09 TIPS HAY CHO QUẢN LÝ CẤP TRUNG TRONG KINH DOANH VUCA

 

Những cá nhân được coi là quản lý cấp trung thường giữ các chức danh Giám đốc nhà máy, Giám đốc khu vực, Giám đốc bộ phận, hoặc Giám đốc/Trưởng phòng ban hoặc chức năng, và thường chịu trách nhiệm cho một phòng ban, địa điểm hoặc khu vực địa lý. Họ không phải là quản lý tuyến đầu hay quản lý cấp cao. Họ ngồi ngay ở giữa, đúng như tên gọi.

Như Harvard đã lưu ý, quản lý cấp trung là "những người điều hành công ty hàng ngày". Họ “lãnh đạo” các quản lý khác và truyền đạt đến Ban điều hành cấp cao những gì đang diễn ra ở tuyến đầu. Họ là cầu nối giữa việc thực hiện chiến lược tổng thể do cấp trên đề ra và việc hoàn thành các công việc hàng ngày của doanh nghiệp. 

Theo lời các nhà nghiên cứu của International Business Review, "Các nhà quản lý cấp trung thực hiện vai trò hỗ trợ từ trên xuống bằng cách thực hiện chiến lược có chủ đích thông qua việc chuyển đổi các mục tiêu từ Ban điều hành cấp cao thành các kế hoạch hoạt động hiệu quả, và vai trò ảnh hưởng từ trên xuống bằng cách tổng hợp thông tin cho ban quản lý cấp cao, do đó lọc phản hồi chiến lược quan trọng lên trên.”

Mặc dù trách nhiệm và nghĩa vụ của quản lý cấp trung có thể khác nhau giữa các công ty và phòng ban, nhưng vẫn có một số điểm chung. Nhiệm vụ điển hình của quản lý cấp trung bao gồm: 

• Phát triển nhóm của họ bằng cách tiến hành đánh giá, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và hướng dẫn, tạo và thực hiện các kế hoạch phát triển, lên lịch họp riêng, cùng nhau tạo ra các mục tiêu và thiết lập mục tiêu nghề nghiệp

• Đảm bảo việc thực hiện các chính sách, quy trình và sáng kiến ​​thay đổi mới ở tuyến đầu

• Xác định mục tiêu và thiết lập mục đích cho phòng ban, khu vực, địa điểm hoặc bộ phận của họ

• Thực hiện quy trình và cải tiến liên tục để giảm chi phí và tăng lợi nhuận hoặc đóng góp cho nhóm mà họ giám sát

• Thiết lập và theo dõi ngân sách, chi tiêu và doanh thu, cũng như các mục tiêu và chỉ tiêu hàng quý và hàng năm

• Tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng, bất kể khách hàng là bên ngoài hay bên trong

• Theo dõi sát sao các đối thủ cạnh tranh, những người mới tham gia và những người có khả năng phá vỡ thị trường

Bên cạnh trách nhiệm chiến thuật, quản lý cấp trung còn là trụ cột trong các công ty, giúp tập hợp những người xung quanh cùng hợp tác, giải quyết vấn đề và cùng nhau tìm ra giải pháp cho các vấn đề toàn tổ chức.

Hai giáo sư từ Đại học Massachusetts đã nghiên cứu sâu về vai trò của quản lý cấp trung và cách họ có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổ chức. Họ phát hiện ra rằng quản lý cấp trung đóng vai trò then chốt trong việc: 

• Ủng hộ các giải pháp thay thế chiến lược: Là cầu nối giữa ban quản lý cấp cao và những gì thực sự diễn ra hàng ngày, các nhà quản lý cấp trung cung cấp những hiểu biết sâu sắc và đổi mới cho các nhà lãnh đạo với các đề xuất về năng lực mới hoặc cách triển khai lại các năng lực thú vị theo những cách mới.

• Thúc đẩy khả năng thích ứng: Ở trung tâm hoạt động của một tổ chức, các nhà quản lý cấp trung có vị trí lý tưởng để phá vỡ các rào cản nội bộ và khuyến khích thử nghiệm, đổi mới, giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình liên chức năng nhằm tăng khả năng phản ứng và linh hoạt của công ty.

• Tổng hợp thông tin: Từ việc nhìn thấy trực tiếp các cơ hội và vấn đề từ tuyến đầu, các nhà quản lý cấp trung có thể dễ dàng kết nối phản hồi và sự kiện với các vấn đề chiến lược và chia sẻ những ý tưởng và hiểu biết đó với ban quản lý cấp cao.

