PHÂN TÍCH NHÂN SỰ ĐỂ GÓP PHẦN THAY ĐỔI QUY TRÌNH, VĂN HÓA VÀ CHIẾN LƯỢC TỔ CHỨC

Khi chúng ta nói về phân tích con người, chúng ta chợt thoáng nghĩ qua những cơ hội bị bỏ lỡ. Một khảo sát cho thấy tỷ lệ luân chuyển, nghỉ việc và nhân viên không gắn bó đang dần gia tăng, và những lý do của việc này thường tiềm ẩn, không được nói ra theo đúng bản chất thật của nó. Khi các công cụ thu thập dữ liệu nơi làm việc trở nên tiên tiến hơn, đã đến lúc chúng ta thay đổi và hướng tới việc phân tích nhân sự

Các số liệu về cách thức suy nghĩ và hành động của nhân viên đang dần được hé mở ra các sự thật mà những nhà quản lý/lãnh đạo cần một lần nhìn lại.

Ở và trong mọi cấp độ của sơ đồ tổ chức, mọi người đều có những trải nghiệm hoàn toàn chủ quan. Việc kết hợp khoa học cứng như phân tích dữ liệu với khoa học mềm như quản trị nhân sự có khả năng thực sự tạo ra kết quả kém nếu thực hiện kém. Tuy nhiên, với các công cụ phù hợp, phân tích con người có khả năng cung cấp cái nhìn sâu sắc, chân thực và mang tính xây dựng về cách thức hoạt động của tổ chức và cách chúng ta có thể điều chỉnh chúng.

Vấn đề với Phân tích nhân sự

Thông thường, các số liệu không chắc chắn nhất là kết quả của việc lập kế hoạch và đặt mục tiêu kém. Việc thăm dò ý kiến nhân viên của bạn bằng một cuộc khảo sát chung "chúng ta đang làm thế nào" chỉ hữu ích như hệ thống bạn có để lọc qua các báo cáo này. Có một sự khác biệt đáng kể giữa việc đặt một câu hỏi mở và đặt một câu hỏi mở có mục tiêu trong đầu.

Chúng ta hãy xem xét một ví dụ giả định: Một tổ chức lớn gửi một cuộc khảo sát chung cho mọi nhân viên với các câu hỏi mở đơn giản. Một nửa trong số đó là các đánh giá mơ hồ mặc định. Các câu hỏi thường theo giai điệu kiểu 'Chúng ta đang làm thế nào?', 'Chúng ta có thể làm gì tốt hơn?' và 'Bạn hài lòng với người quản lý của mình như thế nào?'.

Có hàng trăm, có thể là hàng nghìn kết quả. Một nửa trong số đó bao gồm các đánh giá mơ hồ mà không có bất kỳ lý do thuyết phục nào để có được những câu trả lời chân thật. Về cơ bản, tất cả những gì khảo sát làm là hỏi "bạn cảm thấy thế nào?" và nhận được các câu trả lời tương ứng. Không biết trả lời nào thật sự có giá trị, trả lời nào chỉ là hình thức cho có, và trả lời nào mang tính ‘trút giận”…..

Trong những trường hợp này, các trả lời trống thực sự để lại cho các nhà quản lý/lãnh đạo phải xem xét nhiều nhất. Chúng thể hiện một điều rằng nhân sự của bạn đang không thật sự tin tưởng để đưa ra các phản hồi phản ánh thực tế . Thành thật mà nói, nếu không có chiến lược với các câu hỏi mà và hành động thì các cuộc khảo sát/phân tích đều là vô nghĩa.

Phân tích nhân sự như một công cụ xây dựng quy trình

Để thu thập giá trị từ những nỗ lực phân tích của mình, chúng ta phải tiếp cận phân tích theo cách chúng ta làm khi xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới. Các phương pháp của chúng ta nên được giới hạn trong phạm vi các vấn đề mà chúng ta muốn giải quyết. Bằng cách thu hẹp trọng tâm khảo sát, chúng ta có thể rút ra những hiểu biết có giá trị từ mọi góc độ của một thách thức.

Cách tiếp cận này trở thành cơ sở cho quá trình chuyển đổi văn hóa từ dưới lên. Phân tích cung cấp cho chúng ta thông tin có tính “tình báo” để quan sát cách các trở ngại của chúng ta ảnh hưởng đến từng nhóm riêng lẻ và liệu bất kỳ nhóm nào trong số họ đã nghĩ đến giải pháp hay chưa. Các số liệu này cũng cho phép chúng ta có được cái nhìn tổng quan về các vấn đề văn hóa từ gốc rễ, chẳng hạn như vòng phản hồi bị hỏng và các quy trình chưa phát triển.

