Các nhà quản lý cấp trung có thể thúc đẩy sự thành công của tổ chức, nhưng trước tiên họ cần có kỹ năng để thành công. Đào tạo có mục tiêu có thể giúp ích.
Khi tốc độ thay đổi của tổ chức tăng nhanh, Các nhà lãnh đạo C-Suite và những người ra quyết định khác có thể trao quyền cho các nhà quản lý cấp trung bằng cách đào tạo họ những kỹ năng cần thiết để thành công: tư duy chiến lược, giải quyết vấn đề, giao tiếp hiệu quả và huấn luyện.
Trong bài viết này, chúng ta khám phá những ví dụ thực tế về các công ty đã xây dựng thành công năng lực của người quản lý cấp trung. Chúng ta cũng thảo luận về những trở ngại chung trong việc thực hiện các chương trình xây dựng năng lực và cách các nhà lãnh đạo có thể vượt qua những trở ngại này để phát huy tiềm năng của các nhà quản lý cấp trung.
Khai phá tiềm năng của người quản lý cấp trung bằng việc xây dựng năng lực
Là mô liên kết giữa chiến lược và thực thi, các nhà quản lý cấp trung có khả năng độc đáo trong việc điều hành các tổ chức. Bị kẹp giữa các lớp của tổ chức, các nhà quản lý cấp trung có thể đẩy nhanh việc thực hiện chiến lược của công ty bằng cách chuyển tải ý tưởng giữa các lớp phân cấp và giải quyết vấn đề bằng dữ liệu.
Họ cũng là những người quan trọng, giúp cấp dưới trực tiếp của họ phát triển, xây dựng mối quan hệ trong toàn tổ chức và thu hút nhân tài mới. Các nhà quản lý cấp trung thậm chí có thể là “người nhân rộng tài năng”, nâng cao tính hiệu quả của nhân viên trong quá trình huấn luyện và từ đó tạo ra tác động lan rộng khắp tổ chức.
Nhưng thông thường, không phải do lỗi của họ mà các nhà quản lý cấp trung không thể phát huy hết tiềm năng của mình. Họ bị kéo đi theo nhiều hướng và bị yêu cầu làm quá nhiều việc mà không có kỹ năng để thành công. Kết quả là, các nhà quản lý cấp trung có thể là những nhân viên kiệt sức nhất trong một tổ chức.
Vì họ phải chịu trách nhiệm về các quyết định liên quan đến quản lý cấp trung nên các lãnh đạo cấp cao cần ưu tiên xây dựng năng lực cho nhóm này và tham gia huấn luyện có mục đích để hỗ trợ sự phát triển của họ. Một số kỹ năng nổi bật đặc biệt hữu ích đối với các nhà quản lý cấp trung:
- thiết kế và thực hiện các kế hoạch chiến lược (tạo ra các chiến lược liên kết, gắn kết và huy động các nhóm hướng tới các mục tiêu chung)
- tham gia giải quyết vấn đề phức tạp (xác định vấn đề, cấu trúc các thành phần có liên quan và ưu tiên các vấn đề để phân tích)
- tổng hợp ý tưởng và giao tiếp hiệu quả (cấu trúc thông tin liên lạc theo định dạng từ trên xuống, điều chỉnh thông điệp cho đối tượng mục tiêu và truyền cảm hứng cho người khác hành động)
- huấn luyện các cấp dưới trực tiếp để khuếch đại tác động của họ (phát triển và trao quyền cho mọi người, lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc, thu hút mọi người, thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu)
Rất nhiều tổ chức minh họa những gì có thể xảy ra khi các nhà lãnh đạo cấp cao dành thời gian để hình dung lại vai trò của các nhà quản lý cấp trung.
Rào cản thực hiện chương trình nâng cao năng lực
Việc thiết kế các chương trình hiệu quả để nâng cao trình độ quản lý cấp trung không phải là điều dễ dàng. Ngay cả ở những tổ chức có thiện chí nhất, các lãnh đạo cấp cao muốn xây dựng chương trình cũng thường xuyên gặp phải những rào cản, đặc biệt trong các lĩnh vực sau:
- Thời gian. Nhiều nhà quản lý cấp trung rất bận rộn, khiến các chương trình xây dựng kỹ năng chỉ là một nhiệm vụ tốn thời gian trên công việc vốn đã quá tải của họ. Khi người hướng dẫn trình bày một lượng lớn thông tin cùng một lúc mà không củng cố nó, nhiều kiến thức có thể bị bỏ lỡ, đặc biệt khi sự tập trung bị hạn chế ngay từ đầu. Các chương trình xây dựng năng lực cũng có thể không thực hiện các biện pháp can thiệp vào những thời điểm cụ thể khi chúng quan trọng hơn, chẳng hạn như trong quá trình chuyển đổi vai trò, lãng phí cơ hội để đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng trong các lĩnh vực và nhiệm vụ mới.
