Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất để đảm bảo thành công của tổ chức và sự phát triển cá nhân tại nơi làm việc là một khuôn khổ xây dựng Chuẩn năng lực để có cấu trúc nhân sự tốt, phù hợp và linh hoạt, từ đó giúp các tổ chức:
Hiệu quả hơn và có chiến lược hơn trong cách phân bổ nguồn lực để quản lý hoạt động hàng ngày, hiện tại của mình;
Ứng phó với động lực thị trường thay đổi;
Thu hút lực lượng lao động đang phát triển;
Cung cấp các cơ hội phát triển của nhân viên
Một khuôn khổ năng lực được xác định rõ ràng là nền tảng của sự phát triển lực lượng lao động phù hợp với chiến lược kinh doanh.
Bối cảnh kinh doanh đang thay đổi cực kỳ nhanh chóng (với công nghệ, thay đổi nhân khẩu học, luật pháp, biến động kinh tế,…v.v.) và một khuôn khổ năng lực phải được thiết kế để vừa duy trì sự phù hợp, vừa cộng hưởng với nhu cầu theo thời gian thực của các vai trò công việc và ngành nói chung, nhưng cũng linh hoạt để tạo không gian cho khả năng thích ứng phù hợp với sự phát triển của tổ chức và sự thay đổi của thị trường.
Hầu hết các tổ chức và đặc biệt là các chuyên gia trong lĩnh vực Nhân sự (HR), nhìn chung đều rất giỏi trong việc thiết kế khuôn khổ năng lực. Câu hỏi đặt ra là: làm thế nào họ có thể phát triển một khuôn khổ năng lực vừa phù hợp vừa linh hoạt?
Đây là câu hỏi mà nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp và HR đang phải vật lộn và câu trả lời đòi hỏi một cách tiếp cận mang tính chiến lược.
Trong bài đăng này, chúng ta chia sẻ các hướng dẫn về cách tạo ra một khuôn khổ năng lực phù hợp và linh hoạt. Mục tiêu của chia sẻ này là để bạn hiểu cách xây dựng, triển khai và duy trì một khuôn khổ năng lực không chỉ là một công cụ mà còn là một công cụ chiến lược mạnh mẽ thúc đẩy các cá nhân và doanh nghiệp hướng tới thành công.
Hiểu ý nghĩa của Khung năng lực linh hoạt và phù hợp
Khung năng lực là một công cụ toàn diện phác thảo các bộ kỹ năng, hành vi và thái độ cần thiết để nhân viên thực hiện hiệu quả vai trò của mình tại nơi làm việc.
Các bộ năng lực này xác định tiêu chuẩn hiệu suất trên các vai trò khác nhau, điều chỉnh sự phát triển và hiệu suất của cá nhân với các mục tiêu chung của tổ chức. Khung năng lực thường bao gồm hai loại năng lực cốt lõi.
Loại đầu tiên, được gọi là năng lực kỹ thuật, là các kỹ năng cụ thể của vai trò cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ hoặc chức năng riêng biệt.
Loại thứ hai, năng lực hành vi (và đôi khi là năng lực cá nhân, được gọi không đúng là kỹ năng "mềm"), nhấn mạnh các thuộc tính cơ bản ảnh hưởng đến cách nhân viên thực hiện công việc, giao tiếp, tương tác với người khác và nói chung là cách ứng xử trong môi trường chuyên nghiệp và thường liên quan đến cách công việc được hoàn thành (văn hóa) hơn là công việc đang được hoàn thành.
Vai trò quan trọng của Khung năng lực trong thành công của doanh nghiệp và cá nhân
Khung năng lực, khi được thiết kế phù hợp để có tính liên quan và linh hoạt, có tác động sâu sắc đến cả thành công của doanh nghiệp và cá nhân trong công việc. Sự hiểu biết này được nhấn mạnh bởi các khía cạnh chính làm sáng tỏ ý nghĩa cơ bản của nó:
Đo lường hiệu suất: Khung năng lực cung cấp một bộ tiêu chí cụ thể, chi tiết để đánh giá hiệu suất của cá nhân. Bằng cách đưa ra một tiêu chuẩn khách quan, chúng thúc đẩy các đánh giá chính xác và tạo điều kiện cho phản hồi mang tính xây dựng, hỗ trợ cải thiện hiệu suất liên tục.
Tuyển dụng và Giữ chân nhân tài: Vạch ra các kỳ vọng rõ ràng về vai trò, khung năng lực đóng vai trò là hướng dẫn vô giá để thu hút và lựa chọn nhân tài phù hợp với nhu cầu và văn hóa của doanh nghiệp. Bằng cách cung cấp một lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng, chúng cũng đóng góp đáng kể vào việc giữ chân nhân viên.
Đào tạo và Phát triển Nhân sự: Khung năng lực cho phép các doanh nghiệp xác định hiệu quả các lỗ hổng về kỹ năng và kiến thức. Chúng tạo ra bản thiết kế cho các sáng kiến đào tạo và phát triển có mục tiêu, đảm bảo các nguồn lực được sử dụng tối ưu để nâng cao năng lực của lực lượng lao động.
Lập kế hoạch kế nhiệm: Một khung năng lực được xây dựng tốt cung cấp một cơ chế để xác định các nhà lãnh đạo tiềm năng trong một tổ chức. Nó hỗ trợ việc đào tạo người kế nhiệm bằng cách xác định các năng lực chính cần thiết, do đó đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp và hiệu quả lãnh đạo.
Sự tham gia và trải nghiệm của nhân viên: Các khuôn khổ năng lực có thể thúc đẩy mức độ tham gia và trải nghiệm của nhân viên. Bằng cách cung cấp sự minh bạch xung quanh các kỳ vọng và lộ trình rõ ràng cho sự phát triển nghề nghiệp, chúng thúc đẩy ý thức về mục đích và động lực trong số các nhân viên.
