10 BÍ QUYẾT HỮU ÍCH ĐƯA RA ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT NHÂN VIÊN

Bộ phận nhân sự thường cần phải xem xét công việc của nhân viên và đưa ra phản hồi về điểm mạnh và thách thức của họ. Đánh giá hiệu suất, còn được gọi là "đánh giá nhân viên" cho phép cá nhân suy ngẫm về công việc của họ và đặt ra mục tiêu cải thiện.

Trong bài viết này, chúng ta tham khảo các bí quyết để đánh giá nhân viên hiệu quả.

Đánh giá hiệu suất nhân viên là gì?
Đánh giá hiệu suất nhân viên là đánh giá chính thức về thói quen làm việc, năng suất, thái độ và tác động của nhân viên đó. Mỗi đánh giá hiệu suất tập trung vào hành động của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể.

Tùy thuộc vào tính chất hoạt động của công ty, bạn có thể tiến hành các đánh giá này hàng năm, hai năm một lần, hàng quý hoặc hàng tháng. Các đánh giá có thể được tổ chức cùng lúc cho tất cả nhân viên hoặc dựa trên ngày tuyển dụng của từng nhân viên.

Đánh giá nhân viên có thể tập trung vào nhiều lĩnh vực, nhưng những nội dung cơ bản bao gồm:

• Tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn của công ty

• Sự tham dự

• Thái độ

• Kỹ năng giao tiếp và quan hệ giữa các cá nhân

• Sáng tạo

• Dịch vụ khách hàng (nếu có)

• Ủy quyền (nếu nhân viên lãnh đạo một nhóm)

• Ghi chép về mục tiêu và thời hạn đạt được

• Năng suất chung

• Giải quyết vấn đề

• Làm việc nhóm
   

Khi đánh giá hiệu suất của nhân viên, công ty của bạn có thể áp dụng một trong các hệ thống sau:

• Đánh giá hiệu suất của nhân viên bằng hệ thống đánh giá (A, B, C, D, F)

• Sử dụng điểm số có trọng số dựa trên phần trăm (60%, 77%, 93%)

• Đánh giá nhân viên theo thang điểm (1-5, 1-10, 1-100)
   

Bạn có thể đưa ra đánh giá hiệu suất trực tiếp, dưới dạng văn bản hoặc cả hai. Cân nhắc việc ưu tiên các khía cạnh tích cực trong hiệu suất của nhân viên và đưa ra các cơ hội để cải thiện, nếu có thể. Khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và tự đánh giá.

Tầm quan trọng của việc đánh giá hiệu suất nhân viên thường xuyên

• Đánh giá giúp ban quản lý xác định nhân viên nào cần ưu tiên tăng lương, thăng chức hoặc sa thải.

• Đánh giá hiệu suất có thể giúp nhân viên tập trung lại khối lượng công việc và động lực theo điểm mạnh và cơ hội cải thiện.
   

Hãy cân nhắc tần suất bạn tiến hành các đánh giá này.

Nhân viên có thể thích đánh giá chính thức hàng năm với các đánh giá không chính thức thường xuyên hơn, như "kiểm tra" hàng tháng, để cho họ biết họ đang làm như thế nào. Tần suất đánh giá phù hợp sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái trong vị trí của mình nhưng cũng tập trung vào thành công liên tục

Làm thế nào để đưa ra phản hồi hiệu suất hữu ích
Điều quan trọng là biến đánh giá hiệu suất thành một công cụ mà nhân viên có thể sử dụng để hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của họ. 10 bước sau đây sẽ giúp bạn phát triển một đánh giá hiệu quả:
 

1. Cập nhật thông tin về vị trí của từng nhân viên

Khi bạn quyết định cách viết đánh giá nhân viên phù hợp, hãy điều chỉnh đánh giá cho phù hợp với từng nhân viên cụ thể. Một phần của quá trình này bao gồm việc ghi chú vị trí của họ và so sánh hiệu suất của họ với những gì công ty yêu cầu ở vai trò đó. Khi viết đánh giá, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Nhân viên có hiểu rõ công việc đòi hỏi những gì không?

