Quản lý luôn là một nghề đòi hỏi khắt khe và phát triển. Và việc phát triển các kỹ năng quản lý phù hợp là chìa khóa cho một hệ sinh thái chuyên nghiệp phát triển mạnh mẽ – chưa kể đến việc trở thành một nhà quản lý giỏi.
Cho dù bạn là người mới đảm nhận vị trí quản lý, đang tìm cách nâng cao kỹ năng của mình hay muốn đầu tư vào nhóm của mình –– hướng dẫn này có thể hữu ích. Chúng ta sẽ xem xét các kỹ năng thực tế của người quản lý và những cách khác nhau mà nhà quản lý có thể phát triển trong các lĩnh vực này.
Kỹ năng quản lý là gì?
Nói tóm lại, kỹ năng quản lý là những năng lực giúp người quản lý lãnh đạo, động viên, tổ chức, lên lịch, lập kế hoạch, ngân sách và giải quyết vấn đề tốt hơn. Cho dù đặt ra các mục tiêu của nhóm dẫn đến mục tiêu của tổ chức hay thuyết phục nhân viên mới, người quản lý đều tận dụng một số kỹ năng cần thiết để hoàn thành từng khía cạnh công việc của mình.
Bạn có thể áp dụng các kỹ năng quản lý vào nhiều ngành nghề và ngành nghề khác nhau ngoài quản lý con người . Vì vậy, nhiều kỹ năng cần thiết có thể được chuyển giao giữa các vai trò khác nhau này. Từ quản lý cấp trung đến doanh nhân, kỹ năng quản lý là tài sản quý giá đối với hầu hết các chuyên gia
Các loại kỹ năng quản lý
1. Kỹ năng kỹ thuật: Kỹ năng kỹ thuật là những kỹ năng cứng cần thiết để đạt được mục tiêu của họ. Cùng với việc hiểu các công cụ và phần mềm có liên quan, các kỹ năng kỹ thuật cũng bao gồm các kỹ thuật và chiến lược cần thiết để hoàn thành dự án và đạt được mục tiêu đề ra.
2. Kỹ năng khái niệm: Tư duy tổng thể này rất quan trọng để các nhà quản lý hiểu được nhiệm vụ của họ và xây dựng một kế hoạch hành động hiệu quả. Các nhà quản lý phải có khả năng phát triển các ý tưởng và sáng kiến giải quyết vấn đề để hỗ trợ bộ phận của họ.
3. Kỹ năng quản lý con người: Con người thường là động lực chính của hành động hướng tới mục tiêu. Người quản lý cần có kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ để giúp thúc đẩy, lãnh đạo và làm việc tốt với người khác.
Các kỹ năng quản lý hàng đầu cần phát triển là gì?
Như bạn có thể đã biết, có một danh sách dài các kỹ năng cứng và mềm hữu ích để các nhà quản lý cấp cao nắm bắt. Tuy nhiên, khi nói đến việc tăng thêm giá trị nhất, chúng ta có thể chia chúng thành bốn loại riêng biệt:
Ngoài những kỹ năng truyền thống này, bạn nên nhớ rằng các nhà quản lý nên liên tục học hỏi những kỹ năng mới trong thế giới đang phát triển nhanh chóng này. Những kỹ năng này bao gồm hiểu biết về công nghệ, quản lý linh hoạt , ra quyết định dựa trên dữ liệu và lãnh đạo theo mục đích.
12 kỹ năng quản lý cơ bản
Các kỹ năng quản lý phổ biến nhất mà bạn muốn phát triển thuộc 12 chức năng quản lý thiết yếu:
- Phối hợp
- Chỉ đạo
- Khả năng lãnh đạo
- Tổ chức
- Lập kế hoạch
- Giao tiếp rõ ràng
- Trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu
- Huấn luyện
- Quản lý thời gian
- Sự hợp tác
- Lắng nghe tích cực
- Giải quyết vấn đề
1. Phối hợp
Một vai trò quan trọng của các nhà quản lý là phát triển các nhóm gắn kết và có chức năng. Lý tưởng nhất là các nhóm này làm việc độc lập và người quản lý đảm bảo rằng họ có các nguồn lực và kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của mình.
Ví dụ: nếu một nhóm không biết về nguồn lực họ cần hoặc bộ phận khác mà họ nên cộng tác, thì họ có thể gặp khó khăn để hoàn thành dự án của mình.
2. Chỉ đạo
Việc chỉ đạo có lẽ là nơi mà hầu hết mọi người nghĩ đến khi nghĩ về các nhà quản lý. Và nó là một phần quan trọng của vai trò quản lý. Việc chỉ đạo có thể dưới hình thức ủy quyền hoặc xem xét công việc, đóng vai trò như một hình thức kiểm soát chất lượng hoặc quản lý các mốc thời gian.
Giao tiếp tốt là cốt lõi của việc chỉ đạo và trí tuệ cảm xúc giúp phát triển niềm tin trong suốt quá trình.
