16 HỆ THỐNG NĂNG SUẤT GIÚP BẠN LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN HIỆU QUẢ HƠN

Chúng ta đang sống trong một thế giới có nhiều cơ hội tiếp cận kiến thức và thông tin hơn bao giờ hết. Và mặc dù điều đó nghe có vẻ tuyệt vời để đạt được nhiều thành tựu hơn nhưng nó cũng đi kèm với một rào cản lớn: sự xao lãng. Đôi khi, thứ chúng ta cần để vượt qua sự xao lãng và hoàn thành công việc là một hệ thống năng suất.

Hệ thống năng suất có thể giúp ích cho các cá nhân hoặc nhóm và có thể được áp dụng cho các dự án hoặc mục tiêu cụ thể — hoặc cho cuộc sống hàng ngày của bạn. Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu về một số hệ thống năng suất phổ biến nhất và tìm một hệ thống có thể phù hợp với mình chưa?

Hệ thống năng suất là gì? Hệ thống năng suất là tập hợp các thực tiễn, hướng dẫn, phương pháp và công cụ giúp mọi người hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu suất. Chúng có thể được sử dụng cho công việc hoặc các dự án và nhiệm vụ cá nhân. Họ có thể giúp đỡ các cá nhân hoặc nhóm. Chúng có thể bao gồm các công cụ năng suất hoặc có thể là các khuôn khổ đơn giản giúp bạn tiếp cận và suy nghĩ về danh sách việc cần làm của mình. Điều quan trọng là một hệ thống năng suất tốt sẽ giúp bạn tối đa hóa năng suất để bạn có thể tiết kiệm thời gian cho những việc quan trọng.

Tại sao chúng ta cần hệ thống năng suất? Đôi khi làm việc hiệu quả không dễ dàng như chỉ thực hiện công việc. Chúng tôi đang phải đối mặt với rất nhiều trở ngại. Ngay cả số lượng quyết định bạn phải đưa ra trong suốt ngày làm việc cũng có thể tạo ra trở ngại cho năng suất. Một hệ thống năng suất tốt giúp đảm bảo bạn có sẵn kế hoạch — và giảm số lượng quyết định bạn cần đưa ra trong một ngày.

Hệ thống năng suất cũng giúp tổ chức và lưu trữ thông tin để bạn không phải lúc nào cũng phải ghi nhớ tất cả thông tin. Các nhà khoa học không biết chính xác chúng ta có thể lưu trữ và nhớ lại chính xác bao nhiêu thông tin vào bất kỳ thời điểm nào, nhưng họ biết rằng lượng thông tin đó có hạn. Trong khi mọi người đều có thể hưởng lợi từ hệ thống năng suất, những người khác nhau sẽ được hưởng lợi từ các loại hệ thống khác nhau và theo những cách khác nhau. Dưới đây, chúng ta sẽ mô tả 16 hệ thống năng suất phổ biến nhất — những hệ thống được các chuyên gia, nhà lãnh đạo và những người làm việc hiệu quả khác tin dùng. Tất cả những gì còn lại cần làm là chọn cái bạn muốn thử trước.

16 hệ thống năng suất để thử

Hệ thống năng suất tốt nhất sẽ khác nhau đối với những người, nhiệm vụ, dự án và nhu cầu khác nhau. Cho dù bạn đang tìm cách tăng năng suất cá nhân, sắp xếp kế hoạch hành động cho một dự án riêng lẻ hay triển khai một hệ thống cho toàn bộ nhóm hoặc tổ chức của mình thì đều có một hệ thống năng suất cho việc đó. Nhưng làm thế nào để bạn chọn được hệ thống phù hợp với nhu cầu của mình? Khi bạn đang tìm hiểu về từng yếu tố, hãy xem xét các yếu tố sau để giúp bạn đánh giá chúng:

Mục tiêu của bạn là hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Mặc dù hệ thống năng suất có thể mất một thời gian để tìm hiểu, triển khai và làm quen nhưng chúng sẽ trở nên dễ dàng theo thời gian.
Bạn không cần phải chọn một hệ thống và gắn bó với nó mãi mãi. Một phương pháp có thể hiệu quả cho một công việc hoặc dự án nhất định và một phương pháp khác có thể hiệu quả hơn cho công việc hoặc dự án trong tương lai. Linh hoạt.
Hệ thống năng suất không phải là những quy tắc cứng nhắc và nhanh chóng - hãy coi chúng giống như những hướng dẫn hơn.

