PHẦN 1: TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VÀ VAI TRÒ CỦA NHÂN SỰ

 

Việc truyền đạt những thay đổi, đào tạo lại, tuyển dụng lại và hỗ trợ nhân viên đều do những chuyên gia nhân sự chăm chỉ đảm nhiệm.

Phòng nhân sự quản lý con người, và con người có thể tạo ra hoặc phá vỡ sự thay đổi. Và vì chỉ có 34% sáng kiến ​​thay đổi là thành công rõ rang, tổ chức cần các chuyên gia nhân sự (HR) của mình phải làm tốt nhất.

Bài viết này xem xét sâu hơn về tái cấu trúc tổ chức theo góc nhìn của HR, bao gồm vai trò của HR trong suốt 04 bước tái cấu trúc chính.

Bài viết cũng cung cấp 06 phương pháp hay nhất để đơn giản hóa và hợp lý hóa sáng kiến ​​tái cấu trúc công ty
 

1. Tái cấu trúc tổ chức là gì?

 

 

2. Tại sao các công ty phải tái cấu trúc ?

Thế giới đang chuyển động rất nhanh và một nghiên cứu năm 2020 cho thấy 60% các tổ chức cần tái cấu trúc ít nhất ba năm một lần để duy trì hoạt động, trong khi 16% cần tái cấu trúc sau mỗi 12 tháng.
 

3. Lý do thực sự đằng sau việc tái cấu trúc là gì?

Sau đây là những lý do hàng đầu để tái cấu trúc công ty:

Lý do	Sự miêu tả
1. Thay đổi về lãnh đạo hoặc quyền sở hữu	Người lãnh đạo mới muốn đổi thương hiệu hoặc định hình lại công ty, điều này sẽ đòi hỏi những thay đổi về mặt pháp lý và tổ chức
2. Áp lực từ đối thủ cạnh tranh	Nếu đối thủ cạnh tranh của bạn áp dụng các quy trình và thực hành mới, công ty của bạn phải phản ứng để duy trì sự phù hợp
3. Những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng	Các công ty có thể cần tái cấu trúc để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mới cho khách hàng
4. Các yếu tố kinh tế và chính trị bên ngoài	Các sự kiện thế giới, chẳng hạn như cuộc khủng hoảng lạm phát hiện nay, đại dịch hoặc chiến tranh ở Ukraine, có thể tác động đến doanh nghiệp hoặc đòi hỏi phải thay đổi quy trình kinh doanh
5. Kết quả tài chính kém/suy giảm, mất khả năng thanh toán hoặc phá sản	Có thể cần phải thay đổi quy trình hoặc mục tiêu kinh doanh và/hoặc tái cấu trúc tài chính để duy trì hoạt động kinh doanh khi lợi nhuận thấp
5. Chiến lược giảm chi phí	Một doanh nghiệp có thể tái cấu trúc để tăng hiệu quả ngân sách, chẳng hạn như bằng cách giảm chi phí chung hoặc phân bổ lại việc sử dụng ngân sách.
6. Cơ hội thị trường mới	Một tổ chức có thể tận dụng các cơ hội thị trường mới, chẳng hạn như tung ra sản phẩm ở thị trường mới hoặc nâng cao nhận thức về thương hiệu
7. Sáp nhập và mua lại dẫn đến việc đổi thương hiệu	Các nhà lãnh đạo hoặc quản lý mới có thể muốn đổi thương hiệu hoặc thay đổi quy trình kinh doanh
8. Thoái vốn và tách công ty	Việc bán một số tài sản nhất định hoặc thành lập một công ty con có thể đòi hỏi phải tái cấu trúc rất nhiều

 

4. Ai tham gia vào việc tái cấu trúc tổ chức?

Mọi người trong công ty đều ít nhiều tham gia vào quá trình tái cấu trúc tổ chức, từ giám đốc điều hành cho đến thực tập sinh mới nhất. Nhưng việc tái tổ chức ảnh hưởng đến mỗi người theo những cách khác nhau.

Hãy cùng xem xét những tác nhân chính trong quá trình tái cấu trúc công ty và vai trò của từng tác nhân:

• Quản lý: Những người giữ vai trò quản lý tập trung vào việc duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bất chấp nhiều thay đổi và thách thức. Họ cũng có thể giúp lập kế hoạch tái cấu trúc, đánh giá các hoạt động tái cấu trúc và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.

