XÂY DỰNG KPI - NHỮNG LẦM TƯỞNG VỀ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC

KPI - Key Performance Indicator là công cụ đo lường lưu lượng công việc và đánh giá năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp. Phương pháp xây dựng KPI hợp lý giúp nhân viên nắm rõ công việc và hoạch định được phương hướng chiến lược phát triển của doanh nghiệp. 

KPI là công cụ giúp nhân viên có thể nắm được trọng tâm công việc mình cần phải làm và không bị mơ hồ về mục tiêu chiến lược. KPI được chia thành các cấp bậc từ thấp đến cao để định lượng được mức độ công việc phù hợp cho từng bộ phận/phòng ban. Có 2 loại hình KPI mà chúng ta cần lưu ý và phân biệt. 

KPI cấp độ cao sẽ tập trung hướng đến mục tiêu tổng của toàn bộ doanh nghiệp theo chiến lược kinh doanh, việc tăng giảm chỉ số KPI này sẽ tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.

KPI cấp độ thấp bao gồm các hệ thống quy trình công việc của từng cá nhân, vị trí, phòng ban.

(KPI sẽ được chia thành hai loại)

1. Mục tiêu khi xây dựng KPI: 

Nó là mục tiêu được đặt ra để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm trong bản mô tả công việc. Từ đó, tạo động lực cho nhân viên và giúp họ chủ động hơn khi làm việc. 

Các chỉ số đánh giá mang tính chất định lượng cao do đó việc đánh giá bằng công cụ đo lường này mang lại kết quả cụ thể hơn trong việc đánh giá năng lực làm việc. Việc xây dựng hệ thống KPI góp phần đo lường công việc phù hợp cho từng cá nhân, vị trí, bộ phận/phòng ban. 

Ngoài ra, việc đánh giá hiệu quả công việc bằng KPI còn mang tính chất cụ thể và minh bạch, góp phần làm rõ ràng bảng đánh giá năng lực và xét mức lương thưởng cho nhân viên.

 (Xác định rõ mục tiêu khi xây dựng KPI)

2. Những sai lầm của doanh nghiệp khi xây dựng KPI

Việc xây dựng hệ thống KPI cần phải được xem xét kỹ lưỡng, dựa vào tình trạng thực tế của doanh nghiệp. Xây dựng KPI là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp nhưng các nhà lãnh đạo vẫn còn mắc phải một số lỗi thông dụng trong việc thiết lập chỉ số đo lường này.

2.1. Không nhìn nhận đúng thực trạng của doanh nghiệp

Sự thay đổi của thị trường kinh tế ở nước ngoài sẽ ảnh hưởng đến kinh tế thị trường trong nước. Vì vậy, doanh thu của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi, để việc xây dựng KPI hiệu quả. Cập nhật tình hình và xu hướng của thế giới là việc đầu tiên cần làm trước khi bắt tay và xây dựng.

Trưởng phòng thuộc các bộ phận/phòng ban khi xây dựng KPI cần được kiểm soát và giám định bởi các cấp trên và bộ phận nhân sự cùng làm để đảm bảo được tính khả thi, hiệu quả. Giảm thiểu tính thiếu khách quan trong việc đặt mục tiêu. Cần phải có sự rõ ràng, chi tiết và cụ thể để nhân viên khi thực hiệu không bị mơ hồ và thụ động trong công việc.

2.2. KPI không gắn liền với chiến lược

KPI gắn với chiến lược của doanh nghiệp là yếu tố sẽ tác động trực tiếp đến doanh nghiệp. KPI thực sự quan trọng, các chỉ số này cần được xây dựng  và theo dõi dựa trên các mục tiêu và chiến lược của từng phòng ban.

KPI chiến lược gắn liền với KPI quá trình. Để hình thành được chỉ số cho doanh nghiệp cần phải thống nhất các mục tiêu công việc của từng phòng ban. 

Nhìn chung, các chỉ số KPI có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nên việc xây dựng hệ thống cũng cần phải được thống nhất từ các trưởng bộ phận, bộ phận nhân sự và lãnh đạo để đạt được hiệu quả đúng như mong đợi.

2.3. Cố định KPI, không thay đổi, không cập nhật

Đây là sai lầm to lớn nhất trong việc xây dựng hệ thống KPI, việc thay đổi này phải làm trong khoảng thời gian ngắn, cụ thể là từng quý. Đối với kinh doanh sản phẩm, KPI doanh thu sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng ở mỗi giai đoạn.

Các chỉ số cũng cần phải được tối ưu để nhân viên có khả năng xử lý công việc, tình huống hiệu quả hợp lý.

Các lĩnh vực về mảng sáng tạo không thể áp dụng KPI do sự đổi mới mục tiêu trong công việc.

(Những sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải khi xây dựng KPI)

 3. Các tiêu chí xây dựng KPI phù hợp

Xây dựng KPI theo công cụ S-M-A-R-T

Xây dựng hệ thống KPI cụ thể (Specific) để nhân viên có mục tiêu nhất định không bị mơ hồ gây mất động lực khi làm việc. Đo lường (Measurable) các chỉ số khả thi. 

Được thống nhất (Agreed) từ các lãnh đạo, các bộ phận chức năng đến trưởng phòng thuộc các bộ phận/phòng ban. Mang tính thực tế (Reality) của thị trường và phù hợp với thực trạng doanh nghiệp. Có thời gian (Time bound) làm việc cụ thể. 

(Tiêu chí S-M-A-R-T)

4.5 bước để xây dựng KPI

1. Xác định người xây dựng KPI là trưởng các bộ phận/ phòng ban cùng với sự hỗ trợ của bộ phận nhân sự. Bên cạnh đó, phương pháp KPI này cần được đảm bảo tính khách quan bởi sự giám định của cấp trên và các bộ phận phòng ban
2. Xác định KRA (Key Result Area) khi xây dựng KPI phải có mối quan hệ trực tiếp với nhiệm vụ, mục tiêu và chức năng của phòng ban.
3. Đánh giá hiệu quả KPI dựa theo mức độ hoàn thành, thời gian, hiệu suất đã đạt so với chỉ số đo lường đưa ra.
4. Mối liên hệ giữa kết quả KPI và lương thưởng chính sách này sẽ được thảo luận bởi các cấp lãnh đạo và trường phòng vào mỗi kỳ nghiệm thu kết quả của từng quý/năm. Với mục đích động viên để nâng cao năng lực nhân viên.
5. Điều chỉnh và tối ưu KPI quá trình này cần được theo dõi và thay đổi theo thời gian. 

Tham khảo ngay lớp Chuyên viên KPI của BCC để xây dựng và quản trị KPI một cách hiệu quả, thiết thực với doanh nghiệp.