Các phương pháp được nêu dưới đây rất hiệu quả và đã được rất nhiều người thành công sử dụng. Nhưng cách để tận dụng tối đa chúng là điều chỉnh chúng sao cho phù hợp với phong cách và nhu cầu làm việc cụ thể của riêng bạn.

Đây là 16 hệ thống năng suất mà bạn nên biết

1. Phương pháp Inbox Zero

2. Danh sách việc cần làm đơn giản

3. Viết nhật ký Bullet

4. Hoàn thành công việc (GTD)

5. Khung thiết lập mục tiêu SMART

6. Pomodoro (chặn thời gian)

7. Lên lịch

8. Đối mặt ngay với sợ hãi

9. Nhiệm vụ đơn lẻ hoặc nhiệm vụ theo nhóm

10. Ma trận quyết định Eisenhower

11. Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT)

12. Phải, nên, có thể, sẽ không, hoặc phương pháp Moscow

13. Thẻ Kanban

14. Trifecta hàng ngày hoặc phương pháp Ivy Lee

15. Đừng phá vỡ chuỗi

16. Hệ thống Zen to Done

1. Phương pháp Inbox Zero

Nếu bạn muốn biến hộp thư đến email của mình thành một hệ thống năng suất, phương pháp Inbox Zero là dành cho bạn. Inbox Zero là một phương pháp quản lý email có hai mục tiêu:

Để luôn giữ hộp thư đến của bạn trống (hoặc càng gần trống càng tốt)
Để giữ cho hộp thư đến của bạn không chiếm nhiều thời gian hơn mức thực sự cần thiết (người tạo ra phương pháp Inbox Zero đã từng viết rằng số "0" trong tên ám chỉ "lượng thời gian mà bộ não của một nhân viên dành cho hộp thư đến của anh ta")

2. Danh sách việc cần làm đơn giản

Hệ thống năng suất cổ điển nhất là hệ thống đã tồn tại từ lâu trước thời đại kỹ thuật số: danh sách việc cần làm đơn giản. Đối với một số người, việc tạo danh sách nhiệm vụ là tất cả những gì cần làm để đảm bảo công việc hoặc trách nhiệm cá nhân.

Ưu điểm của hệ thống này là nó có thể dễ dàng tùy chỉnh — bạn có thể thêm bất kỳ thông tin nào bạn cần để làm cho danh sách của mình trở nên hữu ích và hiệu quả nhất, từ ngày đến hạn đến mức độ ưu tiên.

Nhược điểm của danh sách việc cần làm như một hệ thống năng suất là nó không cung cấp nhiều cấu trúc - nhiều người cần một hệ thống hoạt động giống một khuôn khổ hơn để giúp họ sắp xếp thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ.

3. Viết nhật ký Bullet
Nhật ký Bullet gần như là một phần mở rộng của danh sách việc cần làm — đó là một hệ thống sử dụng công cụ lập kế hoạch được gọi là nhật ký Bullet để tạo danh sách, lịch, trình theo dõi và hồ sơ cũng như ghi chú, sắp xếp suy nghĩ, v.v. Việc ghi nhật ký bằng Bullet không nhất thiết phải được thực hiện bằng một tạp chí Bullet có thương hiệu — và hiện đã có phiên bản kỹ thuật số nếu bạn không thích dùng bút và giấy. Nhưng điều làm cho phương pháp này khác biệt so với các phương pháp khác là nó có khả năng tùy chỉnh vô cùng lớn — bạn có thể sử dụng tính năng ghi nhật ký Bullet theo bất kỳ cách nào giúp bạn tăng năng suất.

Những mặt tích cực? Phương pháp này rất sáng tạo và linh hoạt. Nhược điểm là Bullet Journal không có bất kỳ cấu trúc cụ thể nào, vì vậy đối với những ai khao khát một khuôn khổ hoặc quy tắc, đây có thể không phải là hệ thống năng suất lý tưởng.

4. Hoàn thành công việc (GTD)

Phương pháp Hoàn thành Công việc (GTD) là một trong những hệ thống quản lý dự án được yêu thích nhất hiện nay. Được sáng tạo bởi David Allen, người viết cuốn sách cùng tên, nó tuân theo một cấu trúc 05 bước được thiết kế để giúp bạn luôn ngăn nắp khi phải sống trong một biển nhiệm vụ và việc cần làm.