• Nhân viên: Tái cấu trúc không phải lúc nào cũng liên quan trực tiếp đến nhân viên, nhưng việc đưa họ vào và thông báo cho họ sẽ tăng cơ hội thành công và giảm sự phản đối.

• Nhà đầu tư: Các công ty có nhiều nhà đầu tư tham gia thường đưa họ vào các quyết định quan trọng, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến quá trình.

• Nhân viên nhân sự: Các chuyên gia nhân sự lập kế hoạch và hướng dẫn quá trình tái cấu trúc, truyền đạt những thay đổi cho nhân viên và giúp họ vượt qua khó khăn.

 

5. Vai trò của HR trong việc tái cấu trúc công ty

HR tham gia từ đầu đến cuối quá trình tái cấu trúc. Họ cũng giao tiếp với nhiều cấp độ khác nhau của công ty.

Hãy cùng xem xét các bước để tái cấu trúc một phòng ban hoặc công ty và cách HR hướng dẫn hành trình đó.

Sau đây là tóm tắt nhanh về từng giai đoạn và trách nhiệm của chuyên gia nhân sự trong suốt các giai đoạn:

Giai đoạn	Sự miêu tả
1. Giai đoạn lập kế hoạch	Đánh giá tình hình hiện tại của bạn, tìm hiểu các kỹ năng hiện tại của lực lượng lao động và lập bản đồ cấu trúc mới của bạn
2. Giai đoạn truyền thông nội bộ	Thảo luận về sự thay đổi với nhân viên, cung cấp sự minh bạch và hỗ trợ bất cứ khi nào có thể
3. Giai đoạn triển khai	Triển khai các thay đổi, giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với vai trò mới và xử lý việc sa thải một cách khéo léo
4. Sau khi tái cấu trúc hoàn tất	Theo dõi tiến độ, xem xét các thay đổi và hỗ trợ nhân viên khi họ thích nghi với vị trí mới

Bây giờ, chúng ta hãy thảo luận sâu hơn về từng giai đoạn này.
 

A. Trong giai đoạn lập kế hoạch

Việc lập kế hoạch tái cấu trúc tổ chức của bạn một cách hợp lý là điều cần thiết. Nó cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về những kỹ năng bạn cần, những kỹ năng bạn đã có và cách thực hiện tái cấu trúc tốt nhất.

Việc lập kế hoạch có thể tạo nên sự khác biệt giữa thất bại và thành công, và HR đóng vai trò quan trọng trong việc này.

Bước đầu tiên trong giai đoạn lập kế hoạch là phải xem xét tình hình hiện tại. Đảm bảo bạn hiểu rõ về:

• Cơ cấu tổ chức hiện tại của bạn

• Định hướng và mục tiêu chung trong tương lai của công ty

• Bộ kỹ năng của lực lượng lao động hiện tại của bạn và bất kỳ khoảng cách kỹ năng nào
   

Kết quả cung cấp cho bạn thông tin chi tiết quan trọng về vị trí bạn nên bố trí những người lao động này và bất kỳ nhân viên mới nào bạn cần tuyển dụng.

Sau khi bạn nắm vững các kỹ năng của nhân viên, đã đến lúc phát triển một cơ cấu tổ chức mới. Cơ cấu này phải:

• Dựa trên mục tiêu chung của quá trình tái cấu trúc

• Liên kết với yêu cầu về chi phí

• Liên quan trực tiếp đến mục tiêu hiệu suất

• Tính đến các ràng buộc về mặt pháp lý và kinh tế

• Xem xét sức mạnh của nhân viên
   

Sau khi đã lập và ghi chép lại những cân nhắc này, bạn có thể bắt đầu thiết kế lại vai trò và trách nhiệm công việc, đồng thời lưu ý đến các kỹ năng cần thiết.

Trong suốt quá trình, bạn có thể so sánh các vai trò công việc mới với vai trò cũ để hiểu rõ hơn về sự khác biệt và điểm tương đồng của chúng. Điều này giúp bạn xác định nhân viên nào phù hợp nhất với vai trò đó và liệu họ có cần đào tạo thêm hay không.

Khi tạo cấu trúc mới, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu tất cả các tác động pháp lý của sự thay đổi và nhận mọi trợ giúp pháp lý cần thiết để thực hiện thành công.
 