Sự liên kết chiến lược: Các khuôn khổ năng lực liên kết hiệu suất và sự phát triển của cá nhân với chiến lược và mục tiêu kinh doanh tổng thể. Sự hài hòa này giúp thúc đẩy thành công của tổ chức và đảm bảo nỗ lực của mọi thành viên trong nhóm đều đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh rộng hơn.
Xây dựng Khung năng lực: Phương pháp tiếp cận chiến lược gồm 10 bước
Đây là những bước quan trọng nhất mà bạn cần biết để thiết kế một khung năng lực phù hợp và linh hoạt:
1. Hiểu Chiến lược kinh doanh: Bước đầu tiên để xây dựng khung năng lực là hiểu rõ và liên kết khung năng lực đó với các mục tiêu và chiến lược kinh doanh tổng thể. Sự liên kết này đảm bảo khung năng lực hỗ trợ định hướng chiến lược của doanh nghiệp.
2. Xác định các vai trò chính: Tập trung vào những vai trò quan trọng đóng vai trò then chốt trong việc đạt được thành công của tổ chức. Bước này giúp tập trung khung năng lực vào các lĩnh vực quan trọng nhất.
3. Xác định Năng lực: Chi tiết hóa các năng lực kỹ thuật và hành vi cần thiết cho từng vai trò chính đã xác định. Tính cụ thể này đảm bảo một khuôn khổ chính xác phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn. Để cụ thể, hãy đảm bảo hợp tác với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang theo dõi các điều kiện thay đổi của ngành, vai trò và kỹ năng của họ.
4. Tạo các Chỉ số hành vi: Phát triển các hành vi cụ thể, có thể quan sát được, cho thấy sự hiện diện của từng năng lực. Các chỉ số này mang lại sự rõ ràng và tạo điều kiện cho việc đánh giá khách quan các năng lực.
5. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia nhân sự: Hãy chủ động tìm kiếm quan điểm của nhiều bên liên quan, bao gồm quản lý, nhân viên và chuyên gia nhân sự. Những hiểu biết sâu sắc của họ có thể giúp xác thực và làm phong phú thêm các năng lực đã xác định. Một khuôn khổ năng lực tuyệt vời, có liên quan và linh hoạt được xây dựng thông qua sự hợp tác với những bên khác, không chỉ có HR.
6. Phát triển Ma trận năng lực: Xây dựng ma trận ánh xạ từng vai trò trong toàn tổ chức với các năng lực tương ứng của nó. Ma trận này cung cấp biểu diễn trực quan về sự liên kết giữa các vai trò và năng lực.
7. Triển khai Khuôn khổ: Tích hợp khuôn khổ năng lực đã phát triển vào nhiều quy trình HR khác nhau, chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất. Sự tích hợp này đảm bảo khuôn khổ được vận hành hiệu quả
8. Truyền đạt: Phổ biến thông tin chi tiết về khuôn khổ trong toàn tổ chức, đảm bảo mọi thành viên đều hiểu mục đích, lợi ích và ý nghĩa của nó đối với vai trò của họ.
9. Đào tạo và Phát triển: Sử dụng khuôn khổ để xác định các khoảng cách kỹ năng và khởi xướng các chương trình đào tạo có liên quan để phát triển các năng lực cần thiết. Bước này đảm bảo việc học tập và phát triển liên tục trong tổ chức.
10. Xem xét và Cập nhật: Thực hiện các đánh giá và cập nhật thường xuyên khuôn khổ để phản ánh nhu cầu kinh doanh thay đổi, xu hướng ngành và vai trò công việc mới nổi. Bước này đảm bảo khuôn khổ vẫn phù hợp và hiệu quả.
Để xây dựng Chuẩn năng lực cho một doanh nghiệp thành công, cần đảm bảo các điều kiện sau:
1. Sự hỗ trợ và cam kết từ lãnh đạo cấp cao: Lãnh đạo doanh nghiệp phải cam kết và hỗ trợ toàn diện cho quá trình xây dựng Chuẩn năng lực. Điều này đảm bảo sự đồng nhất trong triển khai và tạo động lực cho nhân viên.
2. Hiểu rõ về chiến lược và mục tiêu doanh nghiệp: Chuẩn năng lực phải phù hợp với chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Việc này giúp các tiêu chí năng lực hỗ trợ đúng mục tiêu phát triển và cạnh tranh của công ty.
3. Phân tích công việc và xác định năng lực cần thiết: Doanh nghiệp cần thực hiện phân tích công việc để xác định rõ ràng các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần có cho từng vị trí. Điều này giúp Chuẩn năng lực phản ánh đúng yêu cầu thực tế.
4. Tính cụ thể và khả thi: Chuẩn năng lực phải được diễn đạt một cách cụ thể, rõ ràng và có khả năng đo lường. Điều này giúp dễ dàng áp dụng trong quá trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân sự.
5. Sự tham gia của các bên liên quan: Cần có sự tham gia của các bên liên quan như quản lý cấp trung, nhân viên, và chuyên gia nhân sự để đảm bảo Chuẩn năng lực phản ánh đúng nhu cầu thực tế và khả năng áp dụng.
6. Cập nhật và điều chỉnh thường xuyên: Chuẩn năng lực cần được điều chỉnh định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và yêu cầu công việc.
7. Ứng dụng công nghệ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi, đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên một cách hiệu quả.
Những điều kiện này giúp đảm bảo rằng Chuẩn năng lực sẽ không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một nền tảng phát triển toàn diện cho doanh nghiệp.
Ý kiến bạn đọc