Đây là cách GTD hoạt động:

Ghi lại: Chuyển việc cần làm từ bộ não của bạn sang một nguồn bên ngoài, có thể là bất cứ thứ gì từ một danh sách đơn giản đến ứng dụng quản lý tác vụ.
Làm rõ: Xem xét từng mục việc cần làm một và xác định xem nó có thể thực hiện được ngay lập tức hay không.
Sắp xếp: Sắp xếp các mục không thể thực hiện được thành "thùng rác", "có thể" hoặc "tham chiếu". Quyết định các bước tiếp theo cho các mục có thể hành động.
Suy ngẫm: Định kỳ xem xét lại toàn bộ hệ thống của bạn để loại bỏ các mục đã hoàn thành và làm rõ cũng như sắp xếp các mục mới nếu cần.
Tương tác: Sắp xếp các bước tiếp theo cho các mục có thể hành động theo mức độ ưu tiên, bối cảnh, thời gian sẵn có và năng lượng sẵn có để xác định thứ tự hoàn thành chúng.

GTD có rất nhiều ưu điểm. Nó được các chuyên gia năng suất yêu thích vì một lý do — đó là một cách cực kỳ có tổ chức và hiệu quả để theo dõi và quản lý nhiệm vụ.

Nhược điểm chính là GTD phức tạp. Nó có nhiều đường cong học tập hơn hầu hết các hệ thống năng suất khác và độ cứng của nó sẽ không hấp dẫn những người thích các khung linh hoạt hơn.

5. Khung thiết lập mục tiêu SMART
Khung thiết lập mục tiêu SMART là một hệ thống năng suất khác phức tạp và cứng nhắc hơn. Nó cũng có lẽ phù hợp hơn để giúp bạn tập trung vào các ưu tiên và các bước tiếp theo khi bắt đầu một dự án lớn, thay vì làm khuôn khổ hàng ngày.

Mục tiêu THÔNG MINH là một cách tuyệt vời để đưa ra một ý tưởng có tầm nhìn tổng thể và bắt đầu chia nhỏ nó thành các bước và nhiệm vụ có thể thực hiện được bằng cách tự hỏi bản thân một loạt câu hỏi. Các mục tiêu tuân theo khuôn khổ SMART phải là:

Một trong những ưu điểm của khuôn khổ SMART là bất kỳ mục tiêu hoặc dự án nào cũng có thể được điều chỉnh để phù hợp với nó - và bằng cách điều chỉnh các mục tiêu của bạn cho phù hợp với khuôn khổ, bạn đồng thời làm cho chúng trở nên khả thi hơn và do đó có thể đạt được nhiều hơn.

Một nhược điểm của phương pháp này là nó hoạt động tốt hơn cho các mục tiêu và dự án lớn, dài hạn, có tầm nhìn lớn và có thể ở mức quá cao đối với các công việc hàng ngày.

6. Pomodoro (chặn thời gian)

Kỹ thuật Pomodoro (còn được gọi là chặn thời gian) được phát triển bởi Francesco Cirillo và bao gồm việc sử dụng đồng hồ bấm giờ để chia ngày làm việc của bạn thành những khoảng thời gian làm việc căng thẳng, tập trung, được phân tách bằng những khoảng nghỉ ngắn ở giữa. Lịch trình cổ điển của Pomodoro là chạy nước rút trong 25 phút, sau đó là thời gian nghỉ 5 phút và thời gian nghỉ dài hơn sau khi bạn lặp lại chu kỳ từ ba đến năm lần.

Pomodoro là một phương pháp đơn giản có thể giúp tránh sự trì hoãn và mất tập trung. Nó có thể được áp dụng vào hầu hết mọi quy trình công việc và có thể được kết hợp với các hệ thống năng suất khác, khiến nó trở thành một trong những phương pháp linh hoạt nhất để sử dụng.

Một nhược điểm tiềm ẩn của pomodoro là thời gian chạy nước rút trong công việc có thể ngắn - hãy lưu ý điều này và điều chỉnh chúng dựa trên nhiệm vụ bạn đang thực hiện để bạn không phải nghỉ ngơi ngay khi đạt được thành công.

7. Lên lịch

Lên lịch là một hệ thống quản lý thời gian được các chuyên gia năng suất yêu thích vì cấu trúc và trách nhiệm giải trình của nó. Nó liên quan đến việc tạo các khối thời gian trong lịch của bạn và phân công nhiệm vụ cho chúng. Cuối cùng, cả ngày của bạn phải được lên lịch, với thời gian dành riêng cho mọi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn, cũng như các cuộc họp, giờ giải lao và trách nhiệm cá nhân.

