạn có tiềm năng chuyển sang vị trí quản lý, hãy đào tạo bổ sung để chuẩn bị cho họ về vai trò quản lý và giúp họ tìm thấy cơ hội trong công ty của bạn. Truyền đạt rõ ràng tất cả các nguồn lực mà nhóm của bạn có sẵn để phát triển kỹ năng và thăng tiến trong sự nghiệp của họ. Những nhân viên cảm thấy họ có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp thường có động lực hơn.

5. Cho nhóm của bạn sự tự do

Trong khi một số tình huống nhất định đòi hỏi cách tiếp cận thực tế, quản lý vi mô thường làm giảm động lực. Những nhân viên cảm thấy không có quyền tự chủ trong công việc sẽ có ít động lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình và thường sẽ bị kiệt sức.

Trao quyền cho nhóm của bạn để hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu sẽ mang lại cho họ cảm giác kiểm soát được công việc của mình.

Khi một người cảm thấy họ có quyền tự do làm việc theo cách họ muốn, họ sẽ có động lực hơn để tạo ra tác phẩm tốt nhất của mình.Trao quyền tự chủ cho nhóm của bạn cũng sẽ chứng tỏ rằng bạn tin tưởng họ sẽ tự mình hoàn thành xuất sắc công việc.

Khi nhân viên biết rằng họ được tin cậy, điều đó sẽ truyền cảm hứng cho lòng trung thành và hỗ trợ động lực để duy trì sự tin tưởng đó.

6. Hãy trở thành mẫu người lãnh đạo mà mọi người muốn noi theo

Những nhân viên yêu mến và tôn trọng người quản lý của mình sẽ có động lực làm việc hơn những người cảm thấy không thể tin tưởng vào cấp trên của mình. Nếu bạn muốn truyền cảm hứng cho nhân viên của mình làm công việc tốt nhất có thể mỗi ngày, bạn cần phải là mẫu người lãnh đạo mà mọi người sẵn lòng và vui vẻ đi theo.

Sự tôn trọng là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc trở thành một nhà lãnh đạo giỏi. Hãy đối xử với nhân viên theo cách bạn muốn được đối xử. Luôn sử dụng giọng điệu tôn trọng khi nói chuyện với nhân viên của mình.

Nếu có vấn đề cần giải quyết, hãy làm việc đó một cách riêng tư. Bạn cũng nên ưu tiên sự trung thực trong nhóm của mình.

Nếu thiếu sự minh bạch tại nơi làm việc thì khó duy trì được động lực.Cuối cùng, bạn nên sẵn sàng và giúp đỡ khi các cá nhân cần hỗ trợ.

Nếu một nhân viên đang phải đối mặt với một vấn đề cản trở động lực và khả năng làm việc của họ, họ cần biết bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ họ bất cứ cách nào họ cần. Khi nhân viên biết bạn ở đó để hỗ trợ họ, việc duy trì động lực sẽ dễ dàng hơn.

7. Nhận phản hồi từ nhân viên của bạn

Giải pháp đơn giản nhất để tìm ra cách tốt nhất để động viên nhân viên của bạn là hỏi họ. Những người khác nhau được thúc đẩy theo những cách khác nhau, vì vậy những gì hiệu quả với người này có thể không hiệu quả với người khác.

Hãy cân nhắc việc khảo sát nhóm của bạn để xem điều gì thúc đẩy họ. Nếu bạn có một nhóm lớn hơn, bạn có thể không tìm ra cách thực hiện kế hoạch cá nhân để động viên mọi người. Trong những trường hợp như thế này, hãy cố gắng tìm một chủ đề chung và lên kế hoạch sắp xếp phù hợp với ý tưởng chung.

Bạn cũng nên chú ý đến những cách mà động lực đang bị ức chế tại nơi làm việc của bạn. Hiểu được các vấn đề đang khiến nhân viên của bạn không thể làm việc hết mình sẽ giúp bạn ưu tiên tìm ra giải pháp nào.

Lời khuyên để tạo động lực cho nhân viên
Có những điều bổ sung mà bạn có thể thử để động viên nhân viên tùy thuộc vào môi trường làm việc và ngân sách của bạn. Dưới đây là một số mẹo khác có thể giúp tăng động lực cho nhóm của bạn:

a/ Cung cấp các ưu đãi như các suất ăn miễn phí: Cung cấp cho nhân viên của bạn các bữa ăn hoặc đồ ăn nhẹ miễn phí có thể là một cách tốt để duy trì động lực cho họ nếu bạn có đủ ngân sách. Cung cấp bữa trưa thường xuyên hoặc bán thường xuyên cũng có thể cắt giảm thời gian đi lại nếu mọi người rời văn phòng vào buổi chiều.

b/ Sử dụng lịch trình linh hoạt: Cho phép nhân viên của bạn tùy chỉnh giờ làm việc của họ thay vì dựa vào lịch làm việc từ 9 đến 5 giờ truyền thống là một động lực tuyệt vời mà bạn có thể đưa ra cho những vai trò phù hợp. Một số nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn trong 4 ngày 10 giờ và 3 ngày cuối tuần thay vì làm việc 8 giờ mỗi ngày, 5 ngày một tuần. Những nhân viên cảm thấy họ có thể kiểm soát được lịch trình của mình sẽ cảm thấy có động lực hơn. Tất nhiên, điều này là không thể đối với một số vị trí đòi hỏi sự chú ý trong lịch trình làm việc thường xuyên (chẳng hạn như dịch vụ khách hàng).

c/ Có một ngày “tập trung” hoặc làm việc tại nhà: Giống như lập kế hoạch linh hoạt, việc cho nhân viên của bạn lựa chọn làm việc tại nhà cho phép họ kiểm soát được cách họ làm việc. Một ngày tập trung khi nhân viên làm việc tại nhà cũng có thể tăng năng suất của họ.

d/ Thu hút nhân viên của bạn tham gia vào quá trình quản lý: Tích cực lôi kéo nhân viên vào việc quản lý nơi làm việc là một cách khác để động viên họ. Trong một số trường hợp, sự lãnh đạo cần phải được thực hiện từ trên xuống, nhưng trong những trường hợp khác, bạn có thể để nhân viên đóng góp ý kiến và đưa ra quyết định. Những nhân viên cảm thấy ý kiến của họ có vai trò quan trọng trong cách vận hành nơi làm việc sẽ có động lực hơn nhiều để thể hiện tốt nhất khả năng của mình.

Người quản lý có nhiều trách nhiệm khác nhau, bao gồm cả việc duy trì động lực cho nhân viên của mình. Những nơi làm việc khác nhau đòi hỏi những kỹ thuật tạo động lực khác nhau, đó là lý do tại sao việc chọn một chiến lược phù hợp với nhóm của bạn là điều quan trọng. Với một số kế hoạch, bạn sẽ có thể tìm ra cách hiệu quả để động viên nhân viên của mình để họ làm việc tốt nhất và cảm thấy hài lòng khi đến làm việc mỗi ngày.