PHẦN 2_09 BƯỚC TẠO RA VĂN HÓA HỢP TÁC (CỘNG TÁC) TẠI NƠI LÀM VIỆC

(nguồn: nulab.com)  

Tầm nhìn này cần được phản ánh trong các chính sách, quy trình và hoạt động của tổ chức bạn. Đó là về việc hành động theo lời nói. Khi mọi người thấy rằng sự hợp tác không chỉ được khuyến khích mà còn được lồng ghép vào cách thức thực hiện mọi việc, họ sẽ có nhiều khả năng chấp nhận nó hơn.

2. Tìm những nhà lãnh đạo chia sẻ tầm nhìn của bạn
Lãnh đạo thiết lập “giai điệu” cho bất kỳ nền văn hóa tổ chức nào và điều này đặc biệt đúng đối với sự hợp tác. Tìm những nhà lãnh đạo không chỉ tin vào sức mạnh của sự hợp tác mà còn tích cực thực hành nó. Đây là những người sẽ ủng hộ các nỗ lực hợp tác và truyền cảm hứng cho những người khác noi theo.

Vậy, điều gì tạo nên một nhà lãnh đạo có tinh thần hợp tác? 

• Họ lắng nghe nhiều như họ nói

• Họ coi trọng sự đóng góp của các thành viên trong nhóm của họ

• Họ cởi mở với những quan điểm khác nhau

• Họ không chỉ tập trung vào mục tiêu cuối cùng mà còn vào cách cả nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu đó

• Họ có kỹ năng tập hợp mọi người lại với nhau 

• Họ có thể nhận ra điểm mạnh và điểm yếu, và biết cách kết hợp điểm mạnh tốt nhất để có kết quả tốt nhất

• Họ không chỉ là người xây dựng nhóm mà còn là người nuôi dưỡng nhóm 

• Họ không chỉ là những nhà lãnh đạo cấp C. Họ có thể được tìm thấy ở mọi bộ phận của tổ chức. 

 

Nó cũng liên quan đến việc lãnh đạo bằng tấm gương. Khi các thành viên trong nhóm thấy các nhà lãnh đạo của họ làm việc cùng với những người khác, tìm kiếm ý kiến ​​đóng góp và chia sẻ công lao, điều đó sẽ gửi đi một thông điệp mạnh mẽ. Nó cho thấy rằng sự hợp tác không chỉ là một từ thông dụng — mà là cách mọi thứ được thực hiện ở đây.

3. Thực hiện kiểm toán quy trình
Để xây một ngôi nhà, bạn cần hiểu rõ địa hình. Tương tự như vậy, trước khi bạn có thể tạo ra một nền văn hóa hợp tác, bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng các quy trình hiện tại của mình. Các quy trình làm việc ,kênh truyền thông, quy trình ra quyết định, v.v. là gì.

Hãy tự hỏi mình: 

• Những quá trình này có thuận lợi cho sự hợp tác không? 

• Họ khuyến khích hay cản trở tinh thần làm việc nhóm? 

• Có rào cản nào khiến mọi người khó làm việc cùng nhau không? Có thể là bất cứ điều gì từ các phòng ban biệt lập đến hệ thống phân cấp quá cứng nhắc.
   

 

Khi bạn hiểu được các quy trình hiện tại của mình, hãy tìm kiếm các lĩnh vực mà sự cộng tác có thể được tích hợp hoặc tăng cường. Điều này có thể có nghĩa là thiết kế lại quy trình làm việc hoặc có thể đơn giản như thiết lập các cuộc họp nhóm thường xuyên để cải thiện tính minh bạch. 

Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là thay đổi mọi thứ chỉ sau một đêm. Mà là thực hiện những thay đổi mang tính chiến lược có thể dần dần đưa tổ chức của bạn hướng tới một tương lai mang tính cộng tác hơn.

4. Tạo cơ hội cho sự hợp tác
Cơ hội cần phải đa dạng như số lượng thành viên trong nhóm của bạn. 

• Tạo không gian cộng tác: Không gian vật lý hoặc ảo dành riêng cho cộng tác có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Đây có thể là phòng họp lớn để thảo luận nhóm hoặc bảng trắng ảo để nhân viên làm việc từ xa có thể tham gia.

• Khuyến khích các dự án liên phòng ban: Sự hợp tác không nên chỉ giới hạn trong một nhóm. Khuyến khích các dự án đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban. Điều này không chỉ thúc đẩy sự hợp tác mà còn giúp phá vỡ các rào cản.