Lên lịch là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn dành thời gian cho mọi công việc bạn cần hoàn thành mỗi ngày. Nó có thể hoạt động tốt đối với những người gặp khó khăn trong việc tập trung vào việc cần làm và bận rộn cả ngày mà không bao giờ cảm thấy thực sự hiệu quả. Nếu bạn được chia sẻ Lịch Google với nhóm của mình, họ sẽ biết chính xác khi nào bạn rảnh/bận. Điều này làm cho việc lên lịch hiệu quả hơn. Nhưng nhược điểm tiềm tàng của việc lên lịch là tính cứng nhắc của nó không cho phép sự tự phát. Nếu bạn có thể có các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không mong đợi xảy ra suốt cả ngày, việc lên lịch có thể cản trở bạn nhiều hơn.

8. Đối mặt ngay với sợ hãi

Bạn đã bao giờ có một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm khiến bạn sợ hãi đến mức nó làm bạn tê liệt chưa? Bạn trì hoãn nhiệm vụ không mong muốn nhưng cũng không hoàn thành được việc gì khác vì bóng tối của nó đang bao trùm cả ngày của bạn.

Đối mặt ngay với sợ hãi là một hệ thống năng suất nhằm giải quyết vấn đề rất phổ biến này. Trong hệ thống này, bạn bắt đầu ngày mới với nhiệm vụ mà bạn sợ nhất - hoàn thành nó khi bạn có nhiều thời gian, năng lượng và động lực nhất. Sau đó, giải quyết nhiệm vụ khó thứ hai, v.v. - càng về cuối ngày, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn vì bạn chỉ còn lại những nhiệm vụ đơn giản hơn và ít đáng sợ hơn. Hệ thống năng suất này rất tốt cho những người có xu hướng trì hoãn. Nó cũng lý tưởng cho việc chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ và dự án khó khăn đúng thời hạn.

Một nhược điểm tiềm tàng của hệ thống này là nó đòi hỏi khả năng ưu tiên danh sách nhiệm vụ của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự từ khó nhất đến ít khó khăn nhất.

9. Nhiệm vụ đơn lẻ hoặc nhiệm vụ theo nhóm

Nhiệm vụ đơn lẻ là một hệ thống năng suất giúp thúc đẩy sự tập trung vào chỉ một nhiệm vụ tại một thời điểm. Để sử dụng nó, hãy chọn nhiệm vụ bạn muốn tập trung vào và sau đó loại bỏ mọi phiền nhiễu có thể khiến bạn mất tập trung vào nhiệm vụ đó. Đóng các tab trình duyệt không cần thiết, tắt thông báo và chặn các trang mạng xã hội là những thủ thuật phổ biến được sử dụng khi thực hiện một tác vụ.

Phân nhóm nhiệm vụ là một biến thể, trong đó bạn làm việc trên một tập hợp các nhiệm vụ giống nhau cùng một lúc. Điều này cho phép thực hiện đa nhiệm nhưng không có chuyển đổi ngữ cảnh giữa các nhiệm vụ có thể làm mất tập trung hoặc trọng tâm của bạn.

Nhiệm vụ đơn lẻ và phân nhóm nhiệm vụ là những hệ thống tuyệt vời dành cho những người đang phải vật lộn với sự xao lãng. Và trong thế giới kỹ thuật số đầy phiền nhiễu của chúng ta , bất cứ điều gì bạn có thể làm để giảm tiếng ồn xung quanh trong khi làm việc đều có thể có giá trị để duy trì sự tập trung và thực hiện nhiệm vụ.

Nhược điểm tiềm ẩn lớn nhất của việc thực hiện một nhiệm vụ hoặc phân nhóm nhiệm vụ là nó yêu cầu bạn phải "tối" bằng cách đóng các chương trình có khả năng gây mất tập trung và tắt thông báo. Nếu công việc hoặc vai trò của bạn yêu cầu bạn phải có khả năng tiếp cận được thì đây có thể là một hệ thống khó triển khai một cách hiệu quả.

10. Ma trận quyết định của Eisenhower

Cựu Tổng thống Dwight D. Eisenhower từng có câu nói nổi tiếng: “Việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp và việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng”. Câu nói đó đã trở thành nền tảng cho Ma trận Eisenhower, một công cụ ưu tiên mà các nhà lãnh đạo có ảnh hưởng nhất hiện nay sử dụng để hướng dẫn việc ra quyết định của họ.