- Tỉ lệ. Quy mô lớn của một số nhóm quản lý cấp trung có nghĩa là việc đào tạo từng cá nhân quản lý có thể gây khó khăn. Thông thường, quy mô của chương trình có thể không tương xứng với quy mô của nhóm cần được đào tạo. Các công ty có thể không dành thời gian để xem xét thành viên nào trong nhóm thực sự cần nghe một thông điệp nhất định hoặc họ có thể dựa vào các biện pháp can thiệp hoặc chương trình một lần có quy mô quá hạn chế để có hiệu quả.
- Quản lý các kỹ năng. Các chương trình có thể không đạt được sự cân bằng hợp lý giữa việc giảng dạy những gì có thể áp dụng chung và quản lý đào tạo theo nhu cầu cụ thể của người quản lý cấp trung. Như đã nêu trước đây, các kỹ năng sau đây rất quan trọng đối với người quản lý cấp trung: thực hiện chiến lược, giải quyết các vấn đề phức tạp, giao tiếp hiệu quả và huấn luyện các báo cáo trực tiếp. Điều đó có nghĩa là, với những hạn chế về thời gian và nguồn lực, các tổ chức nên ưu tiên và xây dựng năng lực theo trình tự dựa trên những gì người quản lý cấp trung của họ cần nhất.
- Ngân sách. Các công ty có thể gặp khó khăn trong việc xây dựng năng lực theo cách tiết kiệm chi phí trong khi vẫn tạo ra tác động. Họ có thể không biết cách cấu trúc các chương trình để tận dụng tối đa khoản đầu tư của mình. Ngoài ra, ngân sách dành cho việc nâng cao trình độ của các nhà quản lý cấp trung có thể rất hạn chế, gây áp lực lớn lên các chương trình được triển khai.
Nếu những trở ngại này không được giải quyết sớm, chúng có thể làm giảm hiệu quả của chương trình hoặc dừng chương trình trước khi nó bắt đầu. Các nhà lãnh đạo cấp cao nên chú ý đến từng mối quan tâm này nếu họ muốn phát huy tiềm năng của các nhà quản lý cấp trung vì lợi ích của tổ chức.
Cách xây dựng chương trình và năng lực tốt hơn cho người quản lý cấp trung
Bốn nguyên tắc có thể giúp các nhà lãnh đạo cấp cao thực hiện các chương trình xây dựng năng lực nhằm thúc đẩy tác động và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của các nhà quản lý cấp trung. Những nguyên tắc này có bản chất cộng sinh; ví dụ: bằng cách tích hợp việc học vào quy trình làm việc thông qua huấn luyện do người giám sát hướng dẫn, các nhóm hỗ trợ đồng đẳng dựa trên nhóm và học tập kỹ thuật số, các tổ chức không chỉ có thể củng cố các kỹ năng mà còn có thể mở rộng quy mô học tập trong khi vẫn lưu tâm đến kết quả kinh doanh của mình.
1. Thực hành và củng cố các kỹ năng trong quá trình làm việc
Các chương trình xây dựng năng lực không nhất thiết phải tiêu tốn nhiều thời gian và năng lượng đối với những nhà quản lý cấp trung vốn đã bận rộn. Thay vào đó, việc học có thể có mục đích, phù hợp và được tích hợp vào quy trình công việc. Khi năng lực được thực hành và xây dựng trong công việc, người quản lý cấp trung có thể áp dụng ngay những gì họ đã học được và tiếp tục xây dựng năng lực của mình ngay cả sau khi hội thảo hoặc hội thảo trực tuyến kết thúc.