Bạn phải đặt câu hỏi bạn có đang cần các công cụ cần thiết để dẫn dắt nhóm của mình vượt qua quá trình chuyển đổi văn hóa từ dưới lên không? Bạn chuyển phản hồi thành hành động như thế nào?

Tác động của Quy trình lên Văn hóa

Bất kể quy mô tổ chức của bạn là bao nhiêu, quy trình chính là nền tảng của văn hóa. Cách thức "thực hiện mọi việc ở đây" được mã hóa thành kỳ vọng của từng thành viên trong nhóm về môi trường làm việc ngay từ ngày đầu tiên. Khi nhân viên của bạn trở nên cao cấp hơn, những kỳ vọng này sẽ trở nên vững chắc hơn và quá trình chuyển đổi văn hóa trở nên khó khăn hơn.

Đối với hầu hết mọi người, việc thay đổi hành vi sẽ đạt được hiệu quả cao nhất khi lý do thay đổi rõ ràng và lợi ích là hữu hình. Khi một nỗ lực chuyển đổi văn hóa dựa trên dữ liệu, dù là thông qua thăm dò trực tiếp tổ chức hay từ các số liệu thu thập được bằng các công cụ phân tích nhân sự, hầu hết mọi người đều ngồi xuống và lắng nghe.

Ngay cả khi có phân tích về phía mình, chắc chắn sẽ có những người phản đối và có những người sẽ bật ngay cơ chế bảo vệ hoặc thể sợ hãi hoặc thậm chí phản đối những thay đổi có tính thói quên trong cuộc sống hàng ngày. Những người này là lý do tại sao chúng ta phải tìm và đề xuất một cách tiếp cận hướng đến giải pháp.

Khi quá trình chuyển đổi văn hóa được định hình như một bản phân tích nhân sự thành các hành động có lợi cho mọi người, thì việc giành được sự ủng hộ từ những người kiên định hơn trong nhóm của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Chiến lược là sự chu đáo

Phân tích nhân sự cũng vô cùng hữu ích để đánh giá lại các chiến lược. Khi xoay trục chiến lược, điều quan trọng là phải sắp xếp tất cả các phòng ban theo các mục tiêu chung. Phân tích con người đóng vai trò là cơ sở định lượng để sắp xếp các mục tiêu và định hướng của từng nhóm.

Cuối cùng, chiến lược ngụ ý sự chu đáo. Cần phải xem xét một bản dựng thực tế về tổ chức như hiện tại, trước khi đặt ra các chuẩn mực thực tế hướng đến nơi mà tổ chức nên đến. Phân tích nhân sự cho phép chúng ta thực hiện điều đó bằng cách sử dụng tất cả các tập dữ liệu hiện có trong tổ chức, cùng với dữ liệu lịch sử giúp chúng ta biết được tốc độ thay đổi trung bình.
Cách để trở nên thông minh hơn về Phân tích nhân sự.

Là những nhà lãnh đạo, chúng ta kiểm soát khoản đầu tư trong nhân sự của mình để có được những thông tin quan trọng. Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách:

Thu hẹp ngôn ngữ khi tìm kiếm thông tin chi tiết từ các nhóm - thay vì hỏi "Chúng ta đang làm như thế nào?” thì nên hỏi "Chúng ta có thể làm gì hiệu quả hơn?"

Sử dụng số liệu phân tích nhân sự và thực hiện tính minh bạch khi tìm kiếm ý kiến đóng góp của nhóm và sự ủng hộ cho quá trình chuyển đổi văn hóa.

Cho phép cả dữ liệu định lượng và định tính lên tiếng trong quá trình xây dựng chiến lược

Nếu bạn thấy hứng thú với cách tiếp cận này nhưng không chắc chắn về cách giới thiệu các công cụ này cho nhóm của mình, hãy nghĩ đến việc cộng tác với các chuyên gia/nhà tư vấn/cố vấn để có được những lời khuyên có tính khách quan và đánh giá để xác định phong cách quản lý/lãnh đạo của bạn giao thoa như thế nào với mong muốn thực hiện chuyển đổi văn hóa và chiến lược.

Hãy suy nghĩ nhiều hơn về các cách thức sẽ cần sử dụng để phân tích nhân sự để dẫn dắt sự thay đổi trong tổ chức của bạn.