HR TRONG QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

Quản trị thay đổi đề cập đến những nỗ lực của bộ phận nhân sự nhằm giúp nhân viên chuyển đổi và thích nghi với những thay đổi của tổ chức nhằm ứng phó được với những biến động/biến đổi của thế giới bên ngoài. Những thay đổi này có thể liên quan đến quy trình kinh doanh, cấu trúc, chính sách hoặc văn hóa,…

Quản trị sự thay đổi nhằm mục đích giảm thiểu sự gián đoạn, duy trì năng suất và giữ cho nhân viên có động lực vượt qua những thách thức rào cản chủ quan, khách quan bên trong và bên ngoài.

Vai trò của HR trong quản trị sự thay đổi
HR đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị sự thay đổi bằng cách đánh giá mức độ sẵn sàng của nhân viên, tạo điều kiện giao tiếp tốt, giám sát việc tuân thủ pháp luật, cung cấp đào tạo và xem xét tác động của sự thay đổi.

Đánh giá sự chuẩn bị của nhân viên
Trước khi xây dựng kế hoạch truyền đạt và thực hiện thay đổi, điều quan trọng là phải đánh giá phản ứng của nhân viên. Tạo kế hoạch cho những thay đổi sắp tới bằng cách:

• Quyết định phong cách và kênh truyền thông tốt nhất

• Phân tích khoảng cách kỹ năng

• Xác định những hạn chế về nguồn lực hiện tại và tương lai

• Dự báo tác động đến nhiều chỉ số HR khác nhau bằng cách đánh giá dữ liệu
   

Giám sát việc tuân thủ pháp luật

Một trong những vai trò quan trọng nhất của HR trong quản lý thay đổi là đảm bảo rằng những thay đổi sắp xảy ra tuân thủ đầy đủ luật pháp. Trách nhiệm này bao gồm xác minh các hợp đồng hiện có và đảm bảo rằng những thay đổi phù hợp với khuôn khổ pháp lý. Điều này bao gồm việc kiểm tra quyền của nhân viên, chế độ đãi ngộ, phúc lợi, bảo hiểm, và các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn, lao động,…

Theo đó, HR cũng phải đảm bảo mọi thứ đều được ghi chép đầy đủ. Các quy trình như lập kế hoạch thay đổi, giao tiếp với các bên liên quan và tham khảo ý kiến ​​chuyên gia pháp lý phải có tài liệu phù hợp trong trường hợp kiểm toán hoặc thách thức pháp lý trong tương lai.
 

Truyền đạt những thay đổi sắp xảy ra
Bên cạnh việc xem xét mức độ sẵn sàng thay đổi của nhân viên, bạn cũng nên lập kế hoạch về cách truyền đạt cho nhân viên, đồng thời ghi nhớ tầm quan trọng của việc duy trì tính minh bạch. Làm như vậy sẽ giúp xây dựng lòng tin và giảm sự phản kháng. Hãy rõ ràng và trung thực, đồng thời đặt ra kỳ vọng phù hợp.

Duy trì giao tiếp theo cả hai hướng cũng là cách làm tốt nhất. Đảm bảo nhân viên của bạn biết bạn lắng nghe họ bằng cách cung cấp nhiều cách khác nhau để bày tỏ mối quan tâm hoặc câu hỏi. Hãy thiết lập kế hoạch và hoạt động trải nghiệm của nhân viên, tập trung giao tiếp, cho phép các đội nhóm dễ dàng cập nhật và chia sẻ thông tin liền mạch, xuyên suốt, có thể đo lường mức độ gắn kết của nhân viên và theo dõi cảm xúc. 

Cung cấp đào tạo
HR nên cung cấp đào tạo quản lý thay đổi để giảm thiểu gián đoạn hoạt động bằng cách trang bị cho nhân viên các công cụ cần thiết để thích ứng với thay đổi. Bất kỳ ai được giao nhiệm vụ mới do thay đổi đều phải được đào tạo và trang bị kiến thức, kỹ năng giúp thúc đẩy quản lý để dễ dàng chuyển đổi, theo dõi tiến độ và nâng cao tỷ lệ hoàn thành công việc.

Theo dõi và xem xét các tác động của sự thay đổi
Một phần khác trong vai trò của HR trong quản lý thay đổi là theo dõi tác động của thay đổi. Theo dõi tác động giúp đánh giá sự thành công của chiến lược quản lý thay đổi và hiệu quả của thay đổi. Quá trình này cũng giúp xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện.

Thu thập dữ liệu bạn có thể sử dụng để đánh giá tác động; bạn có thể sử dụng các phương pháp như khảo sát, biểu mẫu phản hồi hoặc phỏng vấn. Với sự trợ giúp của dữ liệu thu thập được, bạn có thể điều chỉnh chiến lược quản lý thay đổi cho phù hợp.

Khi công ty của bạn phát triển, nhóm nhân sự của bạn nên chuẩn bị để thực hiện các thay đổi với ít gián đoạn nhất có thể. Các tình huống phổ biến đòi hỏi thay đổi bao gồm sáp nhập và mua lại, triển khai chính sách mới, sa thải và đổi mới nhân viên, thay đổi quản lý, lãnh đạo,...

Các chiến lược quản lý thay đổi đảm bảo rằng những thay đổi tại nơi làm việc đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức và tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và đạo đức.