B. Trong giai đoạn giao tiếp truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là nền tảng vững chắc, lành mạnh để hỗ trợ trong thời điểm khó khăn. Gartner báo cáo rằng 73% nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi phải chịu mức độ căng thẳng cao, khiến hiệu suất làm việc của họ giảm 5%.

Hãy chủ động thông báo tin tức về doanh nghiệp của bạn và hỗ trợ cũng như hướng dẫn nhân viên thật nhiều.

Mục tiêu là giảm thiểu sự không chắc chắn và giúp đỡ mọi người trong suốt quá trình chuyển đổi, bất kể họ chuyển sang vai trò mới hay công ty khác.

Truyền thông nội bộ không chỉ bao gồm "lý do" mà còn bao gồm "điều gì" đang diễn ra:

• Tại sao? Hãy đưa ra lý do chính đáng đằng sau sự thay đổi về mặt tổ chức.

• Cái gì? Hãy mô tả chính xác những gì đang xảy ra và ai sẽ bị ảnh hưởng.
   

Những người này cần sự hỗ trợ, thấu hiểu và một bàn tay khéo léo. Hãy đảm bảo với họ rằng đó không phải là lỗi của họ và thực hiện mọi bước có thể để hỗ trợ họ vượt qua kết cục khó khăn này, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ tìm việc làm mới hoặc thậm chí chỉ cần một người để nói chuyện.
 

C. Trong giai đoạn thực hiện

   

Sau khi phân tích khoảng cách kỹ năng trước đó, bạn sẽ biết mình cần tìm kiếm điều gì và có thể tạo ra các đánh giá phù hợp hoàn hảo với tính cách ứng viên của mình.

Bạn xử lý việc sa thải và cắt giảm nhân sự ở giai đoạn này. Tốt nhất là phải cẩn thận, kín đáo và tôn trọng. Việc cắt giảm nhân sự thường là cần thiết để tái cấu trúc, nhưng đây là một công việc tế nhị.

Việc triển khai là một bước khó khăn đối với tất cả mọi người, vì vậy, điều quan trọng là phải duy trì môi trường làm việc tích cực và ăn mừng thành công bất cứ khi nào có thể.

Bạn có thể ăn mừng thành công của vai trò mới, sự hài lòng của khách hàng tăng lên, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao hơn với nhân viên của mình.
 

D. Sau khi tái cấu trúc hoàn tất

 

Đối với bất kỳ nhân viên nào gặp khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu vai trò mới, hãy tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng khác để tìm ra vấn đề họ đang gặp phải và cung cấp chương trình đào tạo phù hợp để giúp họ.

Giai đoạn sau khi tái cấu trúc cũng là thời điểm quan trọng để định hình văn hóa tương lai cho tổ chức của bạn. 

Tái cấu trúc công ty cũng giống như một dạng tái sinh, vì vậy đây là cơ hội để bạn lồng ghép các hoạt động và thói quen tích cực vào văn hóa công ty – như giao tiếp lành mạnh và ý tưởng coi nơi làm việc là “không gian an toàn” để nói về sức khỏe tinh thần.

Việc định hình lại văn hóa của bạn cũng giúp nhân viên thích nghi với sự thay đổi. Một nghiên cứu cho thấy 67% các tổ chức đã thay đổi văn hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tái cấu trúc.

Văn hóa công ty là một trong những yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Có lý do khiến nó trở thành một trong những yếu tố hàng đầu tạo nên sự hài lòng trong công việc .
Đây cũng là thời điểm để xem xét lại sự thành công của quá trình tái cấu trúc và làm việc với ban quản lý cấp cao để khắc phục mọi vấn đề.

Sau đây là một số mẹo để có một bài đánh giá thành công:

• Đảm bảo đánh giá của bạn là trung thực, toàn diện và minh bạch

• Hãy dành thời gian để đánh giá chính xác ROI

• Hãy xem xét các số liệu kinh doanh và hành vi khi kiểm tra dữ liệu

• Hãy nhớ rằng việc tái cấu trúc tổ chức vẫn tiếp tục là "mới" rất lâu sau khi nó được chính thức thực hiện trên giấy tờ. Vai trò của bạn là phải mạnh mẽ, hỗ trợ và thực hiện các điều chỉnh để đảm bảo cải tiến liên tục.