Ma trận Eisenhower bắt đầu với bốn hộp trên hai trục - một hộp đi từ quan trọng đến không quan trọng, và hộp còn lại đi từ khẩn cấp đến không khẩn cấp. Điều này có nghĩa là bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ của mình vào các hộp như thế này:

Khẩn cấp và quan trọng: Nhiệm vụ bạn nên làm ngay.
Không khẩn cấp nhưng quan trọng: Những nhiệm vụ bạn nên thực hiện sau khi hoàn thành những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những nhiệm vụ bạn nên giao cho người khác.
Không khẩn cấp hoặc quan trọng: Nhiệm vụ bạn nên xóa khỏi danh sách việc cần làm của mình.

Khung này cực kỳ hữu ích để tập trung vào các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm sẽ có tác động lớn nhất, đưa bạn hướng tới các mục tiêu dài hạn. Nó cũng giúp loại bỏ những việc cần làm khỏi danh sách của bạn mà ngay từ đầu không nên có.

Tuy nhiên, hầu hết mọi người sẽ thấy rằng họ dành phần lớn thời gian cho những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Sử dụng Ma trận Eisenhower giúp xác định những điều đó nhưng đòi hỏi phải có người ủy thác chúng. Nếu bạn không thể ủy thác bất kỳ công việc nào của mình cho người khác, bạn vẫn có thể phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn mức bạn có thể hoàn thành.

11. Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT)

Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT): thay vì thực hiện nhiệm vụ khó khăn hoặc đáng sợ nhất trước tiên, bạn hãy bắt đầu với điều quan trọng nhất mà bạn phải hoàn thành. Bắt đầu bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ của bạn theo mức độ quan trọng, sau đó thực hiện theo danh sách từ trên xuống dưới. Đây là một hệ thống năng suất khác rất phù hợp để tập trung vào những gì có tác động lớn nhất và theo dõi công việc quan trọng nhất của bạn.

Một nhược điểm tiềm ẩn là hệ thống này yêu cầu bạn phải liên tục ưu tiên, đặc biệt là khi các nhiệm vụ mới được thêm vào danh sách của bạn. Đối với những người gặp khó khăn với việc ưu tiên hơn là tập trung, hệ thống năng suất này dường như không hoạt động.

12. Phải, nên, có thể, không hay phương pháp Moscow

Hệ thống phải, nên, có thể, sẽ không (còn gọi là phương pháp Moscow) là một khuôn khổ ưu tiên khác giúp bạn xác định nhiệm vụ nào trong danh sách việc cần làm là quan trọng nhất và nhiệm vụ nào có thể đợi đến sau (hoặc bị xóa khỏi danh sách việc cần làm của bạn). danh sách hoàn toàn).

Trong phương pháp này, bạn sắp xếp nhiệm vụ của mình bằng cách:

Phải: Những công việc bạn cần làm hôm nay.
Nên: Những công việc bạn cần làm, nhưng không nhất thiết phải làm ngay hôm nay.
Có thể: Những công việc bạn có thể làm nhưng không khẩn cấp.
Sẽ không: T yêu cầu bạn không cần làm điều đó không khẩn cấp và nên loại khỏi danh sách của bạn.

Phương pháp này rất giống với Ma trận Eisenhower và có những ưu điểm cũng như nhược điểm tương tự. Đó là một cách tuyệt vời để tập trung thời gian và sự chú ý của bạn vào công việc có tác động lớn nhất, nhưng nó không hữu ích (và thậm chí có thể gây thêm căng thẳng) nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ thuộc danh mục "phải".

13. Thẻ Kanban

Thẻ Kanban là một hệ thống quản lý năng suất bắt đầu từ quá trình phát triển phần mềm, trong đó các nhiệm vụ hoặc dự án được chia thành các danh mục (một số danh mục phổ biến là "việc cần làm", "đang tiến hành" và "đã hoàn thành"). Để sử dụng thẻ kanban cho công việc của riêng bạn, hãy viết các mục hoặc dự án lên giấy ghi chú và di chuyển chúng vào các cột khác nhau trên bảng trắng, bảng phấn, tường hoặc bảng nút chai (cũng có bảng kanban kỹ thuật số, nếu đó là phong cách của bạn). Lợi ích của hệ thống này là nó có tính trực quan và xúc giác, đồng thời sẽ thu hút những người bị thu hút bởi những thuộc tính đó.