• Triển khai Chiến lược Có chủ đích: Quản lý cấp trung là người mai mối hiệu quả nhất vì họ là người điều chỉnh các hành động của phòng ban, khu vực hoặc địa điểm của mình cho phù hợp với mục đích chiến lược của tổ chức.

 

 

Các tips hay và mới dành cho quản lý cấp trung
Trước đây, các nhà quản lý cấp trung dành phần lớn thời gian để giám sát đầu ra, theo dõi chặt chẽ năng suất và truyền đạt thông tin qua lại giữa ban quản lý cấp cao và những người trực tiếp làm việc.

Nhưng khi công nghệ phát triển và hình thức làm việc từ xa/kết hợp trở nên phổ biến, rõ ràng đây không còn là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Nhất là khi công nghệ có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn, và lực lượng lao động đa thế hệ khao khát sự trao quyền thực sự, chứ không phải sự quản lý vi mô. 

Điều này không có nghĩa là vai trò của quản lý cấp trung đã lỗi thời. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là vị trí này phải phát triển để đáp ứng nhu cầu của một môi trường làm việc luôn thay đổi.

Với công nghệ xử lý một số khía cạnh công việc, các quản lý cấp trung có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào nhân viên, chẳng hạn như tăng cường sự gắn kết của nhân viên, kết nối các cá nhân, xây dựng và lãnh đạo các nhóm hiệu suất cao, và hỗ trợ sự phát triển của nhân viên. 

Tuy nhiên, Giám đốc Lãnh đạo Toàn cầu và Phát triển Tổ chức tại Regeneron Pharmaceuticals, Renny Bloch, đã chỉ ra rằng "nhiều nhà quản lý chưa bao giờ được trang bị công cụ hoặc đào tạo để quản lý. Họ thường thăng tiến qua các vị trí kỹ thuật, rồi đột nhiên được giao quản lý một đội ngũ và được kỳ vọng sẽ làm việc hiệu quả. Đặc biệt, họ gặp khó khăn với các kỹ năng mềm, chẳng hạn như phản hồi, đặt kỳ vọng, phát triển đội ngũ và quản lý xung đột."

Một nghiên cứu của Harvard cũng ghi nhận điều tương tự khi những người trả lời cho biết kỹ năng mềm là năng lực quan trọng nhất đối với các nhà quản lý cấp trung trong tương lai: 

• Đào tạo/phát triển tài năng (67%)

• Quản lý sự phức tạp/thay đổi (52%) 

• Sự liên kết/thực hiện chiến lược (46%) 

• Khả năng thích ứng/linh hoạt (45%) 

• Dẫn dắt các nhóm có hiệu suất cao (42%) 

• Trí tuệ cảm xúc (42%) 

Ngoài những kỹ năng này, còn thêm số kỹ năng khác bên dưới mà các nhà quản lý cấp trung nên ủng hộ và ưu tiên khi tìm kiếm cơ hội phát triển khả năng lãnh đạo. 

1. • Phát triển những người khác

Việc chuyển đổi từ việc tự lực cánh sinh để hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu cá nhân sang tạo ra kết quả thông qua người khác đòi hỏi những kỹ năng mới, sự thay đổi tư duy và hành vi.

Có thể phân biệt mức độ thành công của một quản lý cấp trung với khả năng truyền đạt điểm mạnh về chức năng và lãnh đạo của họ cho đội ngũ quản lý.

1. • Gửi và nhận phản hồi

Để huấn luyện và phát triển năng lực của đội ngũ một cách hiệu quả, cũng như tự mình chỉ ra những điểm cần cải thiện, các quản lý cấp trung cần phát triển và trau dồi kỹ năng đưa ra và tiếp nhận phản hồi. Như Bill Gates đã từng nói: "Tất cả chúng ta đều cần mọi người cho chúng ta phản hồi. Đó là cách chúng ta tiến bộ."

1. • Ủy quyền & Hướng dẫn

 

 

1. • Huấn luyện/Đào tạo

Một huấn luyện viên giỏi là người hướng dẫn, đào tạo, đóng góp ý kiến ​​và giúp đỡ cá nhân cũng như đội nhóm đạt được mục tiêu. Thông qua huấn luyện, đào tạo các quản lý cấp trung thể hiện cam kết và sự đầu tư của mình trong việc giúp nhân viên đạt được mục tiêu phát triển và nghề nghiệp, từ đó thúc đẩy động lực, sự gắn kết và mối quan hệ làm việc bền chặt. Khi các quản lý cấp trung được trang bị kỹ năng huấn luyện, những điều tuyệt vời có thể xảy ra, khi nhân viên của họ trở thành những huấn luyện viên tuyệt vời cho đội ngũ tuyến đầu.