Với sự tập trung liên tục vào các kỹ năng, các lãnh đạo cấp cao cũng có thể thực hiện các biện pháp can thiệp vào thời điểm dựa trên dữ liệu, chẳng hạn như đối với các nhà quản lý cấp trung hoàn toàn mới, những người lần đầu tiên bước vào vai trò lãnh đạo nhân dân. Hơn nữa, khi các nhà lãnh đạo cấp cao tạo không gian để làm gương và huấn luyện cho các nhà quản lý cấp trung của họ, họ sẽ nâng cao việc học tập và xây dựng văn hóa học việc về phát triển có chủ đích trong toàn tổ chức.
2. Kỹ năng phân tầng trong toàn tổ chức
Để giải quyết vấn đề về quy mô, các chương trình có thể được thiết kế để phân tầng các kỹ năng trong toàn tổ chức. Việc kết hợp phương pháp “đào tạo huấn luyện viên” với hỗ trợ kỹ thuật số cho phép một nhóm nhỏ người tham gia trực tiếp dạy các kỹ năng họ đã học được cho đồng nghiệp và cấp dưới trực tiếp, điều này có thêm lợi ích là củng cố bộ kỹ năng của chính họ.
Điều này cho phép các chương trình tiếp cận được nhiều người hơn và xây dựng ý thức về quyền sở hữu cũng như trách nhiệm với chi phí bổ sung tối thiểu.
3. Ưu tiên các kỹ năng mang lại giá trị
Các nhà lãnh đạo cấp cao nên đánh giá nhu cầu của các nhà quản lý cấp trung và lựa chọn những năng lực mục tiêu có thể giúp các nhà quản lý thực hiện những việc cần thiết để đạt được chiến lược kinh doanh. Các nhà lãnh đạo có thể cân nhắc xem nên nhắm mục tiêu vào một hoặc hai kỹ năng cụ thể hay tiến hành chuyển đổi kỹ năng toàn diện. Việc đưa ra những quyết định này đòi hỏi phải làm rõ vai trò của người quản lý cấp trung và những năng lực quan trọng nào họ sẽ cần để hoàn thành những vai trò đó.
Với những nguyên tắc hướng dẫn này được thiết lập, các nhà lãnh đạo có thể xác định những khoảng trống về kỹ năng và thiết kế hành trình học tập để giải quyết chúng—ví dụ: thông qua các cuộc thi hackathon thiết kế hoặc bằng cách thu thập thông tin chi tiết từ các chương trình khác.
4. Đo lường tác động và ROI
Ngoài việc làm cho các chương trình trở nên hiệu quả hơn, như chúng tôi đã mô tả ở trên, điều quan trọng là phải đo lường kết quả cuối cùng và tác động hành vi của một chương trình để biện minh cho các quyết định ngân sách. Để đo lường hiệu quả tác động kinh doanh và ROI dài hạn từ một chương trình, trước tiên các lãnh đạo cấp cao phải xác định các kết quả kinh doanh quan trọng mà các năng lực mới dự kiến sẽ tạo ra. Sau đó, các nhà lãnh đạo cấp cao có thể thiết lập đường cơ sở cho các biện pháp chính này trước khi bắt đầu hành trình xây dựng năng lực.
Ví dụ: các nhà lãnh đạo có thể sử dụng các đánh giá “hành vi 360” để theo dõi năng lực của người quản lý trước và sau một chương trình thông qua phản hồi của bản thân, đồng nghiệp, lãnh đạo và báo cáo trực tiếp hoặc họ có thể đo thời gian hoàn thành dự án để xem chương trình đã cải thiện tốc độ tổ chức như thế nào . Đo lường cũng có thể giúp duy trì những thay đổi hành vi trong thời gian dài và giúp các nhà lãnh đạo xác định các biện pháp can thiệp quan trọng trong tương lai cho các nhà quản lý cấp trung.
Là yếu tố quyết định quan trọng nhất đối với kết quả của nhân viên, từ hiệu suất đến sự hài lòng, quản lý cấp trung là trung tâm cho sự thành công của tổ chức. Tuy nhiên, người quản lý cấp trung sẽ thất bại nếu họ không được trang bị những kỹ năng cần thiết để phát huy hiệu quả công việc của mình. Để các nhà quản lý cấp trung có thể phát triển trong những vai trò ngày càng năng động, lãnh đạo cấp cao phải đầu tư vào việc đào tạo và phát triển họ. Và trong một thế giới đang thay đổi nhanh chóng, bây giờ là lúc để kích hoạt phần giữa.