3. Khả năng lãnh đạo
Không phải tất cả các nhà quản lý đều là những nhà lãnh đạo bẩm sinh , vì vậy điều quan trọng là các nhà quản lý phải phát huy khả năng lãnh đạo của mình. Các nhà lãnh đạo có ảnh hưởng truyền cảm hứng và động viên người khác thông qua hành vi của họ. Họ đặt ra tinh thần chung cho nhóm, tiếp cận phản hồi, ghi nhận nỗ lực của nhóm và ủy quyền một cách chiến lược.
Những hành động này đều quan trọng đối với những người có ảnh hưởng và quản lý dự án.
4. Tổ chức
Như chúng tôi đã đề cập, trở thành người quản lý là một vai trò đầy thử thách. Các nhà quản lý thường giám sát nhiều dự án với các mốc thời gian và thời hạn khác nhau. Vì vậy, việc có kỹ năng tổ chức xuất sắc sẽ giúp các nhà quản lý làm việc hiệu quả, đáp ứng thời hạn và giảm căng thẳng.
5. Lập kế hoạch
Một trách nhiệm quan trọng của vai trò quản lý là đáp ứng các mục tiêu. Đây có thể là cho một công ty hoặc ở cấp độ cá nhân. Một số nhà quản lý tham gia vào quá trình lập kế hoạch mục tiêu, còn một số thì không. Dù bằng cách nào, người quản lý phải phát triển một kế hoạch để đáp ứng những mục tiêu này. Nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn và cách các yếu tố khác nhau kết hợp với nhau là một kỹ năng hữu ích để người quản lý trau dồi trong khi lập kế hoạch.
6. Giao tiếp rõ ràng
Biết cách truyền đạt rõ ràng những suy nghĩ , kế hoạch, phản hồi và chiến lược là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ vai trò quản lý nào. Nhân viên của bạn có thể phát triển mạnh mẽ khi họ biết những gì được mong đợi ở họ và mối liên hệ giữa điều đó với mục tiêu chung như thế nào.
7. Trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu
8. Huấn luyện
Huấn luyện là một cách tuyệt vời để chia sẻ kiến thức của bạn và hỗ trợ sự phát triển của nhóm bạn. Cho dù bạn đang huấn luyện họ về các kỹ năng cứng mang tính kỹ thuật hơn hay kỹ năng giao tiếp cá nhân, thông tin đầu vào của bạn sẽ xây dựng sự tự tin và vốn trí tuệ.
9. Quản lý thời gian
Không cần phải nói cũng biết rằng những nhà quản lý giỏi và những nhà lãnh đạo vĩ đại biết cách quản lý thời gian và năng lượng của mình một cách hiệu quả. Nó càng trở nên quan trọng hơn khi bạn kết hợp nó với các kỹ năng khác như đưa ra định hướng và làm chủ công việc của mình. Nếu bạn hiểu được những hạn chế của mình và đưa ra những cam kết có ý thức khi đảm nhận nhiều công việc hơn, nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó. Bạn sẽ có một cái đầu tỉnh táo trong quá trình đăng ký 1:1, trở thành người tham gia tích cực trong các cuộc họp và hoàn thành công việc một cách thoải mái hơn.
10. Sự hợp tác
Làm việc theo nhóm và cộng tác là xương sống của nhiều tổ chức . Các công ty có xu hướng hoạt động tốt hơn khi các bộ phận bước ra ngoài phạm vi hoạt động của họ và các cá nhân làm việc cùng nhau. Điều tương tự cũng có thể nói đối với các nhà lãnh đạo. Trách nhiệm của người lãnh đạo là tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường làm việc hợp tác và bản thân họ phải là những cộng tác viên mạnh mẽ.
Để phát triển tốt hơn kỹ năng giao tiếp và sự đồng cảm của bạn với người khác, hãy là một người lắng nghe tích cực. “Hãy tìm cách hiểu trước khi được hiểu.” Lắng nghe tích cực có nghĩa là tham gia và hành động theo những gì bạn nghe chứ không chỉ nghe người khác. Lắng nghe tích cực cũng tạo ra sự đồng cảm.
12. Giải quyết vấn đề
Hầu hết các cá nhân trong vai trò lãnh đạo sẽ phải giải quyết một số hình thức giải quyết vấn đề. Người quản lý thành công có thể xem xét vấn đề một cách khéo léo từ tất cả các cơ sở, thu thập phản hồi và ưu tiên dựa trên thông tin họ nhận được. Họ tận dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả để học hỏi từ nhóm của mình và đưa ra quyết định sáng suốt.
Làm thế nào để phát triển kỹ năng quản lý của bạn
Mặc dù có nhiều cách để phát triển kỹ năng của bạn với tư cách là người quản lý, nhưng điều quan trọng nhất là sự tham gia. Cho dù bạn đăng ký một khóa học nói trước công chúng hay tình nguyện lãnh đạo một sáng kiến mới thì việc tham gia là bước đầu tiên để cải thiện những kỹ năng thiết yếu này.