1. • Trách nhiệm giải trình

Sự hiểu biết và kỹ năng để đảm bảo nhân viên và bản thân họ chịu trách nhiệm về những gì họ đã đồng ý là một năng lực thiết yếu mà các nhà quản lý cấp trung cần phát triển. John Brown, Tổng Biên tập của PrettyMotors.com, tóm tắt tầm quan trọng của việc lãnh đạo đảm bảo nhân viên chịu trách nhiệm. Ông nói: “Trách nhiệm rất quan trọng vì nó tạo nên một đội ngũ hiệu quả và năng suất cao. Điểm mấu chốt là mỗi thành viên đều chịu trách nhiệm hoàn toàn cho một nhiệm vụ hoặc mục tiêu được giao từ A đến Z, điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực.”

1. • Giao tiếp

Mọi kỹ năng được liệt kê sẽ không thể thành hiện thực nếu thiếu giao tiếp mạnh mẽ, truyền cảm hứng và rõ ràng. Bạn không thể huấn luyện và phát triển người khác, lãnh đạo nhóm, xây dựng mối quan hệ hay quản lý sự thay đổi nếu không có nó. Lãnh đạo và giao tiếp là một. Cho dù đó là điều hành một cuộc họp nhân viên với tư cách một-nhiều người hay một cuộc họp cập nhật với tư cách một-một, việc phát triển và mài giũa kỹ năng giao tiếp hiệu quả là vô cùng quan trọng để trở thành một nhà lãnh đạo thành công.

Giao tiếp cần vượt ra ngoài việc truyền đạt thông tin từ các lãnh đạo cấp cao và ngược lại. Giao tiếp hiệu quả sẽ tạo động lực, cảm hứng và giúp người nghe sẵn sàng hành động. Các kỹ năng như lắng nghe tích cực, kể chuyện, đối thoại khó khăn và thuyết trình nên là một phần của bất kỳ kế hoạch phát triển quản lý cấp trung nào.

1. • Xây dựng mối quan hệ

 

1. • Khả năng phục hồi và sự nhanh nhẹn

Khả năng phục hồi sau những thất bại, xoay chuyển nhanh chóng và thay đổi khi cơ hội hay thách thức xuất hiện là những kỹ năng mà quản lý cấp trung cần có để dẫn dắt đội ngũ của mình. Thế giới kinh doanh hiện nay đang thay đổi chóng mặt, và những ai không để thách thức kìm hãm mình, có khả năng giải quyết vấn đề trong bối cảnh phức tạp, đưa ra quyết định nhanh chóng và hiểu rằng thay đổi là cách duy nhất để duy trì khả năng cạnh tranh sẽ là những người thành công. 

Trở thành một nhà lãnh đạo linh hoạt và kiên cường, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng, có thể tạo nên sự khác biệt giữa việc một tổ chức vượt qua sóng gió hay sụp đổ hoàn toàn. Như chúng ta đã chứng kiến, những tổ chức và nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, tiếp thu và thích nghi với thách thức chính là những người đang vươn lên dẫn đầu.

Để chuẩn bị, tất cả quản lý cấp trung nên tham gia đào tạo về khả năng phục hồi, sự nhanh nhẹn, khả năng thích ứng và dẫn dắt sự thay đổi. Việc trang bị những kỹ năng này trước khi cần thiết sẽ đảm bảo các quản lý cấp trung có khả năng phục hồi, thích nghi tốt hơn và dẫn dắt đội ngũ của mình làm điều tương tự khi khủng hoảng tiếp theo xảy ra.

1. • Chiến lược, Sự liên kết và Thực hiện

 

Như đã thảo luận ở phần trước, có những kỹ năng lãnh đạo cụ thể mà bạn có thể phát triển để giúp việc kết nối các chiến lược do ban quản lý cấp cao đề ra với cuộc sống thường nhật của những cá nhân tuyến đầu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 

Kết luận:
Quản lý cấp trung không chỉ đơn thuần là cầu nối giữa ban quản lý cấp cao và nhân viên tuyến đầu, hay giám sát năng suất. Những người thực sự thành công và nổi bật trong đội ngũ quản lý cấp trung ngày nay là những người đầu tư vào việc phát triển nhân viên, xây dựng và lãnh đạo các nhóm làm việc hiệu suất cao, tạo dựng văn hóa trách nhiệm, giao tiếp hiệu quả và biến chiến lược thành các kế hoạch chiến thuật thực tế. 

Các nhà quản lý cấp trung cần chuyển từ vai trò là người điểm danh và định tuyến thông tin sang vai trò là người hướng dẫn và tạo điều kiện, tạo động lực hướng tới các mục tiêu và tận dụng công nghệ để chia sẻ kiến ​​thức và cập nhật trạng thái.