• Tổ chức các cuộc họp nhóm và kiểm tra thường xuyên: Các cuộc họp được lên lịch thường xuyên để các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau thảo luận về các dự án, chia sẻ thông tin cập nhật và đưa ra giải pháp là điều cần thiết. 
   

5. Đoàn kết nhóm của bạn 
Việc tập hợp nhóm của bạn đòi hỏi sự quan tâm, chú ý và môi trường phù hợp. Thúc đẩy sự đoàn kết và gắn bó giữa các thành viên trong nhóm thông qua các mục tiêu chung, thành tích chung và mục đích chung. 

Sau đây là bốn cách để đoàn kết một nhóm:

• Giao tiếp: Tạo ra một bầu không khí mà ở đó giao tiếp cởi mở và trung thực là chuẩn mực. 

• Tôn trọng: Đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy được coi trọng và tôn trọng vì những đóng góp riêng của họ.

• Xây dựng nhóm: Các hoạt động xây dựng nhóm thường xuyên, bao gồm cả liên quan đến công việc và xã hội, trực tiếp và từ xa, có thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, xây dựng lòng tin và tạo ra mối quan hệ gắn kết bền chặt hơn. 

• Ăn mừng: Khi cả nhóm đạt được mục tiêu, hãy cùng nhau ăn mừng. 
   

 

7. Tạo chỗ cho các thành viên nhóm làm việc từ xa
Nơi làm việc ngày càng trở nên số hóa và toàn cầu. Điều quan trọng là phải đảm bảo các thành viên trong nhóm làm việc từ xa cảm thấy mình là một phần của nhóm.

• Đảm bảo quyền tiếp cận thông tin và tài nguyên bình đẳng: Cung cấp cho nhân viên làm việc từ xa quyền tiếp cận thông tin và tài nguyên bình đẳng như những người làm việc tại văn phòng. 

• Tạo điều kiện cho giao tiếp thường xuyên và toàn diện: Chủ động đưa các thành viên nhóm làm việc từ xa vào các cuộc thảo luận và quá trình ra quyết định. Điều này có thể có nghĩa là lên lịch họp vào thời điểm thuận tiện cho các múi giờ khác nhau hoặc đảm bảo rằng những người làm việc từ xa đang tích cực tham gia, không chỉ lắng nghe.

• Hiểu và giải quyết những thách thức riêng: Nhận ra những thách thức mà những người làm việc từ xa phải đối mặt, như cảm thấy bị cô lập hoặc lạc lõng. Việc kiểm tra thường xuyên có thể giúp giải quyết một loạt các mối quan tâm, tạo cơ hội để thảo luận không chỉ các vấn đề liên quan đến công việc mà còn kết nối ở cấp độ cá nhân.

• Tạo cơ hội tương tác trực tiếp: Có thể thông qua các chuyến đi nghỉ dưỡng của nhóm, sự kiện của công ty hoặc những ngày làm việc tại văn phòng, giúp củng cố mối quan hệ và nâng cao năng lực làm việc nhóm.

• Sử dụng công nghệ: Sử dụng công nghệ để thu hẹp khoảng cách giữa các thành viên nhóm làm việc từ xa và tại văn phòng. Điều này bao gồm sử dụng hội nghị truyền hình và nền tảng cộng tác cho mọi thứ, từ họp nhóm đến động não từ xa.
   

 

9. Tạo hệ thống phản hồi
Phản hồi giống như la bàn. Nó giúp mọi người đi đúng hướng và cải thiện. Thiết lập hệ thống phản hồi hiệu quả đảm bảo mọi người biết họ đang làm như thế nào và họ có thể làm tốt hơn điều gì. 

• Thiết lập các buổi đánh giá thường xuyên: Các buổi kiểm tra hoặc đánh giá thường xuyên rất quan trọng. Chúng giúp các thành viên trong nhóm có cơ hội thảo luận về tình hình đang diễn ra, những gì đang hoạt động tốt và những gì có thể được cải thiện. 

• Khuyến khích đối thoại cởi mở: Đảm bảo nhóm của bạn biết rằng phản hồi của họ được coi trọng.

• Tập trung vào phản hồi mang tính xây dựng: Phản hồi nên là về việc xây dựng chứ không phải phá vỡ. Không phải ai cũng có khả năng tự nhiên trong việc đưa ra hoặc nhận phản hồi. Hãy cân nhắc cung cấp đào tạo hoặc hướng dẫn để giúp mọi thứ luôn hiệu quả.