Dưới đây là một số ý tưởng về cách bắt đầu và nơi bạn nên dồn năng lượng vào:
1. Dành thời gian để suy ngẫm
Trước khi tiến lên một bước, hãy tạm dừng để xem xét bạn đang ở đâu. Bạn có thể nói chuyện với bạn bè hoặc thành viên gia đình ngoài giờ làm việc, viết ra những suy nghĩ của mình hoặc đơn giản là giữ chúng cho riêng mình. Bất kể phương pháp của bạn là gì, hãy suy nghĩ về những gì bạn đã đạt được, nơi bạn muốn đi tiếp theo và những gì bạn coi là trở ngại lớn nhất để trở thành một người quản lý và lãnh đạo tốt hơn.
2. Tìm kiếm phản hồi
Khi bạn biết mình nhìn thấy đâu và mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của mình là gì, bạn có thể tìm kiếm phản hồi từ bên ngoài. Nói chuyện với người quản lý của bạn về mục tiêu của bạn và nhận ý kiến của họ về những kỹ năng bạn có thể cải thiện trước tiên cũng như những gì bạn thực sự giỏi. Chẳng hạn, bạn có thể không nhận ra rằng mình đã đạt được những bước tiến với tư cách là một người giao tiếp mạnh mẽ. Vì vậy, việc có được quan điểm bên ngoài này có thể mang lại quan điểm.
Người quản lý của bạn cũng có thể giúp đưa ra kế hoạch hành động và giúp bạn tìm cách rèn luyện những kỹ năng quản lý này. Họ cũng có thể đề xuất đào tạo về quản lý nếu công ty của bạn cung cấp chương trình đào tạo đó.
3. Tình nguyện dẫn dắt một sáng kiến hoặc dự án
Nếu bạn thấy có cơ hội để tạo ảnh hưởng, hãy giơ tay và đưa ra ý tưởng của mình. Hoặc nếu bạn thấy cơ hội cải thiện quy trình, hãy cho người quản lý hoặc nhóm của bạn biết. Việc thể hiện rằng bạn có sáng kiến và sẵn sàng chia sẻ ý tưởng của mình thường được đánh giá cao. Tiến thêm một bước nữa và rèn luyện kỹ năng lãnh đạo của bạn bằng cách dẫn đầu một dự án cũng có thể là một động thái mạnh mẽ để thể hiện rằng bạn cam kết phát triển những kỹ năng này.
4. Tìm cơ hội để huấn luyện đồng nghiệp của bạn
Điều này có thể phức tạp, vì vậy hãy trao đổi với người quản lý của bạn về cách tốt nhất để bắt đầu huấn luyện ngang hàng trong nhóm của bạn. Khi thực hiện tốt, đây là một cách tuyệt vời để phát triển kỹ năng giao tiếp cá nhân và linh hoạt các kỹ năng kỹ thuật của bạn. Có lẽ sẽ có cơ hội để một đồng nghiệp hoặc cấp dưới trực tiếp hỗ trợ trong lĩnh vực mà họ quan tâm. Bạn có thể giúp họ khám phá một lĩnh vực mới đồng thời phát triển kỹ năng huấn luyện của mình.
5. Ăn mừng chiến thắng của đồng nghiệp
Một thành viên trong nhóm có nỗ lực đóng góp vào mục tiêu của nhóm không? Hay một đồng nghiệp đã tham gia giúp bạn hoàn thành dự án đúng thời hạn? Thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với thành tích và sự chăm chỉ của người khác là một cách tuyệt vời để phát triển kỹ năng quản lý của bạn.
6. Điều chỉnh và tham gia vào các cuộc họp
Nếu bạn đang tham gia các cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ, việc tham gia vào từng cuộc họp có thể là một thách thức. Nhưng hãy cố gắng duy trì sự hiện diện, tích cực lắng nghe và đặt ra những câu hỏi sâu sắc khi chúng xuất hiện. Ở trong phòng, có thể nói là một kỹ năng nổi bật –– đặc biệt là trong những ngày họp hành nhiều.
7. Hãy tìm đến những người cố vấn và lãnh đạo mà bạn ngưỡng mộ
Hãy nghĩ về những người lãnh đạo, quản lý và cố vấn đã động viên và truyền cảm hứng cho bạn. Hãy xem xét điểm mạnh của họ và cách họ thể hiện bản thân. Họ giao tiếp và chia sẻ ý tưởng của mình như thế nào? Họ sử dụng những chiến lược nào để đưa ra phản hồi và phản hồi? Ghi lại những điều này sẽ mang lại cho bạn điều gì đó để khao khát khi bạn phát triển kỹ năng quản lý của mình.
8. Phát triển kỹ năng quản lý cho các nhà lãnh đạo sẵn sàng cho tương lai
Quản lý là một công việc đầy thách thức với nhu cầu ngày càng tăng trong một môi trường luôn thay đổi và không thể đoán trước. Để trở thành một người quản lý giỏi ngày nay, bạn cần phát triển nhiều kỹ năng khác nhau. Nhưng có lẽ sẽ là điều khôn ngoan nếu bạn tập trung vào việc thành thạo một số kỹ năng cần thiết để làm nền tảng vững chắc cho bạn phát triển.
BCC - Đào tạo & Tư vấn Doanh Nghiệp
23 năm Dẫn đầu tính ứng dụng Đào tạo và Tư Vấn Quản trị Nhân Sự & Phát triển Nhân lực Doanh nghiệp