Một nhược điểm tiềm ẩn là bảng Kanban thường cung cấp cái nhìn toàn cảnh hơn về một dự án tổng thể và có thể không phản ánh một số tiến trình chi tiết hơn, hàng ngày giúp chúng ta có động lực.

14. Trifecta hàng ngày hoặc Phương pháp Ivy Lee

Trifecta hàng ngày và Phương pháp Ivy Lee là hai hệ thống năng suất rất giống nhau, liên quan đến việc ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn mỗi ngày. Đối với mỗi hệ thống, bạn dành thời gian vào cuối mỗi ngày làm việc để xem xét nhiệm vụ của mình cho ngày hôm sau. Đối với trifecta hàng ngày, bạn chọn ba điều quan trọng nhất để tập trung vào. Đối với Phương pháp Ivy Lee, bạn chọn sáu điều quan trọng nhất. Ngày hôm sau, đó là những nhiệm vụ bạn tập trung vào. Và vào cuối ngày, bạn quay lại danh sách của mình và đánh giá lại, đặt ra nhiệm vụ hàng ngày cho ngày hôm sau.

Đây là một hệ thống tuyệt vời vì nó giúp bạn làm cho danh sách việc cần làm của mình trở nên khả thi hơn và xoay vòng danh sách đó bằng cách tập trung vào một nhóm nhiệm vụ mới mỗi ngày.

Một nhược điểm tiềm ẩn là một số nhiệm vụ có thể bị đẩy lùi vô thời hạn vì bạn chỉ tập trung vào một số mục danh sách quan trọng nhất mỗi ngày.

15. Đừng phá vỡ dây chuyền

Chúng tôi cá là bạn không mong đợi thấy Jerry Seinfeld trong danh sách này. Nhưng diễn viên hài nổi tiếng đã nghĩ ra một hệ thống năng suất của riêng mình vừa phổ biến vừa hiệu quả. Nó có tên là "Đừng phá vỡ dây chuyền" và nó bắt đầu khi Seinfeld cam kết viết một trò đùa mới mỗi ngày. Mỗi lần đạt được mục tiêu đó, anh đều đánh dấu "X" lên lịch. Chẳng bao lâu, anh ấy đã có một chuỗi X và mong muốn không phá vỡ chuỗi đó đã tạo thêm động lực để anh ấy tiếp tục viết truyện cười hàng ngày.

Hệ thống này có thể tốt hơn cho việc xây dựng thói quen hơn là quản lý các công việc hàng ngày. Nếu bạn có một nhiệm vụ cần phải làm hàng ngày thì đây là một hệ thống tuyệt vời để giúp bạn luôn có trách nhiệm và đi đúng hướng! Nhưng đối với hầu hết chúng ta, những người có những dự án và việc cần làm khác nhau trong mỗi ngày làm việc, phương pháp này sẽ không hoàn toàn phù hợp.

16. Hệ thống Zen to Done

Hệ thống Zen to Done (hay ZTD) là một hệ thống tối ưu hóa thói quen được phát triển bởi Leo Babauta. Nó dựa trên phương pháp GTD nhưng được thiết kế để thu hút những ai muốn có một hệ thống toàn diện và được cá nhân hóa, không cứng nhắc và dựa trên quy tắc như GTD.

ZTD yêu cầu người dùng thu thập tất cả nhiệm vụ và ý tưởng của họ, tương tự như GTD, nhưng thực hiện việc đó trong một công cụ di động, giống như một cuốn sổ nhỏ. Sau đó, có những thói quen mà người dùng được khuyến khích áp dụng:

Đưa ra quyết định về nhiệm vụ một cách nhanh chóng, thay vì trì hoãn chúng.
Chọn 1-3 mục tiêu chính cho mỗi tuần và mỗi ngày và hoàn thành những mục tiêu đó trước để đảm bảo chúng được hoàn thành.
Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm mà không bị phân tâm.

Điều quan trọng cần lưu ý là ZTD không phải là một hệ thống quản lý công việc mà nó là một khuôn khổ được thiết kế để thúc đẩy sự phát triển cá nhân và thay đổi thói quen. Nếu bạn muốn duy trì năng suất bằng cách xây dựng những thói quen tốt và phát triển toàn diện, ZTD có thể là hệ thống dành cho bạn.