• Nhân viên đó có đáp ứng được kỳ vọng, vượt quá kỳ vọng hay làm việc kém hiệu quả trong vị trí của mình không?

• Nhân viên có mong muốn phát triển trong công ty không?

• Nhân viên có tham gia đào tạo liên tục để phục vụ cho vị trí của mình không?
   

2. Ghi chép thường xuyên về hiệu suất của nhân viên

Để chuẩn bị cho đánh giá hiệu suất của nhân viên, hãy ghi chú thường xuyên những điều như năng suất, làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp. Ngoài ra, một số nhà tuyển dụng yêu cầu các thành viên trong nhóm chuẩn bị bản tự đánh giá trước, phác thảo các nhiệm vụ họ đã thực hiện và những thành công họ đạt được trong giai đoạn đó.

Nhân viên thường dễ nhớ các chi tiết cụ thể về công việc của mình hơn là quản lý, đặc biệt là người giám sát nhiều người. Theo cách này, việc so sánh các ghi chú của bạn trong quá trình đánh giá có thể hữu ích.
 

3. Yêu cầu thông tin từ các nhà quản lý khác

Trước khi hoàn tất đánh giá nhân viên, bạn nên hỏi những người quản lý hoặc giám sát khác về nhân viên đó, nếu có. Những câu hỏi bạn có thể hỏi bao gồm:

• Nhân viên làm việc và giao tiếp tốt như thế nào?

• Ví dụ, nhân viên tuân thủ các nguyên tắc và quy định của công ty như thế nào?

• Bạn có nghĩ rằng nhân viên đó đang đáp ứng được kỳ vọng và hiểu cách thực hiện công việc của mình không?

• Nhân viên đối xử với khách hàng như thế nào, nếu có?

• Nhân viên đó giỏi ở lĩnh vực nào? Điểm mạnh của họ là gì?

• Nhân viên có thể cải thiện ở những lĩnh vực nào? Chúng ta có thể giúp họ cải thiện như thế nào?

• Bạn có thông tin chi tiết nào khác về hiệu suất làm việc của nhân viên mà bạn muốn đóng góp không?

• Bạn có đề xuất tăng lương, thăng chức, cảnh cáo hoặc sa thải nếu có thể không?
   

4. Đi thẳng vào vấn đề

Các nhà quản lý đã từng được khuyến khích kết hợp những lời chỉ trích tiềm ẩn với phản hồi tích cực. Kỹ thuật này, được gọi là "kẹp bánh mì", rất không được khuyến khích. Nhân viên nhìn thấu nó.

Khi được sử dụng như một cách để dễ dàng tiếp nhận phản hồi tiêu cực, lời khen ngợi sẽ bị làm loãng. Ngoài ra, việc trì hoãn điều không thể tránh khỏi gây ra sự lo lắng cho cả người đánh giá và nhân viên. Nếu bạn đang đưa ra phản hồi tiêu cực, hãy trực tiếp.
 

5. Lưu ý các cơ hội để cải thiện

Mỗi lời chỉ trích bạn dành cho nhân viên về công việc của họ nên bao gồm một số lưu ý về cách nhân viên đó có thể cải thiện. Các đề xuất cải thiện thường cũng quan trọng như việc ghi chú những điểm tích cực và có thể cung cấp định hướng vững chắc cho việc đặt mục tiêu.
Hãy trực tiếp và cụ thể về những gì bạn muốn nhân viên làm và đưa ra hướng dẫn để giúp họ hướng tới các mục tiêu này.
 

6. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, có thể hành động được

Khi đánh giá hiệu suất của nhân viên, tránh sử dụng các thuật ngữ như "tốt", "xuất sắc" hoặc "kém" vì những thuật ngữ này thường quá chung chung. Thay vào đó, hãy sử dụng các từ và cụm từ hành động cụ thể như:

• Phân bổ: “Nhân viên này phân bổ …”

• Hỗ trợ: “Nhân viên này hỗ trợ đồng nghiệp …”

• Khuyến khích: “Nhân viên này khuyến khích đồng đội…”

• Tạo động lực: “Người lãnh đạo tạo động lực cho mọi người trong nhóm.”

• Hiểu biết: “Nhân viên này hiểu rõ mọi khía cạnh của công việc.”

Ngoài ra, bạn nên liệt kê bất kỳ thông tin nào cho thấy người nhận đánh giá hiệu suất đã cải thiện năng suất theo một mức độ cụ thể hoặc tạo ra kết quả tích cực cụ thể.
 

7. Kêu gọi đối thoại

Điều cần thiết là phải nhận được phản hồi từ nhân viên mà bạn đang đánh giá trong quá trình đánh giá hiệu suất. Để có một cuộc trò chuyện hiệu quả, nhân viên nên nói nhiều trong quá trình đánh giá này.Một phần thách thức của đánh giá hiệu suất có thể đến từ quan niệm của nhân viên rằng đánh giá này là phiến diện.

Nếu bạn nói hầu hết hoặc toàn bộ, nhân viên có thể cảm thấy như bạn đang mắng họ và có thể phản ứng tiêu cực với đánh giá. Đặt câu hỏi cho nhân viên và để họ nói về những cách họ có thể cải thiện và những gì họ thích về công việc của mình.

Bạn cũng có thể khuyến khích họ đặt ra mục tiêu riêng cho vị trí của mình.Nếu nhân viên đã tự đánh giá, hãy chú ý đến những bình luận và mối quan tâm của họ. Tôn trọng cơ hội để họ phản ánh về hiệu suất làm việc của mình tại nơi làm việc.

Bạn có thể biết rằng họ muốn được đào tạo thêm, có cơ hội mới hoặc các bước khác để giúp họ phát triển trong công ty.
 

8. Đặt câu hỏi đúng

Đánh giá hiệu suất không bao giờ nên thiên vị. Những gì nhân viên nói cũng quan trọng như những gì bạn chia sẻ với họ. Đặt những câu hỏi cho phép nhân viên đưa ra phản hồi và cởi mở với bạn. Bạn có thể cân nhắc đặt những câu hỏi như:

• Bạn có mục tiêu gì cho năm tới?

• Bạn tự hào nhất về thành tích nào trong năm qua?

• Những trở ngại nào đang cản trở bạn đạt được mục tiêu của mình?

• Bạn cảm thấy thế nào về vị trí của mình trong đội?

• Làm thế nào tôi có thể cải thiện vai trò quản lý của mình?

9. Giao tiếp thường xuyên với nhân viên

Bạn có thể giúp quá trình đánh giá hiệu suất bớt căng thẳng hơn bằng cách tương tác thường xuyên với nhân viên giữa các lần đánh giá. Những cuộc trò chuyện này có thể bao gồm đánh giá hiệu suất không chính thức hoặc những lời động viên thường xuyên.
Nếu nhân viên nói chuyện với bạn hàng ngày, bạn có thể dễ dàng đánh giá hiệu suất của họ và họ chấp nhận lời chỉ trích của bạn hơn.
 

10. Kết thúc đánh giá bằng các bước tiếp theo

Trước khi cuộc họp đánh giá kết thúc, hãy đảm bảo bạn và nhân viên hiểu các bước tiếp theo. Việc xác định kế hoạch hành động là điều cần thiết.

Nhân viên cần làm gì để cải thiện chính xác? Các bước đó sẽ được đo lường như thế nào? Là người quản lý, bạn sẽ làm gì để giúp nhân viên đạt được thành công?